Khi nào nên sử dụng máy in kim 5–7 liên thay vì máy in laser?

Máy in kim 5–7 liên hoạt động như thế nào?

Khác với máy in laser sử dụng nhiệt để tạo hình ảnh trên giấy, máy in kim dùng đầu kim tác động trực tiếp lên giấy than (Carbonless Paper). Lực tác động này giúp nội dung được truyền xuống nhiều lớp giấy bên dưới trong cùng một lần in.

Tùy theo loại giấy và cấu hình máy, người dùng có thể in:

• 5 liên (1 liên gốc + 4 liên sao).
• 6 liên.
• Hoặc tối đa khoảng 7 liên (1 liên gốc + 6 liên sao) trên một số dòng máy hỗ trợ.

Nhờ đó, doanh nghiệp không cần in lại nhiều lần hay photocopy sau khi in.

Khi nào nên chọn máy in kim thay vì máy in laser?

Khi cần in phiếu giao hàng nhiều liên

Đây là ứng dụng phổ biến nhất.

Một đơn hàng thường cần nhiều bản để:

• Giao khách hàng.
• Lưu kho.
• Kế toán.
• Bộ phận giao nhận.
• Lưu hồ sơ doanh nghiệp.

Máy in kim giúp hoàn thành tất cả trong một lần in, đảm bảo nội dung trên các liên hoàn toàn giống nhau.

Khi in phiếu xuất – nhập kho

Hoạt động kho bãi mỗi ngày phát sinh rất nhiều chứng từ.

Nếu sử dụng máy laser, nhân viên phải:

• In nhiều lần.
• Hoặc photocopy.

Điều này vừa mất thời gian vừa dễ xảy ra nhầm lẫn.

Máy in kim giúp quy trình xuất nhập hàng diễn ra nhanh hơn và đồng bộ hơn.

Khi in phiếu thu, phiếu chi

Nhiều doanh nghiệp vẫn lưu trữ chứng từ giấy theo quy trình kế toán nội bộ.

Máy in kim cho phép tạo nhiều bản cùng lúc để:

• Người nộp giữ.
• Kế toán lưu.
• Thủ quỹ lưu.
• Bộ phận liên quan đối chiếu.

Đây là lý do nhiều phòng kế toán vẫn duy trì máy in kim bên cạnh máy in laser.

Khi cần in hóa đơn vận chuyển

Các đơn vị logistics và chuyển phát thường phải in:

• Phiếu gửi.
• Biên nhận.
• Vận đơn.
• Biên bản bàn giao.

Việc có nhiều liên giúp tài xế, khách hàng và doanh nghiệp đều có chứng từ ngay khi giao nhận hoàn tất.

Khi sử dụng giấy liên tục

Máy in kim hỗ trợ rất tốt các loại giấy liên tục có lỗ kéo hai bên.

Loại giấy này phù hợp với:

• Phiếu kho.
• Báo cáo sản xuất.
• Danh sách hàng hóa.
• Bảng kê.
• Biểu mẫu kế toán.

Đây là những loại giấy mà máy in laser gần như không thể xử lý hiệu quả.

Khi nào máy in laser sẽ phù hợp hơn?

Máy in laser vẫn là lựa chọn tối ưu nếu doanh nghiệp chủ yếu:

• In hợp đồng.
• In báo giá.
• In tài liệu văn phòng.
• In biểu mẫu một liên.
• In hình ảnh hoặc văn bản yêu cầu độ sắc nét cao.

Do đó, máy in laser và máy in kim không cạnh tranh trực tiếp mà bổ sung cho nhau trong từng nhu cầu sử dụng.

Những ngành nghề nên sử dụng máy in kim 5–7 liên

Máy in kim vẫn là thiết bị quen thuộc trong nhiều lĩnh vực như:

• Doanh nghiệp vận tải và logistics.
• Công ty chuyển phát nhanh.
• Nhà máy sản xuất.
• Kho hàng và kho lạnh.
• Đại lý phân phối.
• Siêu thị và cửa hàng bán sỉ.
• Ngành y tế.
• Ngân hàng.
• Kế toán doanh nghiệp.
• Đơn vị cung cấp nước uống, gas và các dịch vụ giao hàng tận nơi.

Ở những ngành này, mỗi chứng từ thường phải được lưu tại nhiều bộ phận khác nhau, vì vậy máy in kim vẫn giữ vai trò quan trọng trong quy trình vận hành.

Print-Rite PR 855 – Giải pháp in chứng từ nhiều liên hiệu quả

Nếu doanh nghiệp đang tìm một dòng máy in kim phục vụ in phiếu giao hàng, phiếu xuất nhập kho, chứng từ kế toán hoặc hóa đơn nhiều liên, Print-Rite PR 855 là lựa chọn đáng cân nhắc.

Máy thuộc dòng in kim 80 cột, hỗ trợ giấy liên tục và giấy carbonless nhiều liên, đáp ứng tốt nhu cầu in 5 liên và có thể hỗ trợ đến khoảng 7 liên trong điều kiện sử dụng phù hợp. Bên cạnh đó, máy còn nổi bật với chế độ bảo hành đầu kim chính hãng 2 năm, giúp doanh nghiệp yên tâm khai thác trong thời gian dài.

Đối với các đơn vị cần vận hành ổn định, chi phí sử dụng thấp và khả năng in chứng từ nhiều liên mỗi ngày, Print-Rite PR 855 là giải pháp thực tế và kinh tế.

Kết luận

Máy in laser phù hợp cho công việc văn phòng hiện đại, còn máy in kim vẫn là lựa chọn gần như không thể thay thế khi doanh nghiệp cần in chứng từ nhiều liên nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí.

Nếu quy trình làm việc của bạn thường xuyên sử dụng phiếu giao hàng, phiếu xuất nhập kho, phiếu thu chi hay các biểu mẫu nhiều liên, đầu tư một chiếc máy in kim như Print-Rite PR 855 sẽ giúp tối ưu quy trình, giảm thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả vận hành.