Đang tải bài viết…
11-09-2026
7 lượt xem
Máy in đơn hàng là gì? Vì sao shop online chuyển từ máy in A4 sang máy in nhiệt?
Khi mới bắt đầu bán hàng online, một chiếc máy in A4 có sẵn trong văn phòng thường đã đủ để xử lý vài đơn mỗi ngày. Nhưng khi lượng đơn tăng lên, thao tác in giấy, cắt phiếu rồi dùng băng keo dán lên từng kiện hàng bắt đầu trở thành một công việc lặp lại. Đây là một trong những lý do máy in nhiệt ngày càng xuất hiện nhiều hơn tại bàn đóng gói của các shop thương mại điện tử.
Một đơn hàng trên Shopee, TikTok Shop hay Lazada sau khi được xác nhận vẫn còn một hành trình khá dài trước khi đến tay người mua. Sản phẩm phải được lấy từ kho, kiểm tra, đóng gói, tạo thông tin giao nhận, in tem rồi mới bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
Khi mỗi ngày chỉ có vài đơn, những thao tác này không tạo ra nhiều khác biệt. Nhưng với vài chục hay hàng trăm đơn, chỉ cần tiết kiệm một thao tác trên mỗi kiện hàng cũng có thể làm thay đổi đáng kể cách một shop tổ chức khu vực đóng gói.
Từ máy in văn phòng đến máy in chuyên cho tem nhãn
Máy in A4 vốn được thiết kế để xử lý tài liệu văn phòng. Khi sử dụng cho đơn hàng thương mại điện tử, shop thường in thông tin giao nhận lên giấy rồi cắt hoặc gấp lại trước khi dán lên kiện hàng.
Cách làm này không sai. Thậm chí với shop mới bắt đầu, tận dụng chiếc máy đang có còn giúp giảm chi phí đầu tư ban đầu.
Vấn đề chỉ xuất hiện khi lượng đơn tăng.
Nếu 5 đơn cần 5 lần cắt và dán giấy thì chưa đáng kể. Nhưng khi con số tăng lên 50, 100 hay nhiều hơn mỗi ngày, việc in trên một khổ giấy lớn hơn nhu cầu rồi tiếp tục xử lý thủ công trở thành một công đoạn riêng.
Máy in nhiệt giải quyết công việc theo một cách khác.
Thay vì in lên giấy A4, máy có thể in trực tiếp lên giấy hoặc decal nhiệt. Với decal tự dính, nhân viên chỉ cần in, bóc tem và dán lên kiện hàng. Không cần hộp mực, không cần cắt từ tờ A4 và cũng giảm nhu cầu sử dụng băng keo chỉ để cố định phiếu giao nhận.
Đó cũng là lý do nhiều người quen gọi nhóm thiết bị này bằng những cái tên rất đời thường như máy in đơn hàng, máy in vận đơn hay máy in tem Shopee.
Máy in nhiệt không dùng mực, vậy nó in bằng cách nào?
Đây là điểm khá thú vị đối với những người lần đầu chuyển từ máy in laser hoặc máy in phun sang máy in tem nhiệt.
Máy in nhiệt trực tiếp sử dụng đầu in tạo nhiệt tác động lên lớp vật liệu nhạy nhiệt trên bề mặt giấy hoặc decal. Phần vật liệu chịu tác động sẽ đổi màu và hình thành chữ, hình ảnh hoặc mã vạch.
Vì vậy, hệ thống không cần hộp mực như máy laser và cũng không cần bình mực như máy in phun.
Đổi lại, người sử dụng phải dùng đúng loại giấy hoặc decal nhiệt.
Đặc điểm này rất phù hợp với tem vận chuyển. Một kiện hàng thường chỉ cần tem tồn tại đủ lâu trong quá trình đóng gói, phân loại, vận chuyển và giao đến khách hàng. Nó không có yêu cầu lưu trữ nhiều năm như hợp đồng hay hồ sơ doanh nghiệp.
Nhưng cũng chính vì vậy, không nên hiểu rằng máy in nhiệt sẽ thay thế hoàn toàn máy in A4. Hai thiết bị được sinh ra để giải quyết những công việc khác nhau.
Vì sao khổ 100 × 150mm thường xuất hiện tại bàn đóng gói?
Khi tìm mua máy in đơn hàng, người bán thường bắt gặp các cụm từ máy in tem 100x150, máy in A6 hoặc máy in tem 4 inch.
Kích thước khoảng 100 × 150mm khá phù hợp để bố trí những thông tin cần thiết trên một kiện hàng: thông tin giao nhận, mã đơn, mã vạch và các dữ liệu phục vụ quá trình phân loại.
Để xử lý loại tem rộng khoảng 100mm, máy cần có chiều rộng in tương ứng. Đây là lý do nhóm máy in tem 4 inch, thường có chiều rộng in thực tế khoảng 102–104mm, được sử dụng nhiều trong môi trường đóng gói.
Chẳng hạn, Gprinter GP-TD401 có khổ in thực tế 104mm, trong khi GP-TD402 có khổ in 102mm. Cả hai đều thuộc nhóm thiết bị phù hợp để tìm hiểu khi shop cần xử lý các loại tem lớn phục vụ đóng gói và giao nhận.
Ngược lại, một máy in hóa đơn 80mm dù cũng sử dụng công nghệ in nhiệt lại được thiết kế cho một công việc khác. Máy phù hợp in bill tại quầy thu ngân hơn là trở thành lựa chọn mặc định cho tem vận đơn 100 × 150mm.
Cùng là máy in nhiệt nhưng khổ in quyết định khá nhiều đến công việc mà thiết bị có thể đảm nhiệm.
Khi nào shop nên chuyển từ A4 sang máy in nhiệt?
Không có một mốc số lượng đơn cố định áp dụng cho mọi cửa hàng.
Một shop chỉ có 10–20 đơn mỗi ngày nhưng nhân viên phải đóng gói liên tục vẫn có thể thấy máy in nhiệt hữu ích. Ngược lại, một cửa hàng phát sinh ít đơn và đã có sẵn máy in A4 thì chưa nhất thiết phải mua thêm thiết bị.
Điều đáng xem xét không chỉ là bao nhiêu đơn mỗi ngày, mà là mỗi đơn đang cần bao nhiêu thao tác.
Nếu quy trình hiện tại là:
In A4 → lấy giấy → cắt phiếu → lấy băng keo → dán lên kiện hàng
thì với máy in tem nhiệt và decal tự dính, quy trình có thể rút lại thành:
In tem → bóc → dán.
Sự khác biệt trên một đơn hàng rất nhỏ. Nhưng thương mại điện tử là công việc của những thao tác được lặp đi lặp lại hàng ngày. Khi số lượng đơn tăng lên, chính những thao tác nhỏ đó bắt đầu ảnh hưởng đến năng suất của cả khu vực đóng gói.
Vì vậy, việc chuyển từ máy in A4 sang máy in nhiệt không đơn thuần là đổi một chiếc máy in.
Đó là một bước trong quá trình một shop chuyển từ cách xử lý đơn hàng thủ công sang một quy trình đóng gói được tổ chức chuyên biệt hơn.
Và trước khi mua máy, câu hỏi vẫn nên bắt đầu từ nhu cầu thực tế: shop cần in loại tem nào, kích thước bao nhiêu và mỗi ngày phải xử lý bao nhiêu đơn hàng?
Khi ba câu hỏi đó đã rõ, việc lựa chọn máy sẽ đơn giản hơn rất nhiều.
