Chi phí sử dụng Fujifilm Apeos 2150 không chỉ nằm ở giá mua máy

Vì vậy, với Fujifilm Apeos 2150 ND và Apeos 2150 NDA, giá mua máy chỉ là điểm bắt đầu. Muốn biết một thiết bị có thực sự phù hợp hay không, cần nhìn vào cả hành trình sử dụng phía sau nó.

Giá mua là khoản chi đầu tiên, không phải toàn bộ chi phí

Một chiếc máy photocopy có thể được sử dụng trong nhiều năm. Nếu chỉ so sánh giá tại thời điểm mua, chúng ta đang nhìn vào một thời điểm rất ngắn trong vòng đời thiết bị.

Sau khi máy bắt đầu vận hành, chi phí dần xuất hiện từ nhiều phía: toner được tiêu hao theo số trang, drum hoạt động theo chu kỳ dài hơn, giấy đi qua roller hàng nghìn lần, cụm sấy liên tục làm việc với nhiệt và áp lực. Đến một thời điểm nhất định, một số bộ phận cần được kiểm tra, bảo trì hoặc thay thế.

Có thể hình dung đơn giản:

Chi phí sử dụng thực tế = giá mua máy + vật tư tiêu hao + linh kiện hao mòn + bảo trì + thời gian gián đoạn trong quá trình sử dụng.

Đó là cách nhìn gần với khái niệm Tổng chi phí sở hữu – Total Cost of Ownership (TCO) hơn là chỉ hỏi chiếc máy có giá bao nhiêu.

Toner là khoản chi xuất hiện thường xuyên nhất

Apeos 2150 ND và NDA sử dụng chung Black Toner Cartridge CT203555, với hiệu suất tham chiếu lên đến 9.000 trang theo ISO/IEC 19752.

Đây thường là vật tư người dùng tiếp xúc nhiều nhất trong suốt vòng đời máy.

Nhưng 9.000 trang không đồng nghĩa rằng cứ in đúng 9.000 tờ là phải thay một cartridge. Hiệu suất thực tế còn phụ thuộc vào mật độ phủ mực và nội dung tài liệu.

Một văn phòng chủ yếu in hợp đồng, công văn hay biểu mẫu chữ đen trên nền trắng sẽ có mức tiêu hao khác với nơi thường xuyên photocopy tài liệu có hình ảnh, vùng nền đậm hoặc biểu đồ.

Vì vậy, muốn ước tính chi phí toner sát với thực tế, cần biết mỗi tháng văn phòng in bao nhiêu trang và thường in loại tài liệu nào, chứ không chỉ nhìn vào con số công bố trên hộp mực.

Drum có chu kỳ dài hơn nhưng vẫn thuộc vòng đời vận hành

Nếu CT203555 được thay tương đối thường xuyên thì Drum Cartridge CT351310 có tuổi thọ tham chiếu lên đến 69.000 trang.

Toner và drum được tách riêng. Khi toner hết, người dùng không phải mặc nhiên thay drum. Drum tiếp tục hoạt động cho đến khi đạt chu kỳ hoặc tình trạng thực tế cho thấy cần kiểm tra và thay thế.

Nếu chỉ chia hai con số danh định 69.000 và 9.000, có thể thấy drum có vòng đời dài hơn nhiều so với một cartridge toner. Tuy nhiên, không nên biến phép chia này thành quy tắc rằng một drum chắc chắn phải tương ứng với một số lượng hộp mực cố định.

Điều đáng quan tâm về mặt chi phí là hai vật tư có chu kỳ khác nhau. Khi lập kế hoạch vận hành, doanh nghiệp không nên tính toner và drum như một khoản chi phát sinh cùng lúc.

Sau toner và drum còn cả một hành trình cơ khí

Một tờ giấy đi qua Apeos 2150 không chỉ tiếp xúc với toner và drum.

Giấy phải được lấy từ khay, di chuyển qua hệ thống roller, đi vào vùng tạo ảnh, tiếp tục qua cụm sấy rồi mới ra khỏi máy. Mỗi lần như vậy, nhiều bộ phận cơ khí cùng tham gia.

Sau hàng chục nghìn lượt giấy, roller có thể hao mòn. Cụm sấy cũng có vòng đời vận hành riêng. Những chi tiết khác trong đường giấy có thể cần vệ sinh, căn chỉnh hoặc thay thế tùy tình trạng máy.

Điều này giải thích vì sao một chiếc máy photocopy đã sử dụng lâu không thể đánh giá chi phí chỉ bằng câu hỏi “một hộp mực giá bao nhiêu?”

Toner chỉ là một phần dễ nhìn thấy nhất.

Một lần kẹt giấy cũng có chi phí mà hóa đơn không ghi

Có những khoản không xuất hiện trên bảng giá vật tư nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp.

Hãy hình dung phòng kế toán đang cần hoàn thiện một bộ hồ sơ trước giờ gửi khách hàng. Máy liên tục kẹt giấy. Một nhân viên dừng công việc để xử lý, sau đó gọi kỹ thuật, chờ kiểm tra và cuối cùng phải chuyển tài liệu sang một thiết bị khác.

Có thể hôm đó doanh nghiệp chưa phải mua linh kiện nào. Nhưng thời gian của nhân viên đã bị tiêu tốn và quy trình công việc bị gián đoạn.

Đó cũng là chi phí.

Vì vậy, khi đánh giá một hệ thống máy văn phòng, khả năng duy trì hoạt động ổn định và khả năng tìm được vật tư, linh kiện, dịch vụ khi cần cũng có giá trị kinh tế, dù khó thể hiện bằng một con số cố định trên bảng báo giá.

Chọn đúng ND hay NDA cũng là một phần của bài toán chi phí

Apeos 2150 ND và Apeos 2150 NDA có cùng nền tảng A3, tốc độ 21 trang/phút và sử dụng chung CT203555 cùng CT351310. Điểm khác biệt đáng chú ý nằm ở cách tiếp nhận bản gốc.

Apeos 2150 ND (TL200709) có Platen tiêu chuẩn; DADF là tùy chọn.

Apeos 2150 NDA (TL200716) được trang bị DADF 110 tờ tiêu chuẩn, hỗ trợ quét hai mặt một lượt.

Nếu một văn phòng chủ yếu in tài liệu và thỉnh thoảng mới copy hoặc scan vài tờ, khả năng của ND có thể đã phù hợp với luồng công việc.

Ngược lại, nếu phòng hành chính hoặc kế toán mỗi ngày phải scan những tập hồ sơ nhiều trang, đặc biệt tài liệu hai mặt, chỉ nhìn vào chênh lệch giá mua giữa ND và NDA có thể chưa phản ánh đầy đủ chi phí.

Mỗi lần nhân viên phải lật giấy, đặt lại bản gốc, chia nhỏ tập tài liệu hoặc đứng chờ bên máy đều sử dụng thời gian lao động.

Ở đây, DADF không làm toner rẻ hơn hay drum bền hơn. Nó có thể giảm số thao tác con người cần thực hiện để hoàn thành cùng một công việc.

Máy có công suất lớn hơn chưa chắc đã kinh tế hơn

Một cách lựa chọn khác cũng dễ gặp là mua máy có tốc độ cao hơn nhiều so với nhu cầu với suy nghĩ rằng máy lớn sẽ tốt hơn.

Nhưng nếu văn phòng chỉ sử dụng vài nghìn trang mỗi tháng, một phần đáng kể năng lực của thiết bị có thể không bao giờ được khai thác.

Ngược lại, nếu khối lượng tài liệu thường xuyên vượt xa khả năng phù hợp của máy, thiết bị có thể phải hoạt động với cường độ cao liên tục và ảnh hưởng đến trải nghiệm vận hành.

Vì thế, TCO không đơn giản là tìm chiếc máy có vật tư rẻ nhất. Nó còn là bài toán đặt đúng thiết bị vào đúng khối lượng công việc.

Một chiếc máy vừa với nhu cầu đôi khi hợp lý hơn một chiếc máy lớn nhưng phần lớn thời gian chỉ sử dụng một phần nhỏ công suất.

Dùng chung vật tư giữa ND và NDA giúp doanh nghiệp đơn giản hóa kho

Một điểm đáng chú ý của hệ Apeos 2150 là hai cấu hình ND và NDA dùng chung toner và drum.

Điều này trở nên hữu ích khi doanh nghiệp triển khai nhiều máy.

Chẳng hạn, bộ phận làm việc chủ yếu với tài liệu điện tử có thể dùng ND, trong khi hành chính hoặc kế toán sử dụng NDA để xử lý nhiều bản gốc qua DADF. Doanh nghiệp vẫn chỉ cần quản lý cùng CT203555 và CT351310 cho hai cấu hình.

Kho vật tư vì thế không phải chia thành hai hệ riêng.

Đây là một chi tiết nhỏ khi nhìn từng chiếc máy, nhưng khi số lượng thiết bị tăng lên, việc chuẩn hóa vật tư có thể giúp công việc mua hàng, lưu kho và cấp phát trở nên đơn giản hơn.

Muốn tính chi phí trên mỗi trang cần thêm dữ liệu thực tế

Người mua thường muốn có một con số rất rõ: in một trang hết bao nhiêu tiền?

Về nguyên tắc có thể tính được, nhưng không nên lấy duy nhất giá hộp toner chia cho 9.000 trang rồi coi đó là toàn bộ chi phí.

Một phép tính sát thực tế hơn cần biết giá mua vật tư tại thời điểm tính, sản lượng in trung bình, mức tiêu hao thực tế, chu kỳ drum, các linh kiện bảo trì và khoảng thời gian dự kiến sử dụng máy.

Nếu doanh nghiệp có số liệu vận hành thực tế, TCO thậm chí có thể được tính theo:

chi phí/tháng, chi phí/năm hoặc chi phí/trang.

Khi đó, hai chiếc máy có giá mua ban đầu khác nhau mới có thể được đặt lên cùng một mặt bằng để so sánh.

Chiếc máy rẻ lúc mua chưa chắc là chiếc máy có chi phí thấp nhất

Một thiết bị văn phòng được sử dụng trong nhiều năm nên câu hỏi đáng quan tâm không chỉ là “máy này giá bao nhiêu?”

Cần hỏi thêm: máy dùng vật tư nào, vật tư có chu kỳ ra sao, linh kiện nào sẽ hao mòn, công việc bảo trì có thuận tiện không, khi máy dừng thì quy trình của văn phòng bị ảnh hưởng thế nào và cấu hình đang chọn có thực sự phù hợp với lượng tài liệu phải xử lý mỗi ngày hay không.

Với Fujifilm Apeos 2150, việc đã xác định được CT203555 cho toner và CT351310 cho drum mới chỉ là bước đầu để nhìn thấy cấu trúc chi phí.

Bước tiếp theo là đặt những vật tư ấy vào khối lượng công việc thực tế của từng văn phòng.

Bởi sau vài năm sử dụng, giá trị kinh tế của một chiếc máy photocopy không còn nằm ở con số trên hóa đơn ngày mua, mà nằm trong toàn bộ những gì doanh nghiệp đã bỏ ra để mỗi ngày chiếc máy vẫn tiếp tục phục vụ công việc.