Máy hủy tài liệu cho phòng kế toán và nhân sự

Máy hủy tài liệu cho phòng kế toán và nhân sự: Bảo mật hồ sơ bắt đầu từ đâu?

Trong một doanh nghiệp, phòng kế toán và nhân sự là hai bộ phận thường xuyên tiếp xúc với những thông tin không nên để lộ ra bên ngoài. Từ bảng lương, hợp đồng lao động, hồ sơ ứng viên đến chứng từ thanh toán, báo cáo tài chính và dữ liệu khách hàng, nhiều tài liệu vẫn chứa thông tin nhạy cảm ngay cả khi không còn được sử dụng.

Khi những giấy tờ này đã đủ điều kiện tiêu hủy, việc bỏ nguyên bản vào thùng rác hoặc sử dụng máy hủy không phù hợp có thể khiến thông tin còn khả năng bị đọc lại. Vì vậy, lựa chọn máy hủy tài liệu cho phòng kế toán và nhân sự không chỉ dựa vào số tờ giấy xử lý mỗi lần mà còn cần xem xét mức độ bảo mật và đặc điểm hồ sơ của từng bộ phận.

Không phải tài liệu nào cũng có cùng yêu cầu bảo mật

Phòng kế toán thường xuyên xử lý hóa đơn, chứng từ thanh toán, bảng kê giao dịch, báo cáo tài chính và nhiều loại hồ sơ liên quan đến hoạt động kinh doanh. Trong khi đó, phòng nhân sự quản lý thông tin cá nhân, hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động, bảng lương và các tài liệu nội bộ khác.

Những loại giấy tờ này có thể chứa dữ liệu cần được bảo vệ, nhưng mức độ nhạy cảm không hoàn toàn giống nhau. Một bản in nháp thông thường có thể chỉ cần tiêu hủy theo quy trình nội bộ, trong khi tài liệu chứa thông tin định danh, thu nhập hoặc dữ liệu tài chính cần được xử lý cẩn trọng hơn.

Đặc biệt, doanh nghiệp phải phân biệt tài liệu không còn sử dụng với tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ. Nhiều chứng từ kế toán và hồ sơ lao động có yêu cầu lưu giữ theo quy định pháp luật hoặc chính sách quản lý. Máy hủy chỉ nên được sử dụng khi tài liệu đã đủ điều kiện tiêu hủy.

Vì sao máy hủy siêu vụn đáng được cân nhắc?

Máy hủy sợi cắt giấy thành những dải dài, khiến nội dung trên từng dải vẫn có thể được nhận diện hoặc ghép lại. Máy hủy vụn cắt giấy theo hai chiều, tạo thành những mảnh nhỏ hơn, trong khi máy hủy siêu vụn tiếp tục giảm kích thước mảnh giấy sau khi tiêu hủy.

Đối với phòng kế toán và nhân sự, nơi thường xuyên xử lý tài liệu chứa thông tin cá nhân và dữ liệu nội bộ, máy hủy siêu vụn là một lựa chọn đáng xem xét.

Tuy nhiên, tên gọi siêu vụn không đồng nghĩa với một cấp bảo mật cố định. Doanh nghiệp cần kiểm tra kích thước mảnh cắt và cấp bảo mật theo tiêu chuẩn DIN 66399 nếu nhà sản xuất có công bố, từ đó đối chiếu với yêu cầu bảo vệ thông tin thực tế.

Một máy hủy được nhiều tờ giấy nhưng tạo ra những dải dài chưa chắc phù hợp bằng thiết bị có số tờ hủy thấp hơn nhưng cắt giấy thành những mảnh nhỏ hơn.

Chọn công suất theo lượng hồ sơ phát sinh

Không phải phòng kế toán hay nhân sự nào cũng cần máy hủy công suất lớn. Tại doanh nghiệp nhỏ, lượng giấy cần tiêu hủy mỗi ngày có thể không nhiều, trong khi những đơn vị có đông nhân viên hoặc hoạt động giao dịch thường xuyên có thể phát sinh khối lượng hồ sơ lớn hơn.

Trong danh mục MAGITECH trên Mapstore, DM-120M có khả năng hủy siêu vụn 8 tờ mỗi lần với thùng chứa 20 lít, là một model có thể đưa vào danh sách xem xét cho nhu cầu xử lý lượng giấy vừa phải.

Các model DM-220M và DM-300M có khả năng hủy siêu vụn lần lượt 10 và 15 tờ mỗi lần, với thùng chứa 30 và 38 lít. Những khác biệt này giúp doanh nghiệp lựa chọn theo lượng giấy phát sinh và tần suất sử dụng.

Tuy nhiên, số tờ hủy và dung tích thùng chưa phản ánh đầy đủ năng suất. Nếu bộ phận thường xuyên tiêu hủy nhiều tập hồ sơ, cần kiểm tra thêm thời gian vận hành liên tục, tốc độ hủy và cơ chế bảo vệ động cơ trước khi quyết định.

Thiết bị phù hợp vẫn cần đi cùng quy trình quản lý hồ sơ

Ngay cả khi được trang bị máy hủy có mức độ cắt nhỏ phù hợp, doanh nghiệp vẫn cần quy định rõ loại tài liệu nào được phép tiêu hủy, ai chịu trách nhiệm và cách thu gom giấy vụn sau khi xử lý.

Tại phòng kế toán và nhân sự, việc bố trí máy hủy gần nơi phát sinh hồ sơ có thể giúp nhân viên xử lý tài liệu thuận tiện hơn, hạn chế tình trạng giấy tờ nhạy cảm bị để lại trên bàn làm việc hoặc di chuyển qua nhiều khu vực.

Tuy nhiên, máy hủy không thay thế các biện pháp bảo vệ dữ liệu khác như phân quyền truy cập, quản lý lưu trữ và kiểm soát hồ sơ điện tử.

Bảo mật tài liệu bắt đầu từ việc lựa chọn đúng nhu cầu

Đối với phòng kế toán và nhân sự, máy hủy tài liệu không chỉ là thiết bị hỗ trợ xử lý giấy tờ mà còn góp phần giảm nguy cơ lộ thông tin trong quá trình quản lý hồ sơ.

Thay vì ưu tiên máy có công suất lớn nhất, doanh nghiệp nên bắt đầu từ loại tài liệu cần tiêu hủy, mức độ bảo mật, lượng giấy phát sinh và điều kiện sử dụng thực tế.

Các dòng máy hủy vụn và siêu vụn trên Mapstore có thể được tham khảo để đối chiếu công năng, thông số và lựa chọn cấu hình phù hợp. Với nhu cầu trang bị cho phòng kế toán, nhân sự hoặc nhiều bộ phận, doanh nghiệp có thể gửi yêu cầu tư vấn theo số lượng và đặc điểm hồ sơ cần xử lý.

Tham khảo danh mục: Máy hủy tài liệu cho phòng kế toán và nhân sự