Có QR Code rồi, doanh nghiệp còn cần in Name card không?

Đây là câu hỏi khá thực tế. Bởi nếu nhìn Name card đơn thuần như một phương tiện để trao số điện thoại và địa chỉ, rõ ràng điện thoại đang làm việc đó nhanh hơn rất nhiều.

Nhưng Name card chưa hẳn hết vai trò. Điều thay đổi có lẽ là cách chúng ta sử dụng nó.

Trước đây Name card gần như là cách nhanh nhất để trao thông tin

Có một thời, sau một cuộc gặp, muốn người khác nhớ tên, công ty và số điện thoại của mình thì cách đơn giản nhất là đưa họ một tấm danh thiếp.

Người nhận có thể bỏ vào ví, hộp đựng Name card hoặc mang về văn phòng.

Ngày nay mọi thứ đã khác.

Hai người có thể kết bạn Zalo ngay tại bàn. Có thể gửi số điện thoại qua tin nhắn. LinkedIn lưu luôn chức danh và quá trình làm việc. Website chứa nhiều thông tin hơn bất kỳ chiếc Name card nào.

QR Code lại giúp rút ngắn thêm một bước: không cần gõ địa chỉ, không cần nhập số điện thoại, chỉ cần quét.

Nếu vậy, tại sao vẫn còn Name card?

QR Code rất tiện, nhưng người nhận vẫn phải thực hiện một hành động

Khi đưa QR Code trên màn hình điện thoại cho người khác, người đối diện phải lấy điện thoại ra, mở camera hoặc ứng dụng quét mã rồi thực hiện thao tác.

Trong phần lớn trường hợp, việc này rất đơn giản.

Nhưng không phải cuộc gặp nào cũng thuận tiện như vậy.

Đang đứng tại một triển lãm đông người, vừa gặp nhau vài phút, điện thoại của một người đang hết pin. Một cuộc gặp có nhiều người cùng tham dự. Hoặc đơn giản người đối diện chưa muốn mở điện thoại ngay lúc đó.

Một chiếc Name card lại khác.

Chỉ cần đưa sang.

Người nhận có thể bỏ vào túi và xem lại sau.

Chính sự đơn giản đó khiến danh thiếp giấy vẫn tồn tại bên cạnh rất nhiều phương thức trao đổi thông tin hiện đại.

Name card không chỉ để chứa số điện thoại

Nếu mục đích duy nhất là cung cấp số điện thoại thì đúng là chúng ta không nhất thiết cần Name card nữa.

Nhưng một tấm Name card còn giúp người nhận nhanh chóng nhận diện:

Người này là ai?

Làm việc cho công ty nào?

Phụ trách công việc gì?

Có thể liên hệ lại bằng cách nào?

Trong một cuộc gặp có nhiều người, những thông tin này khá hữu ích.

Vài ngày sau, khi nhìn lại tấm card, người nhận có thể nhớ:

“À, đây là anh phụ trách kinh doanh mình gặp ở triển lãm hôm trước.”

Điện thoại có thể lưu một số liên hệ rất nhanh, nhưng nếu chỉ lưu một cái tên và số điện thoại mà không ghi chú thêm, vài tháng sau đôi khi chúng ta chẳng còn nhớ đã gặp người đó trong hoàn cảnh nào.

Vấn đề không phải chọn QR Code hay Name card

Có lẽ chúng ta đang đặt câu hỏi hơi sai.

Không nhất thiết phải chọn:

QR Code hoặc Name card.

Hai thứ hoàn toàn có thể đi cùng nhau.

Một chiếc Name card hiện đại chỉ cần giữ những thông tin quan trọng nhất như tên, chức danh, công ty, điện thoại và email.

Phần còn lại có thể đưa vào QR Code.

Người nhận muốn xem nhanh thì đọc trực tiếp trên card. Muốn tìm hiểu thêm thì quét mã.

QR Code có thể dẫn đến website doanh nghiệp, hồ sơ cá nhân, catalogue điện tử, Zalo, LinkedIn hoặc một trang thông tin được thiết kế riêng.

Theo cách này, Name card không cạnh tranh với công nghệ mà trở thành điểm kết nối giữa cuộc gặp trực tiếp và thông tin trực tuyến.

QR Code còn giúp Name card bớt chật chội

Một lỗi khá thường gặp khi thiết kế Name card là muốn đưa mọi thứ lên một diện tích rất nhỏ.

Tên công ty.

Logo.

Họ tên.

Chức danh.

Hai số điện thoại.

Email.

Website.

Địa chỉ.

Facebook.

Zalo.

Danh sách dịch vụ.

Có khi thêm cả slogan.

Kết quả là chiếc Name card giống một tờ quảng cáo thu nhỏ.

QR Code có thể giải quyết một phần vấn đề này.

Những thông tin không cần nhìn thấy ngay có thể chuyển sang môi trường số. Tấm card nhờ vậy thoáng hơn và tập trung vào những gì thực sự cần thiết.

Nhưng đừng đưa tất cả thông tin vào QR Code

Ở chiều ngược lại, cũng không nên thiết kế một chiếc Name card chỉ có logo và QR Code.

Bởi khi đó người nhận bắt buộc phải quét mới biết người vừa đưa card là ai.

Ít nhất những thông tin cơ bản như họ tên, công ty, chức danh và phương thức liên hệ chính vẫn nên đọc được trực tiếp.

QR Code nên là phần mở rộng chứ không phải cánh cửa duy nhất để tiếp cận thông tin.

Một nguyên tắc khá đơn giản:

Thông tin cần biết ngay → để trên Name card.

Thông tin muốn tìm hiểu thêm → đưa qua QR Code.

QR Code trên Name card nên dẫn đến đâu?

Không có một địa chỉ phù hợp cho tất cả doanh nghiệp.

Với nhân viên kinh doanh, QR Code có thể dẫn đến trang thông tin liên hệ hoặc Zalo.

Với doanh nghiệp B2B, có thể dẫn đến website hoặc hồ sơ năng lực điện tử.

Khi tham dự hội chợ, QR Code có thể dẫn thẳng đến catalogue sản phẩm.

Với chuyên gia hoặc người làm nghề tự do, mã có thể dẫn đến hồ sơ nghề nghiệp hoặc trang giới thiệu cá nhân.

Điều quan trọng là người dùng biết mình sẽ nhận được gì sau khi quét.

Nếu có thể, hãy đặt một dòng nhỏ gần QR Code như:

“Xem hồ sơ năng lực”

“Xem catalogue”

“Lưu thông tin liên hệ”

“Truy cập website”

Như vậy mã QR có mục đích rõ ràng hơn.

Có một việc rất nhỏ nhưng phải làm trước khi in: quét thử

QR Code nhìn bằng mắt thường rất khó biết đúng hay sai.

Vì vậy trước khi in 100, 500 hay vài nghìn Name card, hãy lấy điện thoại quét thử mã trên file thiết kế.

Kiểm tra xem:

Đường dẫn có đúng không?

Website có còn hoạt động không?

Trang đích có hiển thị tốt trên điện thoại không?

Thông tin trên đó có còn chính xác không?

Nếu QR dẫn đến Zalo hoặc một tài khoản cá nhân, tài khoản đó có đúng người không?

Sau khi có bản in mẫu, nên quét thử thêm một lần trên sản phẩm thực tế.

Một lỗi QR Code nhỏ trên file có thể trở thành lỗi trên toàn bộ số Name card sau khi in.

QR Code động hay QR Code tĩnh?

Đây là chi tiết doanh nghiệp nên hiểu trước khi in số lượng lớn.

QR Code tĩnh thường chứa trực tiếp đường dẫn. Nếu địa chỉ đó thay đổi, mã đã in không tự thay đổi theo.

QR Code động thường thông qua một đường dẫn trung gian, cho phép thay đổi nơi chuyển đến mà không nhất thiết phải thay mã đã in.

Điều này có thể hữu ích với Name card được sử dụng trong thời gian dài.

Tuy nhiên, QR động thường phụ thuộc vào một dịch vụ hoặc hệ thống quản lý. Nếu dịch vụ đó ngừng hoạt động hoặc tài khoản hết hạn, mã có thể gặp vấn đề.

Một giải pháp bền vững cho doanh nghiệp là sử dụng một URL thuộc chính tên miền của mình, chẳng hạn một trang hồ sơ hoặc trang liên hệ cố định. Nội dung phía sau URL có thể được cập nhật khi cần mà không phải thay QR Code trên Name card.

Có thể bỏ địa chỉ công ty khỏi Name card không?

Với một số doanh nghiệp, hoàn toàn có thể cân nhắc.

Nếu khách hàng hầu như không đến văn phòng và địa chỉ thường xuyên thay đổi, việc in địa chỉ trực tiếp lên hàng nghìn Name card có thể khiến toàn bộ số card trở nên lỗi thời sau một lần chuyển văn phòng.

Thay vào đó, QR Code có thể dẫn đến trang liên hệ trên website, nơi địa chỉ luôn được cập nhật.

Nhưng với cửa hàng, showroom, phòng khám hoặc những nơi khách hàng cần đến trực tiếp, địa chỉ vẫn là thông tin quan trọng và nên được thể hiện rõ ràng.

Không có một mẫu Name card đúng cho mọi doanh nghiệp.

Thiết kế nên xuất phát từ cách khách hàng thực sự liên hệ với mình.

Doanh nghiệp nào có thể giảm bớt việc sử dụng Name card?

Nếu hoạt động gần như hoàn toàn online, rất ít gặp trực tiếp khách hàng hoặc đội ngũ chủ yếu trao đổi qua các nền tảng số, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể số lượng Name card.

Không nhất thiết mỗi nhân viên đều phải có vài trăm chiếc.

Có thể chỉ chuẩn bị cho những vị trí thường xuyên gặp khách hàng, đối tác hoặc tham dự sự kiện.

Những bộ phận ít giao tiếp bên ngoài có thể sử dụng chữ ký email, QR Code hoặc danh thiếp điện tử.

Cách này vừa giảm lãng phí vừa đúng với nhu cầu thực tế.

Những ai vẫn nên có Name card?

Nhân viên kinh doanh thường xuyên gặp khách.

Chủ doanh nghiệp.

Người phụ trách đối tác.

Nhân viên phát triển thị trường.

Người thường xuyên tham dự hội nghị, triển lãm và networking.

Các ngành nghề có nhiều cuộc gặp trực tiếp.

Trong những trường hợp này, vài chục hoặc vài trăm Name card vẫn là một vật dụng khá nhỏ so với sự thuận tiện mà nó mang lại.

Đừng in 1.000 chiếc chỉ vì đơn giá rẻ hơn

Đây cũng là một thay đổi đáng cân nhắc trong thời đại thông tin thay đổi nhanh.

In số lượng lớn thường có lợi hơn về đơn giá. Nhưng nếu sau vài tháng nhân viên đổi chức danh, đổi số điện thoại, công ty chuyển văn phòng hoặc thay bộ nhận diện thì số Name card còn lại trở thành lãng phí.

Vì vậy, doanh nghiệp nên tính cả vòng đời của thông tin, không chỉ tính giá trên mỗi chiếc.

Đôi khi in 200 chiếc và sử dụng hết lại kinh tế hơn in 1.000 chiếc rồi bỏ 700 chiếc.

Name card đang thay đổi chứ chưa biến mất

Câu hỏi “Có QR Code rồi còn cần Name card không?” có lẽ không có câu trả lời đơn giản là có hoặc không.

Với một số người, danh thiếp giấy gần như không còn cần thiết.

Nhưng với những người thường xuyên gặp khách hàng, đối tác và tham dự các sự kiện trực tiếp, Name card vẫn có giá trị.

Điều thay đổi là chúng ta không còn bắt một tấm giấy nhỏ phải chứa toàn bộ thông tin về mình.

Name card giữ lại những gì cần thiết cho cuộc gặp.

QR Code mở ra phần thông tin phía sau.

Một bên thuộc về cuộc gặp trực tiếp. Một bên kết nối người nhận với thế giới số.

Và có lẽ cách sử dụng hợp lý nhất hiện nay không phải là bỏ cái này để chọn cái kia, mà là để hai thứ bổ sung cho nhau.

Khi cần thiết kế và in Name card có QR Code

Nếu doanh nghiệp đang làm lại Name card, đây cũng là dịp để xem lại những thông tin thực sự cần xuất hiện trên tấm card thay vì chỉ lấy mẫu cũ và in lại.

Khách hàng tại khu vực Thủ Đức có thể gửi file hoặc mẫu Name card hiện có cho In Nhanh 66 để kiểm tra quy cách in và cách bố trí QR Code phù hợp.

Trước khi sản xuất số lượng lớn, QR Code nên được kiểm tra trên file và bản in thực tế để đảm bảo người nhận có thể quét thuận tiện.

CÔNG TY TNHH IN NHANH 66
Địa chỉ: 102 Hữu Nghị, Phường Thủ Đức, TP.HCM
Điện thoại: 0793 676 668
Email: info@innhanh66.com
Website: innhanh66.com