Chi phí nước uống cho nhân viên cần những hóa đơn, chứng từ gì?

Chi phí nước uống cho nhân viên có được tính vào chi phí doanh nghiệp không?

Về nguyên tắc, một khoản chi muốn được xem xét là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp cần liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.

Vì vậy, tiền mua nước uống phục vụ nhân viên tại văn phòng, nhà máy hoặc địa điểm kinh doanh có cơ sở để được ghi nhận khi:

• Phục vụ hoạt động thực tế của doanh nghiệp
• Mức sử dụng phù hợp với số lượng nhân sự
• Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp
• Có hồ sơ giao nhận và thanh toán phù hợp
• Không thuộc khoản chi bị loại theo quy định

Doanh nghiệp không nên hiểu rằng cứ có hóa đơn là mọi khoản chi đều tự động được chấp nhận. Tính hợp lý còn phụ thuộc vào mục đích sử dụng, quy mô nhân sự và hồ sơ thực tế.

Bộ chứng từ cơ bản khi công ty mua nước uống

1. Hóa đơn điện tử

Hóa đơn là chứng từ quan trọng nhất khi doanh nghiệp mua nước uống.

Thông tin người mua cần được kiểm tra kỹ:

• Tên công ty
• Mã số thuế
• Địa chỉ
• Tên hàng hóa
• Số lượng
• Đơn giá
• Thuế suất
• Tổng tiền thanh toán

Tên sản phẩm và số lượng trên hóa đơn phải phù hợp với hàng hóa thực tế đã giao.

Quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ được thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1/6/2025. Cổng thông tin văn bản Chính phủ

2. Phiếu giao hàng hoặc biên bản giao nhận

Phiếu giao hàng giúp doanh nghiệp xác nhận:

• Ngày giao nước
• Địa điểm giao
• Tên sản phẩm
• Số lượng thực nhận
• Số vỏ bình giao trả
• Người giao và người nhận

Đối với khách hàng đặt nước nhiều lần trong tháng, phiếu giao hàng là căn cứ để đối chiếu trước khi thanh toán và nhận hóa đơn.

3. Đơn đặt hàng hoặc xác nhận mua hàng

Doanh nghiệp nên lưu lại yêu cầu đặt nước qua:

• Email
• Phần mềm mua hàng
• Website
• Tin nhắn công việc
• Phiếu đề nghị mua hàng
• Đơn đặt hàng có xác nhận

Chứng từ này giúp thể hiện nhu cầu mua nước phát sinh từ hoạt động thực tế của doanh nghiệp.

4. Báo giá và hợp đồng

Với đơn hàng định kỳ hoặc giá trị lớn, doanh nghiệp nên có:

• Báo giá của nhà cung cấp
• Hợp đồng cung cấp nước
• Phụ lục sản phẩm và đơn giá
• Danh sách địa điểm giao hàng
• Thỏa thuận về công nợ, hóa đơn và vỏ bình

Hợp đồng không nhất thiết phải lập cho từng đơn nhỏ, nhưng rất cần khi hai bên giao dịch thường xuyên, mua theo công nợ hoặc sử dụng thiết bị đi kèm.

5. Chứng từ thanh toán

Tùy phương thức thanh toán, doanh nghiệp có thể lưu:

• Ủy nhiệm chi
• Xác nhận chuyển khoản
• Phiếu chi
• Giấy đề nghị thanh toán
• Biên nhận
• Bảng đối chiếu công nợ

Theo quy định đang áp dụng, khoản mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện về chi phí được trừ, trừ những trường hợp đặc thù theo quy định. Thông tin hướng dẫn của Chính phủ

Doanh nghiệp cần lưu ý đây là ngưỡng theo quy định hiện hành, không còn mặc định áp dụng ngưỡng 20 triệu đồng như nhiều tài liệu cũ trên internet.

6. Bảng đối chiếu công nợ

Nếu iWater giao nước nhiều lần và doanh nghiệp thanh toán theo tháng, bảng đối chiếu nên thể hiện:

• Ngày giao hàng
• Số phiếu giao
• Sản phẩm
• Số lượng
• Giá trị từng đơn
• Tổng giá trị trong kỳ
• Khoản đã thanh toán
• Số tiền còn phải trả

Bảng đối chiếu giúp hóa đơn, phiếu giao hàng và số tiền thanh toán thống nhất với nhau.

Có cần quy định nước uống trong quy chế nội bộ không?

Doanh nghiệp nên bổ sung khoản chi nước uống vào quy chế tài chính, quy chế chi tiêu hoặc quy trình mua sắm nội bộ, đặc biệt khi có nhiều chi nhánh hoặc lượng sử dụng lớn.

Nội dung có thể xác định:

• Nước uống phục vụ đối tượng nào
• Bộ phận chịu trách nhiệm đặt hàng
• Người có thẩm quyền phê duyệt
• Số lượng dự kiến theo nhân sự
• Phương thức thanh toán
• Quy trình nhận hóa đơn
• Cách quản lý vỏ bình và thiết bị

Quy định nội bộ rõ ràng giúp doanh nghiệp chứng minh mục đích sử dụng và kiểm soát chi phí tốt hơn.

Mua nước nhiều lần trong tháng cần lưu ý gì?

Nhiều văn phòng đặt nước theo từng đợt nhưng chỉ thanh toán hoặc đối chiếu vào cuối tháng. Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên:

• Lưu đầy đủ phiếu giao của từng lần
• Kiểm tra người nhận hàng
• Theo dõi số lượng vỏ bình
• Đối chiếu đơn giá đã thỏa thuận
• Xác nhận tổng số lượng trong kỳ
• Kiểm tra thời điểm lập hóa đơn
• Thanh toán đúng phương thức và thời hạn

Việc lập hóa đơn phải phù hợp với thời điểm phát sinh giao dịch và quy định hiện hành. Doanh nghiệp không nên tự mặc định rằng mọi đơn hàng đều có thể dồn lại xuất một hóa đơn cuối tháng nếu chưa kiểm tra với nhà cung cấp và kế toán phụ trách.

Những sai sót thường gặp

Chỉ có phiếu giao hàng nhưng không có hóa đơn

Phiếu giao hàng chứng minh việc nhận nước nhưng không thay thế hóa đơn theo quy định.

Hóa đơn sai thông tin doanh nghiệp

Tên đơn vị, mã số thuế hoặc địa chỉ không chính xác có thể khiến kế toán phải thực hiện thủ tục xử lý hóa đơn sai sót.

Hóa đơn không khớp với hàng thực nhận

Tên sản phẩm, số lượng và giá trị trên hóa đơn cần thống nhất với đơn hàng và phiếu giao nhận.

Thanh toán tiền mặt khi đơn hàng đạt ngưỡng phải chuyển khoản

Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý sau khi ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt được điều chỉnh xuống 5 triệu đồng cho từng lần mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định hiện hành.

Thiếu hồ sơ về vỏ bình và tiền ký cược

Tiền nước, tiền ký cược và số lượng vỏ bình nên được theo dõi riêng để tránh nhầm lẫn khi đối chiếu.

Hồ sơ gọn nhưng phải thống nhất

Một bộ hồ sơ mua nước uống không cần quá nhiều giấy tờ. Với giao dịch thông thường, doanh nghiệp nên ưu tiên bốn nhóm tài liệu:

• Yêu cầu đặt hàng
• Phiếu giao nhận
• Hóa đơn điện tử
• Chứng từ thanh toán

Nếu mua định kỳ, có công nợ hoặc sử dụng nhiều địa điểm, nên bổ sung hợp đồng, báo giá và bảng đối chiếu.

Quan trọng nhất là các chứng từ phải thống nhất về tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, thời điểm giao và giá trị thanh toán.

iWater hỗ trợ hóa đơn và chứng từ cho khách hàng doanh nghiệp

iWater cung cấp nước uống đóng bình và đóng chai cho văn phòng, công ty, trường học, cửa hàng, nhà hàng, khách sạn cùng nhiều đơn vị tại TP.HCM.

Khách hàng doanh nghiệp có thể được hỗ trợ:

• Báo giá theo nhu cầu
• Phiếu giao hàng
• Hóa đơn điện tử
• Hợp đồng cung cấp
• Đối chiếu công nợ
• Theo dõi vỏ bình
• Giao nước định kỳ tại một hoặc nhiều địa điểm

Để việc lập hóa đơn chính xác, doanh nghiệp cần cung cấp tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, email nhận hóa đơn và thông tin người phụ trách ngay khi bắt đầu giao dịch.

Hotline: 0903 383 054
Email: thu@iwater.vn
Website: https://iwater.vn/

Bài viết cung cấp thông tin tham khảo theo quy định tại thời điểm biên tập. Việc xác định chi phí được trừ, kê khai và khấu trừ thuế còn phụ thuộc hồ sơ, giao dịch và tình trạng thuế cụ thể của từng doanh nghiệp. Đơn vị nên kiểm tra với kế toán phụ trách hoặc chuyên gia thuế trước khi áp dụng.