DADF trên Fujifilm Apeos 2150 NDA làm được gì?

Nhìn bên ngoài, khác biệt dễ nhận thấy nhất giữa Fujifilm Apeos 2150 ND và Apeos 2150 NDA nằm ở phần phía trên của máy. Bản ND có nắp Platen tương đối phẳng, còn bản NDA được đặt thêm một cụm nạp giấy khá lớn.

Đó là DADF – Duplex Automatic Document Feeder, bộ nạp bản gốc tự động hai mặt. Trên Apeos 2150 NDA, DADF không đơn thuần là một phụ kiện giúp người dùng khỏi phải mở nắp máy. Giá trị thực sự của nó chỉ xuất hiện khi một tờ giấy trở thành một tập hồ sơ và việc scan, photocopy tài liệu bắt đầu lặp lại mỗi ngày.

Từ một tờ giấy đến cả tập hồ sơ

Với mặt kính Platen thông thường, quy trình copy hoặc scan khá quen thuộc: mở nắp máy, đặt tài liệu lên kính, thực hiện lệnh, lấy tài liệu ra rồi đặt trang tiếp theo.

Cách này hoàn toàn phù hợp khi chỉ cần xử lý một vài bản gốc. Mặt kính cũng cần thiết với sách, giấy tờ nhỏ, tài liệu đóng ghim hoặc những bản gốc không phù hợp để chạy qua hệ thống nạp giấy.

Nhưng một bộ hợp đồng 30 trang lại là câu chuyện khác.

Nếu từng trang đều phải đặt lên mặt kính, công việc không khó nhưng đòi hỏi người sử dụng liên tục đứng cạnh máy. Khi hoạt động đó lặp lại với nhiều tập hồ sơ trong ngày, thời gian dành cho những thao tác rất nhỏ bắt đầu trở nên đáng kể.

DADF được sinh ra để giải quyết chính phần công việc này.

DADF 110 tờ trên Apeos 2150 NDA

Fujifilm Apeos 2150 NDA (TL200716) được trang bị DADF tiêu chuẩn với sức chứa tối đa 110 tờ.

Người dùng có thể đặt cả tập bản gốc vào khay nạp. Máy lần lượt đưa từng tờ qua hệ thống quét, đọc nội dung và tiếp tục với trang kế tiếp mà không cần người sử dụng thay từng trang trên mặt kính.

Với tài liệu một mặt, lợi ích khá dễ hình dung. Nhưng điểm đáng chú ý hơn nằm ở những tập hồ sơ được in cả hai mặt.

DADF trên Apeos 2150 NDA hỗ trợ quét hai mặt một lượt – Single Pass Duplex Scanning. Thay vì phải đưa một mặt qua máy rồi đảo lại để đọc mặt còn lại, hệ thống có thể thu nhận thông tin ở cả hai mặt trong cùng quá trình tài liệu đi qua bộ quét.

Đây là khác biệt quan trọng giữa một bộ nạp bản gốc đơn thuần và hệ thống DADF được trang bị trên phiên bản NDA.

Quét hai mặt một lượt thay đổi điều gì?

Một hợp đồng hai mặt có 20 tờ thực tế chứa 40 mặt tài liệu cần số hóa.

Nếu phải thao tác thủ công trên mặt kính, mỗi mặt là một lần đặt tài liệu. Nếu bộ nạp chỉ xử lý một mặt, giấy vẫn phải trải qua thêm quá trình đảo để đọc mặt còn lại.

Với quét hai mặt một lượt, tập tài liệu được đưa qua hệ thống một lần nhưng máy thu nhận được cả hai mặt.

Fujifilm công bố tốc độ scan tham chiếu của Apeos 2150 NDA đạt tối đa 30 trang/phút đối với bản gốc đen trắng một mặt và 26 trang/phút đối với màu. Khi quét hai mặt, tốc độ có thể đạt 40 ảnh/phút đen trắng và 38 ảnh/phút màu.

Ở đây cần phân biệt “trang” và “ảnh”. Một tờ giấy hai mặt khi được quét sẽ tạo ra hai ảnh, vì mỗi mặt là một trang nội dung riêng trong dữ liệu số.

Con số tốc độ vì thế không phải điều duy nhất đáng quan tâm. Quan trọng hơn là người dùng không phải can thiệp giữa hai mặt của tài liệu.

DADF hữu ích nhất ở những nơi giấy vẫn đi qua mỗi ngày

Không phải văn phòng nào cũng cần DADF.

Nếu máy chủ yếu nhận lệnh in từ máy tính và một tuần chỉ scan vài giấy tờ, mặt kính Platen có thể đã đáp ứng tốt công việc.

Nhưng ở phòng hành chính – nhân sự, giấy tờ thường xuất hiện theo bộ: hồ sơ nhân viên, biểu mẫu, quyết định, hợp đồng và tài liệu lưu trữ.

Ở bộ phận kế toán, đó có thể là chứng từ, hồ sơ thanh toán hoặc những tập tài liệu cần sao chụp và lưu điện tử.

Với doanh nghiệp tư vấn, xây dựng hay kỹ thuật, một bộ hồ sơ cũng có thể gồm nhiều trang A4 xen lẫn những tài liệu cần giữ nguyên thứ tự khi số hóa.

Trong những tình huống như vậy, giá trị của DADF không nằm ở một lần scan nhanh hơn vài giây. Nó nằm ở việc giảm một thao tác được lặp lại hàng chục, hàng trăm lần.

Người dùng đặt tập hồ sơ vào máy, thực hiện lệnh và có thể chuyển sang công việc khác trong khi máy tiếp tục nạp từng trang.

DADF không thay thế mặt kính Platen

Có DADF không có nghĩa mặt kính trở nên không cần thiết.

Một tờ căn cước, hộ chiếu, trang sách, giấy bị nhàu, tài liệu quá dày hoặc những bản gốc có kích thước và tình trạng không thích hợp chạy qua bộ nạp vẫn cần được đặt trực tiếp lên mặt kính.

Vì vậy trên Apeos 2150 NDA, DADF và Platen bổ sung cho nhau.

Platen linh hoạt với những bản gốc đặc biệt. DADF hiệu quả với tài liệu rời, nhiều trang và có kích thước phù hợp để nạp tự động.

Người sử dụng không phải chọn một trong hai cách. Họ lựa chọn cách đưa tài liệu vào máy phù hợp với từng loại bản gốc.

DADF và Duplex nằm ở hai phía của tờ giấy

Một điểm thường gây nhầm lẫn khi đọc cấu hình máy photocopy là DADF và Duplex đều gắn với khái niệm “hai mặt”.

Nhưng chúng đảm nhiệm hai công việc khác nhau.

DADF xử lý bản gốc đi vào máy. Nó giúp scan hoặc copy tài liệu, bao gồm khả năng đọc bản gốc hai mặt.

Duplex xử lý giấy được in ra. Nó cho phép máy tự động in lên hai mặt tờ giấy.

Apeos 2150 NDA có cả hai.

Điều đó tạo nên một quy trình khá liền mạch: một tập bản gốc hai mặt có thể được đưa vào DADF để máy đọc tự động, sau đó khi cần sao chụp hai mặt, hệ thống Duplex tiếp tục xử lý phần giấy đầu ra.

Một bên nằm ở đầu vào, một bên nằm ở đầu ra.

Vì sao Apeos 2150 có cả ND và NDA?

Nhìn từ DADF cũng có thể hiểu rõ hơn cách Fujifilm chia hai cấu hình Apeos 2150.

Apeos 2150 ND (TL200709) sử dụng Platen trong cấu hình tiêu chuẩn và DADF là tùy chọn. Người dùng có thể bắt đầu với một chiếc máy A3 có Print, Copy, Scan màu và Duplex mà chưa cần đầu tư ngay vào khả năng nạp bản gốc tự động.

Apeos 2150 NDA (TL200716) đưa DADF 110 tờ vào cấu hình tiêu chuẩn. Máy hướng đến môi trường mà việc copy và số hóa hồ sơ nhiều trang đã là một phần thường xuyên của công việc.

Hai máy vẫn có cùng tốc độ in/copy 21 trang/phút, cùng hỗ trợ A3, bộ nhớ 512 MB và cùng sử dụng toner CT203555, drum CT351310.

Vì vậy, DADF không biến NDA thành một nền tảng máy hoàn toàn khác. Nó thay đổi cách con người tương tác với tài liệu giấy trước khi tài liệu đi vào máy.

Giá trị của DADF đôi khi chỉ thấy sau một thời gian sử dụng

Khi mua một máy photocopy, tốc độ 21 trang/phút, khả năng A3 hay dung lượng khay giấy là những thông số dễ nhìn thấy và dễ so sánh.

DADF khó nhìn theo cách đó hơn.

Nếu mỗi ngày chỉ scan năm tờ giấy, khác biệt giữa việc đặt từng trang lên kính và cho chúng vào khay nạp không lớn. Nhưng nếu mỗi ngày là năm tập hồ sơ, rồi công việc ấy kéo dài hàng tháng, câu chuyện đã khác.

Một thiết bị văn phòng không chỉ được đánh giá bằng việc nó có thể làm gì, mà còn bằng bao nhiêu thao tác của con người được loại bỏ khỏi một công việc lặp đi lặp lại.

Với Fujifilm Apeos 2150 NDA, DADF 110 tờ và khả năng quét hai mặt một lượt nên được hiểu theo cách đó. Không phải một dòng thông số dài hơn trong bảng cấu hình, mà là một bộ phận giúp những tập giấy đi từ hồ sơ vật lý sang dữ liệu số với ít thao tác hơn.