Nhân viên kinh doanh mới vào làm nên chuẩn bị bao nhiêu Name card?

Vậy một nhân viên kinh doanh mới vào làm nên chuẩn bị bao nhiêu Name card? 50, 100, 200 hay in luôn 500 chiếc để dùng dần?

Thực ra không có một con số đúng cho tất cả mọi người. Với nhân viên mới, điều đáng quan tâm hơn là Name card sẽ được sử dụng trong hoàn cảnh nào và thông tin trên đó đã thực sự ổn định chưa.

Đừng vội in quá nhiều ngay trong những ngày đầu

Một nhân viên vừa gia nhập công ty có thể nghĩ đơn giản rằng Name card trước sau cũng cần, vậy cứ in nhiều một lần cho tiện.

Nhưng những tuần đầu lại là thời điểm một số thông tin dễ thay đổi.

Chức danh có thể được điều chỉnh. Số điện thoại công việc có thể chưa thống nhất. Email vừa được cấp. Công ty có thể đang cập nhật bộ nhận diện hoặc mẫu Name card mới.

Đặc biệt với doanh nghiệp chưa có quy chuẩn Name card thống nhất, việc in ngay số lượng lớn có thể dẫn đến tình trạng vừa nhận card xong đã phải sửa lại.

Vì vậy, trước khi hỏi “nên in bao nhiêu?”, hãy kiểm tra trước “những thông tin này đã chính xác và ổn định chưa?”

100 Name card có thể là điểm bắt đầu hợp lý

Với một nhân viên kinh doanh mới, khoảng 100 Name card thường là số lượng khá dễ bắt đầu.

Con số này không quá ít đến mức phải in lại ngay, nhưng cũng không quá nhiều nếu sau vài tuần công ty cần điều chỉnh chức danh, số điện thoại hoặc thiết kế.

Sau một thời gian sử dụng, chính nhân viên sẽ biết tốc độ tiêu thụ Name card của mình.

Nếu một tháng chỉ dùng khoảng 20–30 chiếc, không cần dự trữ quá nhiều. Nhưng nếu mỗi tuần đều gặp nhiều khách hàng, tham gia sự kiện hoặc thường xuyên đi thị trường, 100 chiếc có thể hết khá nhanh.

Khi đó mới nên tính đến lần in tiếp theo với số lượng lớn hơn.

Nhân viên sale đi thị trường sẽ cần nhiều hơn

Không phải nhân viên kinh doanh nào cũng sử dụng Name card giống nhau.

Một người chủ yếu tư vấn khách hàng qua điện thoại hoặc online có thể rất ít khi dùng đến danh thiếp.

Trong khi đó, nhân viên kinh doanh thường xuyên đi thị trường, gặp đại lý, khách hàng doanh nghiệp hoặc đối tác có thể trao hàng chục Name card chỉ trong vài ngày.

Nếu công việc thuộc nhóm này, có thể chuẩn bị 200–300 chiếc sau khi đã chắc chắn toàn bộ thông tin trên card chính xác.

Điều quan trọng vẫn là dựa trên tần suất gặp khách thực tế, thay vì chọn số lượng chỉ vì in nhiều có đơn giá thấp hơn.

Đi hội chợ hoặc triển lãm thì tính thế nào?

Đây là trường hợp nên chuẩn bị riêng.

Một nhân viên bình thường có thể sử dụng 20–30 Name card trong cả tháng, nhưng khi tham dự hội chợ hoặc triển lãm, số lượng trao đổi trong một ngày có thể tăng rất nhanh.

Nếu sắp tham gia sự kiện, nên ước tính số lượng cuộc gặp dự kiến và mang dư một phần.

Ví dụ dự kiến có khoảng 50 lượt trao đổi trực tiếp, việc mang đúng 50 chiếc là khá sát. Chuẩn bị 70–100 chiếc sẽ chủ động hơn.

Không ai muốn đến giữa buổi triển lãm rồi phát hiện hộp Name card đã hết.

Một cách đơn giản: tính theo số cuộc gặp mỗi tháng

Nếu chưa biết nên in bao nhiêu, có thể bắt đầu từ lịch làm việc thực tế.

Giả sử một nhân viên kinh doanh gặp trung bình 3 khách hàng mỗi ngày, làm việc ngoài thị trường khoảng 15 ngày mỗi tháng. Như vậy đã có khoảng 45 cuộc gặp.

Không phải cuộc gặp nào cũng sử dụng Name card, nhưng cũng có những buổi phải trao cho nhiều hơn một người.

Từ đó, doanh nghiệp có thể ước lượng nhu cầu khoảng 50–100 chiếc mỗi tháng cho nhân viên đó.

Một người chỉ gặp khách vài lần mỗi tuần chắc chắn không cần số lượng tương tự một nhân viên phụ trách đại lý thường xuyên đi thị trường.

Đừng phát Name card như phát tờ rơi

Có Name card trong túi không có nghĩa gặp ai cũng phải đưa.

Name card có ý nghĩa nhất khi hai bên đã có một cuộc trao đổi và người nhận thực sự có lý do để giữ thông tin liên hệ.

Sau khi giới thiệu công việc, trao đổi nhu cầu hoặc thống nhất sẽ liên hệ lại, việc đưa một chiếc Name card lúc đó rất tự nhiên.

Ngược lại, phát hàng loạt Name card cho những người chưa có nhu cầu thường không mang lại nhiều giá trị.

Nhìn theo cách này, câu hỏi không còn là “một nhân viên cần bao nhiêu Name card?” mà là “mỗi tháng người đó có bao nhiêu cuộc gặp thực sự cần trao đổi thông tin?”

Name card của nhân viên kinh doanh nên có những gì?

Một chiếc Name card không cần chứa quá nhiều thông tin.

Thông thường, người nhận chỉ cần nhanh chóng xác định được:

• Họ tên;
• Chức danh;
• Tên và logo doanh nghiệp;
• Số điện thoại;
• Email;
• Website;
• Địa chỉ doanh nghiệp nếu cần;
• QR Code nếu doanh nghiệp có sử dụng.

Đối với nhân viên kinh doanh, số điện thoại và email đặc biệt quan trọng vì đây thường là hai kênh khách hàng sử dụng để liên hệ lại.

Nếu có QR Code dẫn đến website, Zalo hoặc thông tin liên hệ, cần quét thử trước khi gửi file in.

Có nên ghi chức danh thật “kêu” trên Name card?

Không cần thiết.

Name card trước hết là công cụ nhận diện và liên hệ. Chức danh nên giúp khách hàng hiểu người đang trao đổi với mình phụ trách công việc gì.

“Nhân viên kinh doanh”, “Chuyên viên kinh doanh”, “Sales Executive”, “Account Manager” hay một chức danh chuyên môn khác đều có thể sử dụng nếu phù hợp với cơ cấu của doanh nghiệp.

Quan trọng hơn tên gọi là sự thống nhất trong toàn công ty.

Nếu mỗi nhân viên tự đặt một chức danh khác nhau trên Name card, hình ảnh doanh nghiệp rất dễ trở nên thiếu đồng bộ.

Doanh nghiệp nên quản lý mẫu Name card tập trung

Khi công ty chỉ có vài người, việc mỗi nhân viên tự đặt in Name card có thể chưa tạo ra vấn đề lớn.

Nhưng khi đội ngũ kinh doanh tăng lên 10, 20 hoặc nhiều hơn, doanh nghiệp nên có một mẫu Name card chuẩn.

Logo, màu sắc, font chữ, kích thước và vị trí thông tin nên được cố định. Khi có nhân viên mới, bộ phận phụ trách chỉ cần thay họ tên, chức danh, điện thoại và email.

Cách làm này vừa nhanh hơn vừa tránh tình trạng cùng một công ty nhưng mỗi người sử dụng một kiểu Name card.

File thiết kế gốc cũng nên được doanh nghiệp lưu giữ thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào từng nhân viên hoặc đơn vị in.

Có QR Code rồi thì nhân viên sale còn cần Name card?

Hai thứ không nhất thiết thay thế nhau.

Trong một cuộc gặp, khách hàng có thể quét QR Code để lưu Zalo, website hoặc thông tin liên hệ ngay trên điện thoại. Nhưng chiếc Name card vẫn là vật để người nhận mang theo và có thể nhìn lại sau cuộc gặp.

Một cách thực tế là đặt QR Code ngay trên Name card.

Như vậy, người thích cách truyền thống vẫn có đầy đủ thông tin trên danh thiếp, còn người quen sử dụng điện thoại có thể quét mã để lưu thông tin nhanh hơn.

Bao giờ nên đặt in lại?

Đừng chờ đến chiếc cuối cùng mới đặt.

Nếu một nhân viên thường xuyên đi gặp khách, khi lượng Name card còn khoảng 20–30 chiếc đã có thể kiểm tra để chuẩn bị đợt tiếp theo.

Đây cũng là lúc nên xem lại toàn bộ thông tin.

Số điện thoại có thay đổi không? Chức danh còn đúng không? Website có đổi địa chỉ? QR Code còn hoạt động? Công ty có cập nhật nhận diện mới không?

Một lần kiểm tra vài phút trước khi in lại có thể tránh phải bỏ cả hộp Name card vì một thông tin đã cũ.

Vậy nhân viên kinh doanh mới nên in 100, 200 hay 500 chiếc?

Nếu chưa có dữ liệu sử dụng, không cần bắt đầu bằng số lượng quá lớn.

Khoảng 100 chiếc có thể là mức tham khảo hợp lý cho giai đoạn đầu. Sau một hoặc hai tháng, doanh nghiệp sẽ biết nhân viên đó thực tế sử dụng bao nhiêu và có thể điều chỉnh số lượng cho những lần tiếp theo.

Nhân viên thường xuyên đi thị trường hoặc chuẩn bị tham gia hội chợ có thể cần 200–300 chiếc hoặc nhiều hơn.

Còn nếu chủ yếu làm việc online và rất ít gặp trực tiếp khách hàng, đôi khi 100 chiếc đã có thể sử dụng khá lâu.

Không có một con số chung cho tất cả.

Số lượng Name card hợp lý là số lượng phù hợp với tần suất gặp khách và đủ dùng trước khi thông tin trên tấm card có khả năng thay đổi.

Một chiếc Name card nhỏ, nhưng nên chuẩn bị đúng nhu cầu

Name card không phải thứ quyết định một nhân viên kinh doanh có bán được hàng hay không.

Khách hàng vẫn quan tâm đến cách giao tiếp, hiểu biết về sản phẩm, khả năng giải quyết vấn đề và cách người bán giữ liên hệ sau cuộc gặp.

Nhưng trong những cuộc giao tiếp trực tiếp, một chiếc Name card được chuẩn bị chỉn chu vẫn là một cách đơn giản để người khác nhớ mình là ai và có thể tìm lại mình ở đâu.

Với nhân viên mới, vì vậy không cần đặt quá nặng chuyện phải in thật nhiều ngay từ đầu.

Hãy làm đúng thông tin trước, chuẩn bị một số lượng vừa đủ, sử dụng một thời gian rồi mới biết con số thực sự phù hợp với công việc của mình.

Cần in Name card cho nhân viên tại Phường Thủ Đức

Đối với doanh nghiệp cần làm Name card cho nhân viên mới hoặc chuẩn hóa Name card cho cả đội ngũ kinh doanh, có thể chuẩn bị danh sách gồm họ tên, chức danh, số điện thoại và email của từng người để xử lý đồng bộ trên một mẫu thiết kế.

Khách hàng tại khu vực Thủ Đức có thể gửi mẫu hoặc file thiết kế cho In Nhanh 66 để kiểm tra, tư vấn số lượng và phương án in phù hợp với nhu cầu thực tế.

CÔNG TY TNHH IN NHANH 66
Địa chỉ: 102 Hữu Nghị, Phường Thủ Đức, TP.HCM
Điện thoại: 0793 676 668
Email: info@innhanh66.com
Website: innhanh66.com