Chi phí vận hành máy in văn phòng được tính như thế nào?

Chi phí vận hành máy in gồm những khoản nào?

Khi mua máy in, doanh nghiệp thường thanh toán một khoản chi phí ban đầu để sở hữu thiết bị. Tuy nhiên, trong suốt thời gian sử dụng, máy tiếp tục phát sinh nhiều khoản chi khác nhau.

Những khoản chi phổ biến gồm:

• Chi phí mua máy: Khoản đầu tư ban đầu, có thể phân bổ theo thời gian sử dụng dự kiến hoặc tổng sản lượng in.

• Chi phí mực in: Khoản chi thường xuyên, phụ thuộc vào loại hộp mực, giá mua, sản lượng in và mức độ phủ mực trên giấy.

• Chi phí giấy in: Phụ thuộc vào loại giấy, định lượng, khổ giấy và số lượng tờ thực tế sử dụng.

• Chi phí vật tư hao mòn: Bao gồm trống từ, cụm sấy, bộ phận kéo giấy và những linh kiện cần thay thế theo tuổi thọ sử dụng.

• Chi phí điện năng: Lượng điện tiêu thụ khi in, ở chế độ chờ và khi thiết bị hoạt động trong ngày.

• Chi phí bảo trì và sửa chữa: Phát sinh từ việc vệ sinh, kiểm tra, xử lý lỗi hoặc thay thế linh kiện.

• Chi phí gián đoạn công việc: Thời gian nhân viên phải chờ xử lý sự cố, in lại tài liệu hoặc chuyển sang thiết bị khác.

Không phải khoản chi nào cũng xuất hiện hằng tháng. Tuy nhiên, khi đánh giá hiệu quả sử dụng máy in trong nhiều năm, doanh nghiệp cần xem xét tổng thể thay vì chỉ nhìn vào giá mực.

Chi phí in một trang giấy được tính như thế nào?

Một trong những chỉ số thường được sử dụng để đánh giá hiệu quả in ấn là Cost Per Page (CPP), hay chi phí trên mỗi trang in.

Cách tính cơ bản đối với riêng chi phí mực:

Chi phí mực/trang = Giá hộp mực ÷ Số trang in từ hộp mực

Ví dụ, một hộp mực có giá 300.000 đồng và sản lượng công bố là 3.000 trang thì chi phí mực lý thuyết tương đương 100 đồng/trang.

Tuy nhiên, 100 đồng này mới phản ánh chi phí mực, chưa bao gồm giấy, trống từ, điện năng, bảo trì và những khoản chi khác.

Để đánh giá đầy đủ hơn, doanh nghiệp có thể áp dụng:

Chi phí vận hành/trang = Tổng chi phí vận hành trong kỳ ÷ Tổng số trang in trong kỳ

Nếu muốn tính cả khoản đầu tư ban đầu, cần cộng thêm phần chi phí mua máy được phân bổ cho kỳ sử dụng tương ứng.

Cũng cần lưu ý rằng sản lượng in công bố của hộp mực thường được xác định theo điều kiện thử nghiệm tiêu chuẩn. Số trang thực tế có thể thay đổi tùy nội dung tài liệu, mật độ chữ, hình ảnh và cách sử dụng.

Vì sao máy in giá rẻ chưa chắc tiết kiệm?

Giả sử một văn phòng đang cân nhắc hai mẫu máy in laser đen trắng.

Máy A có giá mua 2.500.000 đồng, chi phí mực 300 đồng/trang.

Máy B có giá mua 4.000.000 đồng, chi phí mực 100 đồng/trang.

Nếu văn phòng in trung bình 2.000 trang mỗi tháng, riêng chi phí mực sẽ là:

• Máy A: 600.000 đồng/tháng.

• Máy B: 200.000 đồng/tháng.

Chênh lệch chi phí mực là 400.000 đồng mỗi tháng. Như vậy, sau khoảng bốn tháng sử dụng, phần tiết kiệm tiền mực của máy B có thể bù đắp khoản chênh lệch 1.500.000 đồng khi mua máy.

Đây là ví dụ giả định nhằm minh họa cách tính, chưa bao gồm các khoản chi phí vận hành khác.

Qua đó có thể thấy, lựa chọn máy in không nên chỉ dựa trên giá mua ban đầu. Sản lượng in càng lớn, sự khác biệt về chi phí trên mỗi trang càng có khả năng ảnh hưởng đáng kể đến ngân sách.

Thiết kế hộp mực và linh kiện ảnh hưởng đến chi phí ra sao?

Một yếu tố khác thường ít được chú ý là cấu tạo hệ thống mực và trống từ của máy in laser.

Trên thị trường có những dòng máy sử dụng hộp mực tích hợp trống từ và những dòng thiết kế hai bộ phận riêng biệt.

Với thiết kế tách rời, người dùng có thể thay hộp mực khi hết mực mà chưa cần thay trống từ nếu bộ phận này vẫn còn trong thời hạn sử dụng.

Chẳng hạn, dòng Brother Laser Toner Box sử dụng thiết kế hộp mực và trống từ tách riêng. Một số hộp mực thuộc dòng này có sản lượng công bố lên đến 2.600 trang theo điều kiện thử nghiệm tiêu chuẩn.

Thiết kế này có thể giúp tránh thay thế đồng thời những bộ phận chưa hết tuổi thọ. Tuy nhiên, hiệu quả tiết kiệm thực tế còn phụ thuộc vào giá từng vật tư, tuổi thọ trống từ, sản lượng in và điều kiện vận hành.

Vì vậy, khi so sánh các dòng máy, người mua nên tìm hiểu cả giá hộp mực, giá trống từ và chu kỳ thay thế linh kiện thay vì chỉ so sánh giá một hộp mực.

Những thói quen giúp doanh nghiệp giảm chi phí in ấn

Không phải lúc nào doanh nghiệp cũng cần thay máy mới để tiết kiệm chi phí. Nhiều khoản hao phí có thể được kiểm soát thông qua cách sử dụng và quản lý thiết bị hằng ngày.

• Theo dõi sản lượng in: Ghi nhận số trang in theo tháng để dự trù nhu cầu mực, giấy và vật tư.

• Ưu tiên in hai mặt khi phù hợp: Giảm số tờ giấy sử dụng đối với tài liệu nội bộ, bản nháp và hồ sơ không bắt buộc in một mặt.

• Kiểm tra tài liệu trước khi in: Hạn chế lỗi định dạng, sai khổ giấy, in nhầm số lượng hoặc phải in lại.

• Sử dụng chế độ tiết kiệm mực: Áp dụng với tài liệu nội bộ khi chất lượng bản in vẫn đáp ứng yêu cầu.

• Chọn vật tư phù hợp: Kiểm tra mã mực, khả năng tương thích, chất lượng và điều kiện bảo hành trước khi thay thế.

• Bảo trì định kỳ: Vệ sinh và kiểm tra thiết bị theo hướng dẫn để phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường.

• Lựa chọn máy theo sản lượng thực tế: Tránh sử dụng máy có công suất quá thấp cho nhu cầu in liên tục hoặc đầu tư thiết bị vượt xa nhu cầu sử dụng.

Đặc biệt, đối với doanh nghiệp có nhiều phòng ban cùng sử dụng máy in, việc quản lý tập trung sản lượng và vật tư có thể giúp phát hiện những khoản chi không cần thiết.

Lựa chọn máy in theo tổng chi phí sử dụng lâu dài

Một doanh nghiệp chỉ in vài trăm trang mỗi tháng sẽ có nhu cầu khác với văn phòng thường xuyên in hàng nghìn trang tài liệu.

Với nhu cầu in thấp, giá mua máy, kích thước thiết bị và tính tiện dụng có thể là những yếu tố quan trọng.

Khi sản lượng in tăng, doanh nghiệp cần quan tâm nhiều hơn đến chi phí mực trên mỗi trang, công suất khuyến nghị, khả năng in hai mặt, tốc độ xử lý và độ thuận tiện khi thay vật tư.

Đối với môi trường in ấn thường xuyên, việc đánh giá tổng chi phí sở hữu thiết bị trong ba đến năm năm có thể mang lại góc nhìn đầy đủ hơn so với việc chỉ so sánh giá bán.

Chi phí vận hành thấp không nhất thiết đến từ một quyết định tiết kiệm lớn. Đôi khi, hiệu quả được hình thành từ việc kiểm soát tốt những khoản chi nhỏ lặp lại mỗi ngày.

Hiểu đúng chi phí in ấn không chỉ giúp doanh nghiệp lựa chọn máy phù hợp mà còn góp phần xây dựng thói quen sử dụng thiết bị văn phòng hiệu quả, chủ động và bền vững hơn.