Quy trình giao nước uống định kỳ cho văn phòng, công ty

Cách đặt hàng này có thể phù hợp với văn phòng nhỏ, nhưng khi số lượng nhân sự tăng lên hoặc công ty có nhiều địa điểm làm việc, việc thiếu một quy trình giao nước ổn định dễ dẫn đến tình trạng hết nước trong giờ làm việc, giao hàng không đúng thời điểm, khó kiểm soát vỏ bình, hóa đơn và chi phí sử dụng.

Dịch vụ giao nước uống định kỳ giúp doanh nghiệp chủ động hơn về nguồn nước, đồng thời đơn giản hóa công việc cho bộ phận hành chính, thu mua và kế toán.

Giao nước uống định kỳ là gì?

Giao nước uống định kỳ là hình thức doanh nghiệp và nhà cung cấp thống nhất trước về sản phẩm, số lượng dự kiến, địa điểm và tần suất giao hàng.

Tùy nhu cầu sử dụng, lịch giao có thể được thiết lập:

Giao hằng ngày
Giao theo một số ngày cố định trong tuần
Giao mỗi tuần một lần
Giao hai tuần một lần
Giao theo số lượng tồn kho thực tế
Giao theo yêu cầu nhưng duy trì nhà cung cấp cố định

Doanh nghiệp không nhất thiết phải nhận một số lượng giống nhau trong mọi lần giao. Lịch định kỳ có thể được điều chỉnh theo lượng nước còn lại, số nhân sự làm việc, thời tiết, lịch họp hoặc các chương trình nội bộ.

Mục tiêu chính là giúp văn phòng luôn có đủ nước sử dụng mà không phải chờ đến khi hết mới tìm đơn vị giao hàng.

Những doanh nghiệp nào nên sử dụng dịch vụ giao nước định kỳ?

Hình thức này phù hợp với nhiều loại hình tổ chức:

Văn phòng có nhân sự làm việc thường xuyên
Công ty sử dụng nước bình 19–20 lít
Doanh nghiệp cần nước chai phục vụ phòng họp và tiếp khách
Nhà máy, kho hàng hoặc công trường
Trường học và trung tâm đào tạo
Phòng khám, bệnh viện và cơ sở chăm sóc sức khỏe
Nhà hàng, khách sạn và cơ sở lưu trú
Showroom và chuỗi cửa hàng
Doanh nghiệp có nhiều văn phòng hoặc chi nhánh
Đơn vị cần hóa đơn, hợp đồng và đối chiếu công nợ định kỳ

Ngay cả văn phòng có ít nhân sự vẫn có thể thiết lập lịch giao phù hợp để tránh phải đặt hàng nhiều lần và kiểm soát tốt hơn lượng vỏ bình đang lưu giữ.

Lợi ích của việc đặt nước uống định kỳ

Chủ động nguồn nước cho văn phòng

Khi lịch giao được thiết lập dựa trên nhu cầu thực tế, doanh nghiệp có thể duy trì lượng nước dự phòng phù hợp và hạn chế tình trạng hết nước giữa giờ làm việc.

Đây là lợi ích rõ nhất đối với văn phòng đông nhân sự hoặc những nơi sử dụng nước liên tục trong ngày.

Giảm công việc phát sinh cho bộ phận hành chính

Nếu mỗi lần hết nước mới tìm số điện thoại, kiểm tra giá và đặt lại từ đầu, bộ phận hành chính sẽ mất thêm thời gian cho một công việc nhỏ nhưng lặp lại thường xuyên.

Với lịch giao định kỳ, người phụ trách chủ yếu kiểm tra số lượng còn lại và xác nhận điều chỉnh nếu có.

Dễ kiểm soát số lượng và chi phí

Doanh nghiệp có thể theo dõi:

Số lượng nước đã nhận
Số vỏ bình đã giao và thu hồi
Tần suất sử dụng
Chi phí theo tuần hoặc theo tháng
Mức tiêu thụ tại từng văn phòng
Sản phẩm đang được sử dụng

Dữ liệu này giúp doanh nghiệp xây dựng định mức phù hợp và dự toán chi phí chính xác hơn.

Thuận tiện cho việc xuất hóa đơn và đối chiếu

Khi sử dụng một nhà cung cấp ổn định, thông tin doanh nghiệp, địa chỉ giao hàng và email nhận hóa đơn chỉ cần thiết lập từ đầu, sau đó cập nhật khi có thay đổi.

Phiếu giao hàng, đơn hàng và hóa đơn cũng dễ đối chiếu hơn so với việc mua từ nhiều nguồn khác nhau.

Quản lý vỏ bình rõ ràng hơn

Nước bình dung tích lớn thường sử dụng vỏ luân chuyển hoặc vỏ ký cược. Nếu không theo dõi từ đầu, doanh nghiệp và nhà cung cấp dễ phát sinh chênh lệch số lượng vỏ.

Quy trình giao định kỳ giúp ghi nhận số bình giao, số vỏ thu hồi và số vỏ đang lưu tại từng địa điểm.

Quy trình đặt và giao nước định kỳ cho doanh nghiệp

Bước 1: Khảo sát nhu cầu sử dụng nước

Doanh nghiệp cần xác định một số thông tin cơ bản:

Số lượng nhân sự
Số ngày làm việc trong tuần
Thời gian làm việc
Lượng nước đang sử dụng
Loại nước đang dùng
Nhu cầu nước bình hay nước chai
Số lượng phòng họp và khu vực tiếp khách
Thiết bị nóng lạnh hiện có
Không gian lưu trữ nước
Số địa điểm cần giao

Nếu doanh nghiệp chưa có dữ liệu sử dụng trước đó, iWater có thể đề xuất số lượng ban đầu dựa trên quy mô văn phòng. Sau một thời gian giao thực tế, lịch và số lượng sẽ được điều chỉnh phù hợp hơn.

Bước 2: Lựa chọn loại nước phù hợp

Doanh nghiệp có thể lựa chọn theo nhu cầu sử dụng và ngân sách.

Nước bình 19–20 lít: phù hợp cho nhân viên sử dụng hằng ngày, khu vực pantry, nhà máy hoặc nơi có đông người.

Nước chai dung tích nhỏ: phù hợp cho phòng họp, hội nghị, tiếp khách, sự kiện và nhân sự thường xuyên di chuyển.

Nước chai dung tích lớn: thích hợp để sử dụng cá nhân trong ngày hoặc bố trí tại bàn làm việc.

Ngoài dung tích, doanh nghiệp còn có thể lựa chọn giữa nước tinh khiết, nước khoáng thiên nhiên hoặc các dòng nước có đặc tính khác nhau.

Việc lựa chọn nên dựa trên nhu cầu thực tế thay vì chỉ căn cứ vào giá bán của từng sản phẩm.

Bước 3: Xác định số lượng giao ban đầu

Số lượng đặt nước phụ thuộc vào:

Số người sử dụng
Mức tiêu thụ trung bình
Thời tiết
Tần suất giao hàng
Khả năng lưu trữ
Lượng nước dự phòng
Nhu cầu tiếp khách và hội họp

Trong những lần giao đầu tiên, doanh nghiệp nên theo dõi lượng nước còn lại trước ngày giao tiếp theo. Nếu thường xuyên dư nhiều, có thể giảm số lượng hoặc kéo dài chu kỳ. Nếu nước hết sớm, cần tăng số lượng hoặc rút ngắn thời gian giữa hai lần giao.

Bước 4: Thống nhất lịch giao hàng

Lịch giao cần phù hợp với giờ làm việc và điều kiện tiếp nhận tại từng địa điểm.

Doanh nghiệp nên cung cấp rõ:

Ngày có thể nhận hàng
Khung giờ phù hợp
Thời gian nghỉ trưa
Quy định ra vào tòa nhà
Vị trí giao nhận
Tầng lầu
Thông tin liên hệ của người nhận
Điều kiện sử dụng thang máy hoặc khu vực vận chuyển hàng

Đối với văn phòng trong tòa nhà, nhà máy hoặc khu công nghiệp, nhà cung cấp có thể cần thêm thông tin đăng ký giao nhận. Việc chuẩn bị từ đầu giúp hạn chế tình trạng nhân viên giao hàng đến nơi nhưng không thể tiếp cận khu vực nhận nước.

Bước 5: Cung cấp thông tin doanh nghiệp

Nếu cần hóa đơn điện tử, hợp đồng hoặc hồ sơ thanh toán, doanh nghiệp nên gửi đầy đủ:

Tên công ty hoặc đơn vị
Mã số thuế
Địa chỉ xuất hóa đơn
Email nhận hóa đơn
Người phụ trách
Số điện thoại
Địa chỉ giao hàng
Phương thức thanh toán

Địa chỉ xuất hóa đơn và địa chỉ giao nước có thể khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp cần ghi rõ từng thông tin để tránh nhầm lẫn trong quá trình xử lý.

Bước 6: Xác nhận đơn hàng trước khi giao

Tùy theo thỏa thuận, iWater có thể giao theo lịch đã thiết lập hoặc liên hệ xác nhận trước mỗi lần giao.

Nội dung xác nhận thường bao gồm:

Sản phẩm
Số lượng
Thời gian giao
Địa chỉ nhận hàng
Số vỏ bình dự kiến thu hồi
Người nhận
Ghi chú phát sinh

Đối với doanh nghiệp có mức sử dụng thay đổi, việc xác nhận trước giúp điều chỉnh số lượng phù hợp với tồn kho thực tế.

Bước 7: Giao hàng và kiểm nhận

Khi nhận nước, người phụ trách nên kiểm tra:

Đúng thương hiệu và sản phẩm
Đúng dung tích
Đủ số lượng
Tình trạng bao bì
Số vỏ bình giao trả
Phiếu giao hàng hoặc thông tin đơn hàng
Những khoản phát sinh nếu có

Nếu phát hiện sản phẩm không đúng đơn đặt, bao bì có dấu hiệu bất thường hoặc số lượng chưa khớp, người nhận nên phản hồi ngay để được kiểm tra và xử lý.

Bước 8: Theo dõi lượng nước và điều chỉnh lịch giao

Sau một số lần giao, doanh nghiệp có thể đánh giá:

Nước có thường xuyên hết trước lịch giao không?
Lượng tồn kho có quá nhiều không?
Dung tích đang dùng có phù hợp không?
Có cần bổ sung nước chai cho phòng họp không?
Lịch giao có ảnh hưởng đến giờ làm việc không?
Số lượng vỏ bình có được đối chiếu đầy đủ không?

Lịch giao định kỳ nên được xem là một kế hoạch linh hoạt. Khi số lượng nhân sự, địa điểm làm việc hoặc nhu cầu sử dụng thay đổi, doanh nghiệp cần điều chỉnh lại.

Cách ước tính nhu cầu nước uống cho văn phòng

Không có một con số cố định phù hợp với mọi doanh nghiệp. Lượng nước sử dụng còn phụ thuộc vào điều kiện làm việc, thời tiết, loại thực phẩm và đồ uống được phục vụ tại văn phòng.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng cách ghi nhận:

Số lượng nước đang mua trong một tuần hoặc một tháng
Số nhân sự làm việc thực tế
Lượng nước còn dư trước lần giao tiếp theo
Số lần phải đặt bổ sung ngoài lịch
Nhu cầu riêng của phòng họp và khu vực tiếp khách

Sau khoảng một tháng, doanh nghiệp sẽ có dữ liệu tương đối rõ để xây dựng lịch giao phù hợp.

Nếu văn phòng thường xuyên thay đổi số người làm việc, có thể duy trì một lượng nước dự phòng vừa phải thay vì đặt số lượng quá lớn trong mỗi lần giao.

Nên giao nước theo lịch cố định hay theo tồn kho thực tế?

Mỗi hình thức có ưu điểm riêng.

Giao theo lịch cố định

Phù hợp với văn phòng có lượng sử dụng ổn định. Ví dụ, giao vào thứ Hai và thứ Năm hằng tuần.

Ưu điểm:

Dễ ghi nhớ
Chủ động sắp xếp người nhận
Hạn chế phát sinh cuộc gọi đặt hàng
Thuận tiện theo dõi số lượng

Giao theo tồn kho thực tế

Phù hợp với doanh nghiệp có lượng sử dụng thay đổi theo từng thời điểm.

Trước ngày dự kiến giao, người phụ trách kiểm tra số lượng còn lại và xác nhận lượng cần bổ sung.

Ưu điểm:

Hạn chế tồn kho quá nhiều
Phù hợp với văn phòng làm việc linh hoạt
Dễ điều chỉnh theo số nhân sự thực tế

Doanh nghiệp cũng có thể kết hợp hai cách: duy trì một ngày giao dự kiến nhưng xác nhận lại số lượng trước khi giao.

Cách quản lý vỏ bình nước tại công ty

Đối với nước bình sử dụng vỏ luân chuyển, doanh nghiệp nên chỉ định một người hoặc bộ phận quản lý.

Mỗi lần giao cần ghi nhận:

Số bình nước mới nhận
Số vỏ bình đã trả
Số vỏ còn giữ
Số vỏ hư hỏng hoặc thất lạc
Số tiền ký cược nếu có

Vỏ bình nên được tập trung tại một khu vực, tránh để rải rác tại nhiều phòng ban hoặc mang sang địa điểm khác mà không cập nhật.

Nếu công ty có nhiều chi nhánh, số lượng vỏ cần được theo dõi riêng tại từng địa điểm để thuận tiện đối chiếu.

Doanh nghiệp có nhiều địa điểm nên tổ chức giao nước thế nào?

Với công ty có nhiều văn phòng, cửa hàng hoặc cơ sở hoạt động, nên lập danh sách quản lý gồm:

Tên từng địa điểm
Địa chỉ
Người nhận hàng
Số điện thoại
Khung giờ giao
Sản phẩm sử dụng
Số lượng dự kiến
Lịch giao
Số vỏ bình đang lưu
Bộ phận chịu trách nhiệm thanh toán

Doanh nghiệp có thể sử dụng chung một đầu mối đặt hàng nhưng chỉ định người nhận tại từng cơ sở.

Việc thống nhất một nhà cung cấp giúp doanh nghiệp dễ tổng hợp đơn hàng và đánh giá mức sử dụng. Tuy nhiên, lịch giao vẫn cần được thiết kế phù hợp với đặc điểm của từng địa điểm.

Những vấn đề cần thống nhất với nhà cung cấp từ đầu

Trước khi triển khai giao định kỳ, doanh nghiệp nên trao đổi rõ:

Giá sản phẩm
Giá đã bao gồm thuế hay chưa
Số lượng tối thiểu
Phạm vi giao hàng
Chi phí vận chuyển nếu có
Khung giờ phục vụ
Chính sách vỏ bình
Chính sách đổi sản phẩm
Hình thức xác nhận đơn
Phương thức thanh toán
Thời hạn công nợ
Quy trình xuất hóa đơn
Cách xử lý đơn hàng phát sinh
Người phụ trách của hai bên

Những nội dung này có thể được thể hiện trong báo giá, thỏa thuận hoặc hợp đồng tùy theo quy mô và nhu cầu giao dịch.

Một quy trình giao nước ổn định cần đáp ứng điều gì?

Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp dựa trên khả năng phục vụ lâu dài, không chỉ dựa vào giá của một đơn hàng.

Một quy trình phù hợp cần bảo đảm:

Sản phẩm có nguồn gốc rõ ràng
Danh mục nước đáp ứng nhiều nhu cầu
Giao đúng sản phẩm và số lượng
Lịch giao tương đối ổn định
Có người tiếp nhận và xử lý yêu cầu
Quản lý vỏ bình rõ ràng
Hỗ trợ hóa đơn điện tử
Có báo giá và hợp đồng khi doanh nghiệp cần
Có khả năng phục vụ nhiều địa điểm
Xử lý kịp thời khi nhu cầu thay đổi

Dịch vụ giao nước uống định kỳ cho doanh nghiệp tại TP.HCM

iWater cung cấp nước uống đóng bình và đóng chai cho văn phòng, công ty, cửa hàng, trường học, nhà hàng, khách sạn cùng nhiều cơ sở hoạt động tại TP.HCM.

Dựa trên số lượng nhân sự, loại hình hoạt động và nhu cầu sử dụng, iWater có thể phối hợp cùng doanh nghiệp xây dựng phương án:

Chọn loại nước phù hợp
Ước tính số lượng ban đầu
Thiết lập lịch giao
Giao nước theo nhu cầu thực tế
Theo dõi và thu hồi vỏ bình
Hỗ trợ báo giá, hợp đồng và hóa đơn
Phục vụ một hoặc nhiều địa điểm

Một quy trình giao nước hợp lý không cần quá phức tạp. Điều quan trọng là doanh nghiệp luôn có đủ nước sử dụng, kiểm soát được số lượng và giảm bớt những công việc phát sinh cho người phụ trách.

Doanh nghiệp cần tư vấn lịch giao nước định kỳ hoặc yêu cầu báo giá có thể cung cấp cho iWater số lượng nhân sự, địa chỉ giao hàng, loại nước đang sử dụng và tần suất dự kiến.

Hotline: 0903 383 054
Email: thu@iwater.vn
Website: https://iwater.vn/