Máy photocopy A3 21 trang/phút phù hợp với văn phòng nào?

Với một văn phòng mà phần lớn tài liệu hàng ngày là A4, thỉnh thoảng cần A3, sản lượng ở mức vừa phải và công việc trải đều giữa in, photocopy và scan, một thiết bị 21 trang/phút như Fujifilm Apeos 2150 ND và Apeos 2150 NDA lại nằm ở một khoảng sử dụng khá thực tế.

Câu hỏi vì thế không chỉ là máy chạy nhanh bao nhiêu, mà là 21 trang/phút có phù hợp với cách văn phòng đang làm việc hay không.

21 trang/phút thực tế là nhanh như thế nào?

Tốc độ 21 trang/phút có nghĩa trong điều kiện đo tiêu chuẩn, máy có thể xử lý khoảng một trang A4 sau mỗi ba giây khi đã bước vào quá trình in liên tục.

Nhưng công việc văn phòng hiếm khi là một lệnh in kéo dài hàng trăm trang.

Một báo giá có thể 3–5 trang. Một hợp đồng khoảng 10–20 trang. Một tập hồ sơ nội bộ vài chục trang. Giữa các lệnh in còn có thời gian người dùng đọc tài liệu, chỉnh sửa, gửi lệnh hoặc chuyển sang công việc khác.

Vì vậy, với môi trường có nhiều lệnh in nhỏ và vừa diễn ra trong ngày, khoảng cách giữa máy 21 trang/phút và một thiết bị nhanh hơn đôi khi không ảnh hưởng nhiều đến trải nghiệm như con số trên bảng thông số gợi ra.

Điểm cần quan tâm hơn là liệu máy có đáp ứng được sản lượng thực tế và những loại tài liệu văn phòng cần xử lý mỗi ngày.

Khi A4 là công việc hằng ngày nhưng A3 vẫn không thể thiếu

Đây là tình huống khá phổ biến.

Hợp đồng, báo giá, công văn, chứng từ và tài liệu nội bộ phần lớn được xử lý trên A4. Nhưng trong cùng doanh nghiệp vẫn có lúc xuất hiện bảng tính rộng, sơ đồ, biểu mẫu, bản vẽ đơn giản hoặc hồ sơ cần giữ nguyên ở khổ A3.

Nếu chỉ trang bị máy A4, những tài liệu này phải được chuyển sang một thiết bị khác hoặc mang ra ngoài xử lý.

Apeos 2150 giải quyết khoảng trống đó bằng khả năng hỗ trợ giấy tối đa A3, trong khi vẫn đảm nhiệm những công việc A4 thông thường với tốc độ 21 trang/phút.

Như vậy, giá trị của một máy A3 trong văn phòng không nhất thiết nằm ở việc ngày nào cũng in A3. Đôi khi giá trị đơn giản là A3 luôn có sẵn khi công việc cần đến.

Phòng hành chính – nhân sự cần nhiều hơn một chiếc máy in

Với bộ phận hành chính và nhân sự, công việc không chỉ đi theo một chiều từ máy tính ra giấy.

Tài liệu còn đi ngược trở lại: hồ sơ nhân viên cần scan, quyết định cần sao chụp, hợp đồng cần lưu trữ điện tử, biểu mẫu cần nhân bản hoặc những giấy tờ cũ cần số hóa.

Đây là môi trường mà một thiết bị tích hợp Print – Copy – Scan màu có ý nghĩa hơn một máy in đơn chức năng.

Nếu số lượng bản gốc cần scan không nhiều, Apeos 2150 ND với mặt kính Platen tiêu chuẩn có thể đáp ứng công việc.

Nếu hồ sơ thường xuyên đi theo từng tập, Apeos 2150 NDA với DADF 110 tờ và khả năng quét hai mặt một lượt sẽ giảm đáng kể việc phải đặt từng trang lên mặt kính.

Trong trường hợp này, cách tài liệu đi vào máy đôi khi quan trọng hơn việc tăng thêm vài trang/phút ở tốc độ in.

Kế toán thường làm việc với những tập tài liệu hơn là từng tờ riêng lẻ

Hóa đơn, chứng từ, hồ sơ thanh toán, hợp đồng và tài liệu đối chiếu khiến bộ phận kế toán thường xuyên làm việc với nhiều trang giấy liên tiếp.

Một phần được in ra để kiểm tra hoặc lưu hồ sơ. Một phần lại cần scan trở lại hệ thống để lưu trữ, gửi qua email hoặc đưa vào phần mềm quản lý.

Nếu công việc chủ yếu là in chứng từ, tốc độ 21 trang/phút có thể đáp ứng tốt một văn phòng có sản lượng vừa phải.

Nhưng khi scan hồ sơ trở thành hoạt động thường xuyên, sự khác biệt giữa ND và NDA bắt đầu đáng chú ý. DADF trên Apeos 2150 NDA cho phép đặt cả tập bản gốc vào máy thay vì thao tác từng trang, đặc biệt hữu ích với chứng từ hoặc hợp đồng hai mặt.

Đây là ví dụ cho thấy tốc độ in không phải thông số duy nhất quyết định năng suất của một máy đa chức năng.

Doanh nghiệp xây dựng và tư vấn có thêm nhu cầu A3

Các đơn vị xây dựng, thiết kế, tư vấn kỹ thuật hoặc quản lý dự án thường có một nhóm tài liệu khác với văn phòng hành chính thông thường.

Bên cạnh hợp đồng và hồ sơ A4 còn có bảng biểu, sơ đồ, tiến độ, tài liệu kỹ thuật hoặc bản vẽ cần xem ở kích thước lớn hơn.

Apeos 2150 không phải máy in bản vẽ khổ lớn và cũng không thay thế các thiết bị chuyên dụng A1/A0. Nhưng với những tài liệu nằm trong phạm vi A3, máy giúp doanh nghiệp xử lý ngay tại văn phòng mà không cần một thiết bị riêng chỉ cho nhu cầu phát sinh này.

Với môi trường như vậy, khả năng A3 có thể quan trọng hơn việc lựa chọn một máy A4 có tốc độ cao hơn.

Văn phòng vừa và nhỏ không nhất thiết cần hệ photocopy tốc độ cao

Một hệ thống photocopy lớn có lợi thế khi hàng nghìn trang liên tục phải được xử lý trong thời gian ngắn. Nhưng đi cùng tốc độ thường là kích thước thiết bị, cấu hình và nhu cầu vận hành ở một cấp độ khác.

Trong văn phòng có sản lượng vừa phải, máy thường dành nhiều thời gian chờ lệnh hơn là chạy liên tục.

Ở môi trường đó, câu hỏi hợp lý không phải “máy nhanh nhất là máy nào?” mà là “cấu hình nào được sử dụng thường xuyên nhất?”.

Một máy 21 trang/phút nhưng có A3, Duplex, Copy, Scan màu và kết nối mạng có thể được khai thác nhiều hơn một máy tốc độ cao nhưng thiếu một chức năng mà văn phòng thường xuyên cần.

Apeos 2150 ND và NDA nằm trong cách lựa chọn này: không hướng đến việc thay thế hệ thống photocopy sản lượng lớn mà tập trung vào một thiết bị đa chức năng A3 cho công việc văn phòng hàng ngày.

ND hay NDA phụ thuộc vào lượng giấy đi vào máy

Nếu đã xác định 21 trang/phút và A3 phù hợp, lựa chọn tiếp theo giữa hai phiên bản Apeos 2150 khá đơn giản.

Apeos 2150 ND (TL200709) phù hợp khi phần lớn công việc là in từ máy tính, trong khi copy và scan chỉ xuất hiện ở mức vừa phải. Máy sử dụng Platen tiêu chuẩn và vẫn có khả năng bổ sung DADF khi nhu cầu thay đổi.

Apeos 2150 NDA (TL200716) phù hợp hơn khi văn phòng thường xuyên phải đưa những tập tài liệu giấy trở lại máy để photocopy hoặc số hóa. DADF 110 tờ và khả năng quét hai mặt một lượt giúp giảm những thao tác thủ công lặp lại.

Có thể hình dung khá đơn giản: tốc độ 21 trang/phút nói về lượng giấy máy có thể đưa ra; ND hay NDA lại liên quan nhiều hơn đến lượng giấy cần đưa vào.

Chi phí sử dụng cũng cần được nhìn từ vật tư

Một chiếc máy photocopy được sử dụng trong nhiều năm, vì vậy giá mua máy chỉ là phần đầu tiên của chi phí.

Apeos 2150 ND và NDA dùng chung mực Fujifilm CT203555, có hiệu suất tham chiếu lên đến 9.000 trang, và Drum Fujifilm CT351310, có tuổi thọ tham chiếu lên đến 69.000 trang.

Toner và drum được thiết kế tách rời, cho phép từng vật tư được thay theo chu kỳ sử dụng riêng.

Khi đánh giá một máy 21 trang/phút có phù hợp hay không, doanh nghiệp vì thế nên nhìn đồng thời vào sản lượng thực tế, giá và khả năng tìm vật tư, chu kỳ drum, linh kiện bảo trì cũng như nhu cầu sử dụng máy trong vài năm, thay vì chỉ so sánh giá mua ban đầu.

Một chiếc máy phù hợp là chiếc máy có công suất được sử dụng đúng chỗ

21 trang/phút không phải con số dành cho mọi môi trường.

Nếu doanh nghiệp thường xuyên phải in và photocopy hàng nghìn trang liên tục trong thời gian ngắn, một hệ thống tốc độ cao hơn sẽ đáng được xem xét.

Nhưng nếu phần lớn công việc là những lệnh in nhỏ và vừa, tài liệu chủ yếu A4 nhưng vẫn cần A3, đồng thời văn phòng cần Copy, Scan màu, Duplex và sử dụng máy qua mạng, nhóm máy như Apeos 2150 lại nằm khá đúng vị trí.

Khi đó, lựa chọn không còn là chạy theo con số trang/phút lớn nhất.

Điều đáng quan tâm hơn là chiếc máy có giải quyết được những công việc thực sự xuất hiện mỗi ngày hay không. Với Apeos 2150 ND và NDA, sự khác biệt giữa hai cấu hình cũng tiếp tục câu chuyện ấy: cùng một nền tảng A3 21 trang/phút, nhưng mỗi phiên bản được tổ chức cho một cách xử lý tài liệu khác nhau.