Máy hủy tài liệu công suất lớn: Khi nào nên đầu tư?

Máy hủy tài liệu công suất lớn: Khi nào doanh nghiệp thực sự cần đầu tư?

Một chiếc máy hủy tài liệu có thể xử lý 10–15 tờ giấy mỗi lần thường đã đáp ứng được nhu cầu của nhiều văn phòng. Nhưng khi doanh nghiệp phải tiêu hủy hàng trăm hoặc hàng nghìn trang tài liệu trong một đợt, công việc có thể trở nên mất thời gian nếu chỉ sử dụng thiết bị nhỏ.

Đó là lúc máy hủy tài liệu công suất lớn được đưa vào danh sách cân nhắc. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp có đông nhân viên hay nhiều hồ sơ đều cần loại máy này. Điều quan trọng là xác định khối lượng giấy thực tế, tần suất tiêu hủy và thời gian cần hoàn thành công việc.

Khi lượng giấy cần tiêu hủy không còn phát sinh nhỏ lẻ

Tại nhiều văn phòng, giấy tờ được hủy ngay sau khi sử dụng, mỗi lần chỉ vài trang. Với cách làm này, máy hủy văn phòng thông thường có thể đáp ứng tốt nếu được lựa chọn đúng công năng.

Nhu cầu thay đổi khi doanh nghiệp tổ chức tiêu hủy hồ sơ theo đợt, chẳng hạn sau khi hoàn tất việc rà soát tài liệu đã đủ điều kiện hủy, sắp xếp lại kho lưu trữ hoặc chuyển đổi phương thức quản lý hồ sơ.

Lúc này, lượng giấy có thể tập trung trong một khoảng thời gian ngắn. Nếu sử dụng máy có khả năng tiếp nhận ít tờ, nhân viên phải chia tài liệu thành nhiều lượt, chờ máy làm việc và thường xuyên đổ thùng giấy vụn.

Máy hủy công suất lớn trở nên đáng cân nhắc khi việc tiêu hủy tài liệu đã chuyển từ thao tác hỗ trợ hằng ngày thành một công việc cần bố trí thời gian và nhân sự riêng.

Hủy được nhiều tờ chưa chắc đã xử lý được nhiều giấy trong một giờ

Một thông số dễ thu hút sự chú ý là số tờ giấy máy có thể hủy trong một lần. Chẳng hạn, thiết bị có khả năng hủy 30 tờ thường được xem là mạnh hơn máy hủy 12 tờ.

Nhưng con số này chưa phản ánh đầy đủ năng suất thực tế.

Một máy có thể tiếp nhận nhiều tờ nhưng chỉ vận hành liên tục trong thời gian ngắn, sau đó cần nghỉ để làm mát. Ngược lại, thiết bị có số tờ hủy mỗi lượt thấp hơn nhưng thời gian hoạt động dài hơn có thể phù hợp với một số quy trình xử lý giấy liên tục.

Vì vậy, khi đánh giá máy hủy công suất lớn, doanh nghiệp cần xem xét đồng thời số tờ hủy, tốc độ xử lý, thời gian vận hành liên tục, thời gian nghỉ và khả năng bảo vệ động cơ.

Nếu nhà sản xuất chưa công bố đầy đủ các thông số này, không nên chỉ dựa vào số tờ hủy tối đa để ước tính năng suất theo giờ.

Dung tích thùng chứa ảnh hưởng đến công việc như thế nào?

Một khác biệt đáng chú ý giữa máy hủy văn phòng và máy hủy công suất lớn là dung tích thùng chứa.

Thùng giấy vụn lớn giúp giảm số lần phải dừng máy để thu gom, đặc biệt khi xử lý nhiều tập hồ sơ liên tiếp. Điều này có thể tiết kiệm thời gian thao tác và giúp khu vực làm việc gọn gàng hơn.

Trong danh mục MAGITECH trên Mapstore, các model XM-200S và XM-200C có thùng chứa 80 lít, trong khi XM-300C có thùng chứa 115 lít. Đây là mức dung tích đáng xem xét cho khu vực xử lý tài liệu tập trung.

Tuy nhiên, thùng chứa lớn không có nghĩa máy có thể hoạt động liên tục lâu hơn. Dung tích và khả năng vận hành là hai yếu tố cần đánh giá riêng biệt.

Công suất lớn có đồng nghĩa với bảo mật cao hơn?

Không. Công suất xử lý giấy và mức độ bảo mật là hai đặc điểm khác nhau.

Chẳng hạn, MAGITECH XM-200S có khả năng hủy 35 tờ mỗi lần nhưng sử dụng kiểu cắt sợi. Trong khi đó, XM-200C hủy vụn với khả năng tiếp nhận 28 tờ mỗi lần, còn XM-300C hủy vụn 32 tờ mỗi lần.

Những khác biệt này cho thấy máy có số tờ hủy lớn nhất chưa chắc là lựa chọn phù hợp nhất với tài liệu chứa thông tin nhạy cảm.

Doanh nghiệp cần đối chiếu kích thước mảnh cắt và cấp bảo mật được công bố với yêu cầu tiêu hủy thực tế. Nếu tài liệu có mức độ nhạy cảm cao, tiêu chí bảo mật có thể quan trọng hơn khả năng hủy nhiều tờ trong một lượt.

Khi nào nên đầu tư và khi nào chưa cần?

Máy hủy công suất lớn phù hợp để xem xét khi doanh nghiệp thường xuyên xử lý khối lượng giấy tập trung, có khu vực tiêu hủy riêng hoặc cần giảm thời gian thao tác trong những đợt xử lý hồ sơ lớn.

Ngược lại, nếu mỗi phòng ban chỉ phát sinh một lượng giấy nhỏ hằng ngày, đầu tư máy lớn có thể chưa mang lại hiệu quả tương xứng. Trong trường hợp đó, một hoặc nhiều máy hủy văn phòng được bố trí hợp lý có thể thuận tiện hơn.

Quyết định đầu tư cũng cần tính đến diện tích đặt máy, tiếng ồn, điện năng, bảo trì và chi phí sử dụng lâu dài.

Đầu tư theo khối lượng công việc, không chỉ theo thông số lớn nhất

Máy hủy tài liệu công suất lớn có thể giúp doanh nghiệp xử lý hồ sơ thuận tiện hơn, nhưng chỉ khi thiết bị phù hợp với tần suất và quy mô công việc.

Thay vì bắt đầu bằng câu hỏi máy hủy được bao nhiêu tờ, doanh nghiệp nên xác định mỗi đợt cần xử lý bao nhiêu tài liệu, thời gian hoàn thành mong muốn và yêu cầu bảo mật tương ứng.

Từ đó, việc lựa chọn giữa máy hủy văn phòng và máy hủy công suất lớn sẽ có cơ sở rõ ràng hơn, tránh đầu tư dư thừa hoặc lựa chọn thiết bị không đáp ứng nhu cầu.

Doanh nghiệp có thể tham khảo các dòng máy hủy MAGITECH trên Mapstore, đối chiếu thông số và gửi yêu cầu tư vấn theo khối lượng giấy, số lượng thiết bị và điều kiện sử dụng thực tế.

Tham khảo danh mục: Máy hủy tài liệu công suất lớn