Đang tải bài viết…
25-09-2026
21 lượt xem
A3, Duplex, ADF và DADF là gì? Hiểu đúng trước khi chọn máy photocopy văn phòng
Khi tìm hiểu một chiếc máy photocopy hay máy đa chức năng văn phòng, người dùng thường gặp những thuật ngữ như A3, Duplex, ADF hay DADF. Chúng có vẻ chỉ là những dòng thông số kỹ thuật, nhưng thực tế lại mô tả khá rõ tài liệu đi vào máy như thế nào, được xử lý ra sao và người sử dụng phải thao tác nhiều hay ít.
A3 không chỉ là một khổ giấy lớn hơn A4
A4 là khổ giấy quen thuộc của hợp đồng, công văn, báo cáo hay tài liệu nội bộ. A3 có kích thước 297 × 420 mm, tương đương hai tờ A4 đặt cạnh nhau theo cạnh dài. Vì diện tích lớn gấp đôi A4, A3 có thể chứa những bảng biểu, sơ đồ hoặc nội dung mà nếu thu nhỏ xuống A4 sẽ khó đọc hơn.
Trong thực tế văn phòng, nhu cầu A3 thường xuất hiện ở bảng tổng hợp, phụ lục, biểu mẫu lớn, tài liệu kế toán, sơ đồ, tài liệu kỹ thuật hay một số bản vẽ thu nhỏ. Vì vậy, một máy photocopy A3 thường vẫn xử lý phần lớn công việc A4 hằng ngày, nhưng cho phép văn phòng chủ động hơn khi gặp tài liệu lớn.
Điều này cũng giúp phân biệt máy photocopy A3 với máy in bản vẽ khổ lớn. Khả năng xử lý A3 không đồng nghĩa thiết bị được thiết kế để thay thế máy in A1 hay A0 trong các công việc kỹ thuật chuyên biệt.
Fujifilm Apeos 2150 ND và Apeos 2150 NDA là những ví dụ của nhóm thiết bị này: cùng xử lý tài liệu đến khổ A3 nhưng vẫn được thiết kế cho dòng công việc văn phòng gồm in, sao chụp và số hóa tài liệu.
Duplex nằm ở đầu ra, ADF và DADF nằm ở đầu vào
Đây là điểm khá dễ nhầm khi đọc thông số máy.
Duplex thường nói đến khả năng in hai mặt tự động. Khi cần in một tài liệu 20 trang thành 10 tờ giấy hai mặt, máy tự đảo giấy trong quá trình in thay vì người dùng phải lấy giấy ra, xoay lại rồi đưa vào máy lần thứ hai.
ADF và DADF lại giải quyết một câu chuyện khác: bản gốc được đưa vào máy như thế nào để copy hoặc scan.
Với mặt kính Platen, người dùng mở nắp máy, đặt bản gốc lên kính rồi thực hiện thao tác scan hoặc copy. Cách này rất hữu ích với một tờ giấy riêng lẻ, tài liệu dễ hỏng, sách, giấy có kích thước đặc biệt hoặc những bản gốc không thích hợp đưa qua bộ cuốn giấy.
Khi có ADF – Automatic Document Feeder, một xấp tài liệu nhiều trang có thể được đặt vào bộ nạp để máy lần lượt kéo từng tờ qua vùng quét. Người sử dụng không còn phải đặt từng trang lên mặt kính.
DADF – Duplex Automatic Document Feeder mở rộng khả năng đó sang tài liệu hai mặt. Tùy thiết kế cụ thể của từng thiết bị, hệ thống có thể xử lý cả hai mặt của bản gốc tự động; với loại quét hai mặt một lượt, hai mặt được ghi nhận trong cùng một lần giấy đi qua cụm quét.
Như vậy có thể nhớ khá đơn giản: Duplex giúp xử lý hai mặt khi đưa tài liệu ra giấy; ADF/DADF giúp giảm thao tác khi đưa bản gốc vào máy.
Khác biệt chỉ thực sự rõ khi một xấp hồ sơ được đặt lên máy
Nếu mỗi ngày chỉ scan một vài tờ giấy, mặt kính Platen có thể đã đáp ứng tốt. Nhưng hãy đặt vào tình huống bộ phận kế toán cần số hóa một bộ chứng từ vài chục trang hoặc hành chính phải sao chụp một tập hợp đồng hai mặt.
Với Platen, người sử dụng phải đặt trang đầu tiên lên kính, scan, mở nắp, thay trang rồi tiếp tục. Khi tài liệu có hai mặt, số thao tác còn tăng thêm.
ADF giúp biến nhiều thao tác đó thành một quá trình liên tục. DADF tiếp tục có ý nghĩa khi bản gốc thường xuyên có nội dung ở cả hai mặt.
Có thể thấy điều này ngay trong hai cấu hình của Fujifilm Apeos 2150. Apeos 2150 ND (TL200709) sử dụng Platen ở cấu hình tiêu chuẩn và có thể bổ sung bộ nạp tài liệu khi nhu cầu phát sinh. Apeos 2150 NDA (TL200716) được trang bị sẵn DADF 110 tờ và hỗ trợ quét hai mặt một lượt.
Hai máy cùng có tốc độ in A4 21 trang/phút, cùng hỗ trợ Print, Copy, Scan màu và Duplex. Vì thế, nếu chỉ nhìn vào tốc độ in, người dùng gần như chưa thấy lý do tồn tại của hai cấu hình. Sự khác biệt chỉ trở nên rõ ràng khi nhìn vào khối lượng bản gốc cần copy và số hóa mỗi ngày.
Có DADF không có nghĩa lúc nào cũng phải dùng DADF
Bộ nạp tài liệu mang lại sự thuận tiện, nhưng không thay thế hoàn toàn mặt kính.
Một bộ hợp đồng gồm nhiều tờ A4 phẳng, sạch và có kích thước đồng đều là loại tài liệu phù hợp để đưa qua bộ nạp. Ngược lại, sách, giấy nhàu, chứng từ nhỏ, tài liệu đóng ghim, bản gốc quá mỏng hoặc những giấy tờ cần được giữ gìn thường phù hợp hơn với Platen.
Điều này cho thấy các tính năng trên máy không tồn tại để cạnh tranh với nhau. Chúng giải quyết những tình huống khác nhau.
Tương tự, một văn phòng không thường xuyên scan tài liệu nhiều trang chưa chắc cần DADF ngay từ đầu. Nhưng nếu mỗi ngày nhân viên phải đứng cạnh máy để lật hàng chục hoặc hàng trăm trang hồ sơ, bộ nạp tài liệu tự động có thể thay đổi đáng kể cách công việc được thực hiện.
Vì vậy, câu hỏi quan trọng không phải là “máy có DADF hay không?”, mà là “trong công việc của mình, có bao nhiêu tài liệu thực sự cần DADF?”
Hiểu thuật ngữ để nhìn đúng nhu cầu của văn phòng
A3, Duplex, ADF và DADF không phải bốn thông số đứng riêng lẻ. Chúng mô tả những phần khác nhau của cùng một hành trình tài liệu.
A3 cho biết kích thước tài liệu máy có thể xử lý. Duplex giảm thao tác khi cần in hai mặt. ADF giúp đưa nhiều bản gốc vào máy liên tục. DADF tiến thêm một bước khi công việc thường xuyên liên quan đến bản gốc hai mặt.
Khi hiểu được vai trò của từng phần, việc đọc bảng thông số máy photocopy cũng trở nên dễ hơn. Người dùng không cần tìm thiết bị có thật nhiều tính năng, mà có thể đối chiếu từng tính năng với những công việc thực sự diễn ra trong văn phòng.
Và đó cũng là cách hợp lý hơn để lựa chọn thiết bị: không bắt đầu từ chiếc máy có gì, mà bắt đầu từ tài liệu của mình đang đi qua văn phòng như thế nào.
