Công ty đổi địa chỉ, Name card cũ còn nhiều thì xử lý thế nào?

Bỏ đi thì tiếc, nhất là khi vừa in số lượng lớn chưa sử dụng được bao nhiêu. Tiếp tục phát cho khách lại sợ người nhận tìm đến nhầm địa chỉ.

Đây là một tình huống khá thường gặp trong doanh nghiệp. Và không phải lúc nào giải pháp cũng là bỏ toàn bộ Name card cũ để in lại ngay.

Trước tiên, hãy xem địa chỉ quan trọng đến mức nào trên Name card

Không phải doanh nghiệp nào cũng sử dụng địa chỉ trên Name card với cùng một mục đích.

Với một công ty chủ yếu giao dịch online, nhân viên kinh doanh thường xuyên gặp khách bên ngoài và gần như không có khách đến văn phòng, địa chỉ trên Name card có thể chỉ mang tính thông tin.

Nhưng với showroom, cửa hàng, văn phòng giao dịch, trung tâm dịch vụ hoặc nơi khách hàng thường xuyên đến trực tiếp, địa chỉ lại là thông tin rất quan trọng.

Nếu khách có khả năng cầm Name card rồi tìm đến công ty, tiếp tục sử dụng địa chỉ cũ rất dễ gây phiền hà.

Vì vậy, trước khi quyết định bỏ hay giữ Name card, nên hỏi một câu đơn giản:

Khách hàng có sử dụng địa chỉ trên tấm card này để tìm đến mình không?

Nếu câu trả lời là có, nên ưu tiên cập nhật càng sớm càng tốt.

Có nên tiếp tục sử dụng Name card có địa chỉ cũ?

Về trải nghiệm khách hàng, không nên tiếp tục phát Name card có thông tin sai mà không có bất kỳ điều chỉnh nào.

Một người nhận Name card hôm nay có thể vài tuần hoặc vài tháng sau mới cần liên hệ. Khi ấy họ khó nhớ rằng doanh nghiệp từng nói miệng về việc chuyển địa chỉ.

Điều đáng ngại hơn là khách tìm đến địa chỉ cũ, không thấy công ty rồi cho rằng thông tin trên Name card thiếu chính xác.

Một tấm danh thiếp rất nhỏ nhưng lại đại diện cho những thông tin cơ bản nhất của doanh nghiệp. Vì vậy, thông tin đúng quan trọng hơn việc cố sử dụng hết số card đã in.

Nếu chỉ còn một ít, in lại thường là phương án đơn giản nhất

Giả sử công ty chỉ còn 50 hoặc 100 Name card cũ.

Trong trường hợp này, việc dành nhiều thời gian để tìm cách sửa từng chiếc đôi khi không đáng.

Nếu file thiết kế vẫn còn, chỉ cần cập nhật địa chỉ mới, kiểm tra lại các thông tin khác rồi đặt in một đợt mới.

Đây cũng là dịp tốt để rà soát toàn bộ Name card:

Số điện thoại còn đúng không?

Email có thay đổi không?

Website có còn sử dụng tên miền đó không?

Chức danh của nhân viên có thay đổi?

Logo có phải phiên bản mới nhất?

QR Code còn dẫn đúng nơi không?

Đừng chỉ sửa mỗi địa chỉ rồi gửi in ngay. Một lần doanh nghiệp thay đổi thông tin là cơ hội khá tốt để kiểm tra lại toàn bộ tấm Name card.

Nếu còn vài trăm hoặc vài nghìn chiếc thì sao?

Đây mới là tình huống khiến nhiều doanh nghiệp phân vân.

Nếu Name card vừa được in với số lượng lớn, việc bỏ toàn bộ có thể gây lãng phí đáng kể.

Lúc này có thể cân nhắc một số phương án xử lý, nhưng phải dựa trên thiết kế và chất liệu thực tế của Name card.

Một phương án đơn giản là sử dụng tem nhãn nhỏ in địa chỉ mới để dán đè lên phần địa chỉ cũ.

Cách này phù hợp hơn khi Name card được sử dụng nội bộ, trong giai đoạn chuyển tiếp hoặc doanh nghiệp muốn tận dụng lượng card còn lại trong thời gian ngắn.

Tuy nhiên, cần cân nhắc về thẩm mỹ. Nếu miếng tem quá lớn, lệch màu hoặc che mất bố cục ban đầu, chiếc Name card có thể trở nên thiếu chỉn chu.

Với những doanh nghiệp chú trọng hình ảnh thương hiệu, in lại đôi khi vẫn là lựa chọn hợp lý hơn.

Có thể in đè địa chỉ mới lên Name card cũ không?

Về lý thuyết, một số sản phẩm có thể xử lý bổ sung sau khi đã in. Nhưng với Name card thành phẩm, việc đưa lại vào máy để in đè không phải lúc nào cũng phù hợp.

Khả năng thực hiện phụ thuộc vào loại giấy, kích thước, lớp cán màng, công nghệ in ban đầu và thiết bị của cơ sở in.

Đặc biệt với Name card đã cán màng hoặc gia công bề mặt, việc in bổ sung có thể khó đảm bảo độ bám mực và độ chính xác vị trí.

Vì vậy, không nên mặc định rằng cứ mang Name card cũ đến là có thể in đè địa chỉ mới.

Tốt nhất nên gửi hình ảnh hoặc mang mẫu thực tế đến đơn vị in để kiểm tra trước.

Dán tem địa chỉ mới có làm Name card mất chuyên nghiệp?

Điều này phụ thuộc vào cách sử dụng.

Nếu doanh nghiệp vừa chuyển văn phòng và đang trong giai đoạn chuyển tiếp, một chiếc tem nhỏ được thiết kế ngay ngắn, cùng tông màu và dán chính xác có thể là giải pháp tạm thời chấp nhận được.

Nhưng nếu Name card được dùng trong những cuộc gặp quan trọng, gặp đối tác mới hoặc đại diện cho hình ảnh của một thương hiệu cao cấp, việc dán sửa thủ công có thể không phải lựa chọn tốt nhất.

Cần cân đối giữa giá trị của lượng Name card còn tồn và hình ảnh mà doanh nghiệp muốn thể hiện.

Đôi khi tiết kiệm vài hộp Name card nhưng để khách hàng nhận một tấm danh thiếp chắp vá lại không thực sự tiết kiệm.

Đừng dùng bút gạch địa chỉ cũ rồi viết địa chỉ mới nếu không thật sự cần

Trong tình huống bất ngờ, chúng ta thường nghĩ đến cách nhanh nhất: gạch địa chỉ cũ và viết địa chỉ mới bằng tay.

Nếu chỉ có một cuộc gặp khẩn cấp và chưa kịp chuẩn bị Name card mới, đây có thể là giải pháp tình thế.

Nhưng không nên sử dụng lâu dài.

Ngoài vấn đề thẩm mỹ, địa chỉ viết tay dễ khó đọc, đặc biệt với những địa chỉ dài. Người nhận cũng có thể hiểu rằng thông tin doanh nghiệp chưa được cập nhật một cách thống nhất.

Nếu phải lựa chọn giữa một Name card sửa tay và gửi thông tin liên hệ điện tử cho khách, đôi khi phương án thứ hai còn gọn gàng hơn.

Có nên bỏ hẳn địa chỉ trên mẫu Name card mới?

Đây là câu hỏi đáng cân nhắc, đặc biệt với những doanh nghiệp thường xuyên thay đổi văn phòng hoặc không tiếp khách tại trụ sở.

Không có quy tắc rằng Name card lúc nào cũng phải chứa thật nhiều thông tin.

Nếu khách hàng chủ yếu liên hệ qua điện thoại, email, website hoặc Zalo, doanh nghiệp có thể cân nhắc thiết kế Name card tập trung vào:

Tên – Chức danh – Công ty – Điện thoại – Email – Website – QR Code.

Địa chỉ có thể được đưa lên website hoặc trang liên hệ và QR Code dẫn người dùng đến đó.

Như vậy, nếu công ty chuyển văn phòng trong tương lai, không nhất thiết phải bỏ toàn bộ Name card chỉ vì thay đổi một dòng địa chỉ.

Tuy nhiên, với cửa hàng, showroom hoặc doanh nghiệp thường xuyên đón khách trực tiếp, địa chỉ vẫn nên được thể hiện rõ.

QR Code cũng cần kiểm tra khi công ty chuyển địa chỉ

Có một chi tiết khá dễ quên.

Nhiều Name card hiện nay sử dụng QR Code dẫn đến Google Maps hoặc trang liên hệ của doanh nghiệp.

Công ty đã đổi địa chỉ nhưng QR Code vẫn dẫn về vị trí cũ thì việc sửa dòng chữ trên Name card vẫn chưa giải quyết hết vấn đề.

Trước khi in lại, hãy lấy điện thoại quét thử QR Code.

Nếu mã dẫn đến một URL cố định trên website và website đã cập nhật địa chỉ mới thì có thể không cần thay QR Code.

Nhưng nếu QR Code dẫn trực tiếp đến vị trí cũ trên bản đồ, cần tạo lại mã trước khi in.

Đừng quên Name card của toàn bộ nhân viên

Một công ty có 20 nhân viên kinh doanh có thể đang có 20 mẫu Name card mang địa chỉ cũ.

Nếu chỉ cập nhật cho những người vừa hết card, doanh nghiệp sẽ có một giai đoạn mà nhân viên này sử dụng địa chỉ mới, nhân viên khác vẫn phát địa chỉ cũ.

Vì vậy, khi thay đổi địa chỉ doanh nghiệp, nên kiểm kê đồng thời:

• Name card của từng nhân viên;
• Brochure;
• Catalogue;
• Hồ sơ năng lực;
• Bao thư;
• Tiêu đề thư;
• Phiếu bảo hành;
• Tem nhãn;
• Biểu mẫu;
• Các ấn phẩm khác có in địa chỉ.

Một thay đổi nhỏ về địa chỉ đôi khi liên quan đến khá nhiều vật phẩm mà trước đó chúng ta không để ý.

Đừng vội bỏ toàn bộ Name card cũ

Nếu Name card cũ còn nhiều, việc đầu tiên không phải là mang tất cả đi bỏ.

Hãy kiểm tra số lượng còn lại, giá trị của số card đó, mức độ quan trọng của địa chỉ và mục đích sử dụng.

Nếu chỉ còn ít, in lại thường đơn giản nhất.

Nếu còn số lượng lớn, có thể hỏi đơn vị in về khả năng xử lý bằng tem cập nhật hoặc phương án phù hợp khác.

Nếu Name card dùng để gặp những khách hàng và đối tác quan trọng, ưu tiên một bộ Name card mới, thông tin chính xác và đồng bộ thường vẫn là lựa chọn tốt hơn.

Một lần đổi địa chỉ cũng là dịp xem lại cách thiết kế Name card

Câu chuyện vài hộp Name card cũ tưởng rất nhỏ nhưng lại gợi ra một vấn đề đáng suy nghĩ.

Khi thiết kế ấn phẩm, chúng ta thường cố đưa thật nhiều thông tin lên đó. Nhưng càng nhiều thông tin có khả năng thay đổi, nguy cơ ấn phẩm trở nên lỗi thời càng cao.

Một mẫu Name card tốt không nhất thiết là mẫu chứa nhiều nhất.

Nó chỉ cần giúp người nhận biết bạn là ai, làm việc ở đâu và cách thuận tiện nhất để liên hệ với bạn.

Những thông tin có khả năng thay đổi thường xuyên có thể được đưa lên môi trường số và kết nối qua website hoặc QR Code.

Như vậy, lần tới nếu công ty lại chuyển văn phòng, có thể câu chuyện sẽ không còn là:

“Cả mấy hộp Name card cũ này biết làm gì?”

Cần xử lý hoặc in lại Name card khi doanh nghiệp đổi địa chỉ

Nếu doanh nghiệp đang còn nhiều Name card cũ sau khi thay đổi địa chỉ, có thể gửi hình ảnh hoặc mang mẫu thực tế đến In Nhanh 66 để kiểm tra trước.

Tùy số lượng, chất liệu, phương pháp gia công và mục đích sử dụng, có thể cân nhắc giữa việc làm tem cập nhật thông tin, xử lý lại nếu kỹ thuật cho phép hoặc in một bộ Name card mới.

Điều quan trọng là lựa chọn phương án vừa hạn chế lãng phí vừa đảm bảo thông tin đưa đến khách hàng vẫn chính xác và phù hợp với hình ảnh doanh nghiệp.

CÔNG TY TNHH IN NHANH 66
Địa chỉ: 102 Hữu Nghị, Phường Thủ Đức, TP.HCM
Điện thoại: 0793 676 668
Email: info@innhanh66.com
Website: innhanh66.com