Giải pháp cung cấp nước uống cho công ty có nhiều văn phòng, chi nhánh

Những khó khăn thường gặp khi có nhiều điểm giao nước

Nếu mỗi chi nhánh tự tìm nhà cung cấp và tự đặt hàng, doanh nghiệp có thể gặp các vấn đề:

• Mỗi địa điểm sử dụng một thương hiệu khác nhau
• Đơn giá không thống nhất
• Chất lượng phục vụ không đồng đều
• Không kiểm soát được lượng nước tiêu thụ
• Nhiều đầu mối nhận hàng và thanh toán
• Phiếu giao hàng bị thất lạc
• Hóa đơn sai hoặc thiếu thông tin
• Khó đối chiếu số lượng vỏ bình
• Một số địa điểm thường xuyên hết nước
• Bộ phận kế toán mất nhiều thời gian tổng hợp

Những vấn đề này thường chưa rõ khi doanh nghiệp chỉ có hai địa điểm, nhưng sẽ trở nên đáng kể khi số chi nhánh tiếp tục tăng.

Xây dựng một đầu mối quản lý chung

Doanh nghiệp nên chỉ định một bộ phận quản lý nhà cung cấp nước uống trên toàn hệ thống, thường là hành chính, thu mua hoặc vận hành.

Đầu mối trung tâm phụ trách:

• Lựa chọn nhà cung cấp
• Thống nhất danh mục sản phẩm
• Kiểm soát báo giá
• Quản lý hợp đồng
• Tổng hợp nhu cầu
• Theo dõi hóa đơn và công nợ
• Tiếp nhận các vấn đề phát sinh

Tại mỗi chi nhánh vẫn cần một người trực tiếp nhận nước, kiểm tra số lượng và xác nhận giao hàng.

Cách tổ chức này giúp doanh nghiệp quản lý tập trung nhưng không làm gián đoạn hoạt động tại từng địa điểm.

Lập danh sách thông tin cho từng chi nhánh

Mỗi điểm giao nên có một hồ sơ riêng gồm:

• Tên văn phòng hoặc chi nhánh
• Địa chỉ đầy đủ
• Người nhận hàng
• Số điện thoại
• Khung giờ tiếp nhận
• Quy định ra vào
• Số tầng hoặc vị trí giao
• Số lượng nhân sự
• Sản phẩm sử dụng
• Số lượng dự kiến
• Tần suất giao
• Số vỏ bình đang lưu

Thông tin cần được cập nhật khi thay đổi nhân sự, địa chỉ hoặc thời gian làm việc.

Một danh sách rõ ràng giúp nhà cung cấp giao đúng nơi và hạn chế việc phải xác nhận lại trong từng đơn hàng.

Chuẩn hóa danh mục nước uống

Doanh nghiệp không nhất thiết sử dụng một sản phẩm cho mọi địa điểm, nhưng nên xây dựng danh mục thống nhất theo từng mục đích.

Ví dụ:

• Nước bình 19–20 lít cho nhân viên
• Nước chai nhỏ cho phòng họp
• Nước chai lớn cho nhân sự di chuyển
• Dòng nước riêng cho khu vực tiếp khách
• Sản phẩm dự phòng khi nguồn hàng chính tạm thiếu

Chuẩn hóa danh mục giúp doanh nghiệp dễ so sánh mức tiêu thụ, kiểm soát đơn giá và tránh việc mỗi chi nhánh tự lựa chọn quá nhiều sản phẩm.

Xây dựng định mức theo nhu cầu thực tế

Không nên phân bổ cùng một số lượng nước cho mọi văn phòng. Mỗi địa điểm có số nhân sự, thời gian hoạt động và nhu cầu tiếp khách khác nhau.

Định mức có thể được xây dựng dựa trên:

• Số người làm việc thực tế
• Số ngày hoạt động
• Lượng nước đã sử dụng trong tháng trước
• Số cuộc họp và khách đến làm việc
• Điều kiện thời tiết
• Khả năng lưu trữ
• Tần suất giao hàng

Trong một hoặc hai tháng đầu, doanh nghiệp nên theo dõi lượng nước thực tế rồi điều chỉnh. Mục tiêu là luôn có đủ nước nhưng không tồn kho quá nhiều.

Thiết kế lịch giao riêng cho từng địa điểm

Một công ty có nhiều chi nhánh không nhất thiết phải giao nước cho tất cả địa điểm vào cùng một ngày.

Lịch giao có thể chia theo:

• Khu vực
• Sản lượng sử dụng
• Giờ làm việc
• Khả năng lưu trữ
• Tuyến vận chuyển
• Ngày có người phụ trách nhận hàng

Văn phòng đông nhân sự có thể giao nhiều lần mỗi tuần, trong khi điểm nhỏ chỉ cần giao một hoặc hai lần mỗi tháng.

Lịch giao nên có khả năng điều chỉnh khi doanh nghiệp tăng nhân sự, tổ chức sự kiện hoặc thay đổi thời gian làm việc.

Thống nhất quy trình đặt hàng

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai cách quản lý.

Đặt hàng tập trung

Các chi nhánh gửi nhu cầu về đầu mối trung tâm. Bộ phận phụ trách tổng hợp và chuyển đơn cho nhà cung cấp.

Hình thức này phù hợp khi doanh nghiệp muốn kiểm soát chặt số lượng và chi phí.

Chi nhánh tự đặt theo danh mục đã duyệt

Mỗi địa điểm chủ động đặt hàng với nhà cung cấp nhưng phải tuân theo sản phẩm, đơn giá và giới hạn đã được thống nhất.

Hình thức này linh hoạt hơn, phù hợp khi các chi nhánh hoạt động độc lập hoặc có mức tiêu thụ thay đổi thường xuyên.

Dù áp dụng cách nào, mọi đơn hàng vẫn nên được lưu trên một hệ thống hoặc bảng theo dõi chung.

Quản lý phiếu giao hàng thống nhất

Mỗi lần giao cần có thông tin:

• Mã hoặc tên địa điểm
• Ngày giao
• Tên sản phẩm
• Số lượng
• Số vỏ bình đã thu hồi
• Người giao
• Người nhận
• Ghi chú phát sinh

Người nhận tại chi nhánh nên kiểm tra ngay khi giao và xác nhận trên phiếu hoặc hệ thống điện tử.

Cuối kỳ, bộ phận trung tâm chỉ cần đối chiếu dữ liệu giao nhận với hóa đơn và công nợ của nhà cung cấp.

Theo dõi vỏ bình tại từng chi nhánh

Vỏ bình không nên được quản lý chung bằng một con số cho toàn công ty. Mỗi địa điểm cần có số liệu riêng:

• Số vỏ nhận ban đầu
• Số bình nước mới được giao
• Số vỏ đã trả
• Số vỏ đang lưu
• Vỏ bị mất hoặc hư hỏng
• Tiền ký cược nếu có

Vỏ bình cũng không nên tự ý chuyển giữa các chi nhánh khi chưa ghi nhận. Việc luân chuyển không có dữ liệu dễ gây chênh lệch khi đối chiếu hoặc chấm dứt hợp đồng.

Tổ chức hóa đơn và thanh toán

Trước khi bắt đầu giao hàng, doanh nghiệp cần thống nhất:

• Xuất hóa đơn cho trụ sở chính hay từng đơn vị
• Thông tin người mua trên hóa đơn
• Email nhận hóa đơn
• Kỳ đối chiếu
• Hồ sơ thanh toán
• Thời hạn công nợ
• Cách phân bổ chi phí theo từng địa điểm

Địa chỉ giao nước có thể khác với địa chỉ xuất hóa đơn. Vì vậy, nhà cung cấp cần lưu riêng thông tin giao nhận và thông tin lập hóa đơn.

Nếu doanh nghiệp cần theo dõi chi phí từng chi nhánh, bảng đối chiếu nên tách sản lượng và giá trị của từng điểm giao.

Báo cáo nào cần thiết cho doanh nghiệp?

Một bảng tổng hợp đơn giản theo tháng có thể gồm:

Báo cáo này giúp doanh nghiệp:

• So sánh mức tiêu thụ giữa các địa điểm
• Phát hiện chi nhánh sử dụng tăng bất thường
• Điều chỉnh lịch giao
• Kiểm tra vỏ bình
• Phân bổ chi phí
• Lập ngân sách cho kỳ tiếp theo

Không cần xây dựng một hệ thống quá phức tạp nếu doanh nghiệp mới có vài điểm giao. Quan trọng là dữ liệu phải được ghi nhận đều đặn và thống nhất.

Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp cho nhiều chi nhánh

Nhà cung cấp phù hợp cần đáp ứng:

• Phạm vi giao hàng phù hợp với hệ thống
• Nguồn sản phẩm ổn định
• Danh mục nước đa dạng
• Đơn giá và điều kiện giao nhận rõ ràng
• Có khả năng giao theo lịch riêng
• Quản lý được nhiều địa chỉ
• Theo dõi vỏ bình theo từng điểm
• Có hóa đơn và bảng đối chiếu
• Có đầu mối xử lý chung
• Linh hoạt khi doanh nghiệp mở thêm địa điểm

Nếu một nhà cung cấp chưa thể phục vụ toàn bộ khu vực, doanh nghiệp vẫn có thể chia theo vùng nhưng nên duy trì chung tiêu chuẩn sản phẩm, báo cáo và chứng từ.

Quy trình triển khai đề xuất

Doanh nghiệp có thể bắt đầu theo sáu bước:

Bước 1: Lập danh sách tất cả điểm cần giao nước.

Bước 2: Khảo sát nhân sự, sản phẩm và lượng sử dụng tại từng điểm.

Bước 3: Chuẩn hóa danh mục, báo giá và chính sách vỏ bình.

Bước 4: Thiết lập đầu mối đặt hàng và người nhận tại từng chi nhánh.

Bước 5: Giao thử, ghi nhận sản lượng trong một tháng.

Bước 6: Điều chỉnh lịch giao và xây dựng quy trình đối chiếu định kỳ.

Nên triển khai thử tại một số địa điểm trước khi áp dụng cho toàn hệ thống. Giai đoạn thử nghiệm giúp doanh nghiệp nhận biết những khác biệt về thời gian nhận hàng, điều kiện lên tầng và mức tiêu thụ thực tế.

Giải pháp cung cấp nước cho nhiều địa điểm tại iWater

iWater cung cấp nước uống đóng bình và đóng chai cho văn phòng, công ty, cửa hàng, trường học, nhà hàng, khách sạn cùng nhiều loại hình doanh nghiệp tại TP.HCM.

Với khách hàng có nhiều điểm giao, iWater có thể phối hợp:

• Lập danh sách địa chỉ giao hàng
• Tư vấn sản phẩm theo từng nhu cầu
• Xây dựng lịch giao riêng
• Phân loại đơn hàng theo địa điểm
• Theo dõi giao nhận và vỏ bình
• Hỗ trợ báo giá, hợp đồng và hóa đơn
• Đối chiếu sản lượng theo kỳ
• Bổ sung điểm giao khi doanh nghiệp mở rộng

Để xây dựng phương án ban đầu, doanh nghiệp có thể cung cấp danh sách địa điểm, số lượng nhân sự, sản phẩm đang sử dụng và tần suất giao dự kiến.

Hotline: 0903 383 054
Email: thu@iwater.vn
Website: https://iwater.vn/