Đi hội chợ, triển lãm nên mang theo bao nhiêu Name card?

Mở ngăn bàn thấy còn một hộp, nghĩ chắc là đủ. Nhưng đến ngày diễn ra sự kiện, mới qua nửa buổi đã phát gần hết. Những cuộc gặp quan trọng lại thường xuất hiện vào lúc mình không dự tính trước.

Vậy đi hội chợ, triển lãm nên mang theo bao nhiêu Name card?

Không có một con số áp dụng cho tất cả mọi người. Nhưng nếu nhìn vào quy mô sự kiện, số ngày tham dự và vai trò của mình tại hội chợ, chúng ta hoàn toàn có thể ước tính khá sát.

Đừng tính Name card theo số người tham dự hội chợ

Một triển lãm có thể có vài nghìn hoặc vài chục nghìn lượt khách. Điều đó không có nghĩa một nhân viên kinh doanh phải chuẩn bị hàng nghìn Name card.

Điều cần tính là:

Trong một ngày, mình thực sự có khả năng nói chuyện với bao nhiêu người?

Nếu chỉ đi tham quan, gặp một số đối tác và tìm kiếm nhà cung cấp, số cuộc trao đổi có thể không nhiều.

Nếu đứng tại gian hàng của công ty, mỗi ngày lại có hàng chục lượt khách đến tìm hiểu sản phẩm.

Còn nếu nhiệm vụ chính là phát triển khách hàng, gặp đại lý và chủ động kết nối đối tác, lượng Name card cần chuẩn bị sẽ khác.

Vì vậy, trước khi đặt in, hãy xác định mình đến hội chợ với vai trò gì.

Đi tham quan một ngày: khoảng 30–50 Name card có thể đã đủ

Nếu chỉ tham dự hội chợ trong một ngày với tư cách khách tham quan, phần lớn thời gian sẽ dành cho việc xem gian hàng, tìm hiểu sản phẩm và gặp một số đối tác đã có kế hoạch trước.

Trong trường hợp này, khoảng 30–50 Name card thường đã tạo được một khoảng dự phòng khá thoải mái.

Thực tế có thể chỉ dùng 10 hoặc 20 chiếc.

Nhưng Name card nhỏ và nhẹ, mang dư một chút vẫn tốt hơn đến cuối ngày gặp đúng một đối tác quan trọng lại phát hiện không còn chiếc nào.

Đứng gian hàng cả ngày nên chuẩn bị nhiều hơn

Nếu công ty có gian hàng tại triển lãm, tình huống hoàn toàn khác.

Một nhân viên phụ trách kinh doanh có thể tiếp xúc với rất nhiều khách trong ngày. Có những người chỉ ghé xem, nhưng cũng có khách muốn trao đổi kỹ hơn và cần thông tin để liên hệ sau sự kiện.

Trong trường hợp này, có thể bắt đầu với khoảng 50–100 Name card cho mỗi nhân viên mỗi ngày tùy lượng khách dự kiến.

Ví dụ gian hàng có 4 nhân viên kinh doanh và triển lãm diễn ra 3 ngày, doanh nghiệp không nhất thiết phải in hàng nghìn card cho từng người. Có thể dựa trên lượng khách của những năm trước hoặc quy mô sự kiện để phân bổ hợp lý.

Quan trọng là luôn có một lượng dự phòng tại gian hàng thay vì mỗi người chỉ mang đúng số lượng trong túi.

Người phụ trách phát triển khách hàng có thể cần 100–200 chiếc

Một số người đến triển lãm không phải để đứng gian hàng mà chủ động đi gặp doanh nghiệp khác.

Một ngày có thể ghé hàng chục gian hàng, gặp nhà cung cấp, đối tác, khách hàng tiềm năng và trao đổi thông tin với nhiều người trong cùng một công ty.

Với lịch làm việc như vậy, 100–200 Name card cho một sự kiện vài ngày là con số có thể cân nhắc.

Tuy nhiên, không nên hiểu rằng mang 200 chiếc thì phải cố phát hết 200 chiếc.

Name card không phải tờ rơi.

Mục đích là có đủ để sử dụng khi một cuộc trao đổi thực sự cần đến nó.

Một cách tính đơn giản trước khi đặt in

Có thể sử dụng công thức rất đời thường:

Số cuộc gặp dự kiến mỗi ngày × số ngày tham dự + 20–30% dự phòng.

Ví dụ dự kiến mỗi ngày có khoảng 30 cuộc trao đổi đáng để trao Name card và triển lãm kéo dài 3 ngày:

30 × 3 = 90 chiếc.

Cộng thêm khoảng 20–30 chiếc dự phòng, chuẩn bị 120 Name card là tương đối hợp lý.

Nếu đứng tại một gian hàng đông khách và dự kiến 60 lượt trao đổi mỗi ngày trong 3 ngày, con số có thể tăng lên khoảng 200–250 chiếc.

Đây chỉ là cách ước lượng. Không cần quá chính xác đến từng chiếc.

Mục tiêu là tránh hai tình huống: mang quá ít đến mức hết giữa sự kiện hoặc in quá nhiều rồi để tồn hàng năm.

Đừng để toàn bộ Name card trong một hộp

Một kinh nghiệm nhỏ nhưng khá hữu ích là chia Name card ra nhiều chỗ.

Có thể để một ít trong ví hoặc hộp đựng Name card, một phần trong túi xách và phần dự phòng tại gian hàng hoặc khách sạn.

Nếu chẳng may để quên túi, làm mất hộp Name card hoặc sử dụng hết số đang mang theo, vẫn còn một lượng dự phòng.

Với đội ngũ nhiều nhân viên, doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị riêng Name card cho từng người thay vì để chung một hộp rồi đến lúc cần mới tìm.

Trước khi đi hội chợ, kiểm tra thông tin quan trọng hơn số lượng

Chuẩn bị 300 Name card nhưng trên đó lại có số điện thoại cũ thì còn bất tiện hơn việc chỉ mang 50 chiếc.

Trước khi đặt in cho sự kiện, nên kiểm tra lại:

• Họ tên;
• Chức danh;
• Số điện thoại;
• Email;
• Website;
• Địa chỉ công ty;
• Logo;
• QR Code.

Đặc biệt hãy quét thử QR Code bằng điện thoại.

Nếu mã dẫn đến website, catalogue điện tử, Zalo hoặc trang giới thiệu sản phẩm, cần chắc chắn đường dẫn vẫn hoạt động và hiển thị tốt trên điện thoại.

Có nên làm Name card riêng cho hội chợ?

Không phải lúc nào cũng cần.

Nếu Name card hiện tại đã đầy đủ thông tin và phù hợp với công việc, cứ tiếp tục sử dụng.

Nhưng với một triển lãm chuyên ngành hoặc sự kiện quốc tế, doanh nghiệp có thể cân nhắc điều chỉnh một số chi tiết.

Chẳng hạn Name card song ngữ Việt – Anh sẽ thuận tiện hơn khi gặp khách nước ngoài. QR Code có thể dẫn đến catalogue sản phẩm hoặc trang giới thiệu bằng tiếng Anh thay vì chỉ dẫn về trang chủ.

Điều quan trọng là Name card vẫn phải đồng bộ với nhận diện chung của doanh nghiệp.

Không cần thiết kế một tấm danh thiếp quá khác biệt chỉ vì tham gia một sự kiện vài ngày.

QR Code có giúp mang ít Name card hơn không?

Có, nhưng không nên phụ thuộc hoàn toàn vào nó.

Ngày nay, hai người có thể kết nối Zalo, LinkedIn, WhatsApp hoặc lưu thông tin qua QR Code trong vài giây.

Điều đó khiến Name card giấy không còn là cách duy nhất để trao đổi thông tin.

Nhưng trong môi trường hội chợ, mọi thứ diễn ra khá nhanh. Điện thoại có thể hết pin, mạng yếu hoặc người đối diện đơn giản vẫn thích nhận một chiếc danh thiếp.

Một cách thuận tiện là kết hợp cả hai: Name card chứa những thông tin cơ bản và QR Code dẫn đến thông tin chi tiết hơn.

Đừng chỉ trao Name card rồi nghĩ rằng đã có một khách hàng

Đây có lẽ là điều quan trọng hơn chuyện mang 50 hay 200 chiếc.

Sau một ngày triển lãm, trong túi có thể có hàng chục Name card của người khác. Và Name card của mình cũng đang nằm trong túi của hàng chục người.

Sau vài ngày, rất khó nhớ từng người đã trao đổi chuyện gì.

Khi nhận Name card của một người, có thể ghi chú nhanh vào điện thoại hoặc hệ thống CRM:

Anh A – Công ty B – quan tâm sản phẩm C – liên hệ lại thứ Hai.

Nếu phù hợp, cũng có thể ghi một vài chữ nhỏ lên mặt sau Name card nhận được.

Một cuộc gặp tại hội chợ chỉ thực sự có giá trị khi sau đó có một bước kết nối lại.

Nếu Name card gần hết ngay trong ngày đầu thì sao?

Đây là lúc dịch vụ in nhanh có thể hữu ích.

Nếu file thiết kế đã có sẵn và chỉ sử dụng loại giấy, quy cách thông thường, một số đơn hàng Name card có thể được xử lý trong thời gian ngắn bằng công nghệ in kỹ thuật số.

Vì vậy, trước những triển lãm kéo dài nhiều ngày, doanh nghiệp nên lưu sẵn file Name card trên email, Google Drive hoặc máy tính.

Khi phát hiện số lượng không đủ, có thể gửi file cho đơn vị in kiểm tra ngay thay vì phải tìm lại thiết kế từ đầu.

Nếu hội chợ diễn ra ở một thành phố khác, việc có sẵn file càng quan trọng.

Vậy cuối cùng nên mang bao nhiêu?

Có thể tham khảo theo cách khá đơn giản:

Đi tham quan một ngày: khoảng 30–50 chiếc.

Tham dự sự kiện 2–3 ngày và có nhiều cuộc gặp: khoảng 100–150 chiếc.

Nhân viên đứng gian hàng hoặc chủ động phát triển khách hàng: có thể chuẩn bị 50–100 chiếc/người/ngày tùy lượng khách.

Sự kiện lớn, nhiều ngày: tính theo số cuộc gặp dự kiến và cộng thêm khoảng 20–30% dự phòng.

Đây không phải những con số bắt buộc.

Một người mang 200 Name card nhưng chỉ có 20 cuộc trao đổi thực sự vẫn không hiệu quả bằng người mang 50 chiếc và có 10 cuộc gặp chất lượng.

Name card chỉ là điểm bắt đầu của một cuộc kết nối

Hội chợ và triển lãm là nơi chúng ta gặp rất nhiều người trong một khoảng thời gian ngắn.

Một chiếc Name card giúp hai người không phải đứng đọc từng số điện thoại cho nhau. Nó để lại tên, công ty và cách liên hệ sau khi cuộc trò chuyện kết thúc.

Nhưng giá trị thật sự không nằm ở việc đã phát được bao nhiêu Name card.

Điều đáng quan tâm hơn là sau sự kiện, có bao nhiêu người mình còn nhớ, bao nhiêu cuộc trao đổi được tiếp tục và bao nhiêu mối quan hệ thực sự được hình thành.

Vì vậy, hãy chuẩn bị đủ Name card để không bị động, nhưng cũng không cần biến số lượng Name card đã phát thành thước đo cho một ngày hội chợ thành công.

Cần chuẩn bị Name card trước khi tham gia hội chợ, triển lãm

Nếu doanh nghiệp chuẩn bị tham gia hội chợ, triển lãm và cần in bổ sung Name card cho đội ngũ nhân viên, nên kiểm tra số lượng và file thiết kế trước sự kiện vài ngày.

Khách hàng tại khu vực Thủ Đức có thể gửi file cho In Nhanh 66 để kiểm tra quy cách, tư vấn số lượng và thời gian sản xuất phù hợp.

Với trường hợp cần gấp, nên cung cấp ngay số lượng, thời điểm cần nhận và file thiết kế hoàn chỉnh để đơn vị in kiểm tra khả năng đáp ứng trước khi xác nhận đơn hàng.

CÔNG TY TNHH IN NHANH 66
Địa chỉ: 102 Hữu Nghị, Phường Thủ Đức, TP.HCM
Điện thoại: 0793 676 668
Email: info@innhanh66.com
Website: innhanh66.com