Scan tài liệu kế toán – hóa đơn chứng từ cho doanh nghiệp, lưu trữ khoa học và dễ kiểm tra

Thực trạng lưu trữ tài liệu kế toán hiện nay

Nhiều doanh nghiệp vẫn đang lưu trữ chứng từ theo phương pháp truyền thống, dẫn đến các vấn đề:

• Hồ sơ chất đống theo từng năm
• Khó tìm kiếm hóa đơn khi cần đối chiếu
• Dễ nhầm lẫn hoặc thất lạc
• Tốn diện tích lưu trữ
• Mất nhiều thời gian kiểm tra số liệu

Đặc biệt trong các kỳ kiểm toán hoặc quyết toán thuế, việc truy xuất tài liệu nhanh chóng trở nên cực kỳ quan trọng.

Scan tài liệu kế toán là gì

Scan tài liệu kế toán là quá trình chuyển toàn bộ chứng từ, hóa đơn giấy thành file điện tử, thường là PDF, để phục vụ lưu trữ và sử dụng.

Không chỉ đơn thuần là chụp lại tài liệu, dịch vụ scan chuyên nghiệp còn giúp:

• Phân loại theo tháng, quý, năm
• Đặt tên file rõ ràng
• Sắp xếp dữ liệu khoa học
• Hỗ trợ tìm kiếm nhanh

=> Bản chất là tổ chức lại hệ thống dữ liệu kế toán

Vì sao doanh nghiệp nên scan hóa đơn chứng từ

Tìm kiếm nhanh chóng

Chỉ cần nhập tên file hoặc mã chứng từ là có thể truy xuất ngay

Dễ kiểm tra và đối chiếu

Khi cần rà soát số liệu hoặc làm việc với cơ quan thuế

Giảm rủi ro mất dữ liệu

Không còn lo hư hỏng, ẩm mốc, thất lạc

Tiết kiệm không gian lưu trữ

Không cần lưu giữ quá nhiều hồ sơ giấy

Hỗ trợ làm việc từ xa

Kế toán có thể truy cập tài liệu mọi lúc khi cần

Dịch vụ scan tài liệu kế toán tại Print24h

Print24h triển khai dịch vụ scan chứng từ theo hướng phục vụ doanh nghiệp, đảm bảo tính chính xác và hệ thống.

Xử lý số lượng lớn

• Hàng nghìn đến hàng chục nghìn chứng từ
• Phù hợp doanh nghiệp hoạt động lâu năm

Phân loại rõ ràng

• Theo tháng, quý, năm
• Theo loại chứng từ

Scan 2 mặt đầy đủ

• Không bỏ sót nội dung
• Phù hợp hóa đơn nhiều trang

Định dạng file khoa học

• Gộp file theo bộ chứng từ
• Hoặc tách file theo từng hóa đơn

Đặt tên file dễ hiểu

• Theo ngày, số chứng từ, nội dung
• Giúp kế toán tìm kiếm nhanh chóng

Quy trình scan tài liệu kế toán

Bước 1: Khảo sát tài liệu

Đánh giá số lượng, loại chứng từ và yêu cầu xử lý

Bước 2: Phân loại

Sắp xếp theo năm, tháng hoặc loại hồ sơ

Bước 3: Chuẩn bị

Gỡ ghim, làm phẳng tài liệu

Bước 4: Scan

Sử dụng thiết bị chuyên dụng để đảm bảo tốc độ và độ chính xác

Bước 5: Xử lý file

Căn chỉnh, xoay trang, kiểm tra lỗi

Bước 6: Bàn giao

Giao file theo cấu trúc thư mục rõ ràng, dễ sử dụng

Những doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ này

• Công ty có nhiều hóa đơn, chứng từ
• Doanh nghiệp cần lưu trữ dữ liệu lâu năm
• Công ty chuẩn bị kiểm toán hoặc quyết toán thuế
• Văn phòng kế toán dịch vụ
• Doanh nghiệp muốn chuyển sang quản lý dữ liệu điện tử

Scan chứng từ có cần bảo mật không

Câu trả lời là có, và đây là yếu tố rất quan trọng.

Print24h đảm bảo:

• Không sao chép dữ liệu ra ngoài
• Bàn giao trực tiếp cho khách hàng
• Có thể xử lý theo yêu cầu bảo mật riêng

Tài liệu kế toán là dữ liệu nhạy cảm, vì vậy quy trình xử lý luôn được kiểm soát chặt chẽ.

Chi phí scan tài liệu kế toán

Chi phí phụ thuộc vào:

• Số lượng chứng từ
• Mức độ phân loại
• Yêu cầu xử lý file

Tuy nhiên, xét về hiệu quả lâu dài, chi phí này giúp doanh nghiệp:

• Tiết kiệm thời gian làm việc
• Giảm chi phí lưu trữ
• Hạn chế sai sót và rủi ro

Vì sao nên chọn Print24h

Print24h không chỉ scan tài liệu mà còn giúp doanh nghiệp:

• Tổ chức lại dữ liệu kế toán
• Tối ưu quy trình làm việc
• Dễ dàng kiểm soát thông tin

Dịch vụ phù hợp cho cả doanh nghiệp nhỏ, vừa và các đơn vị có khối lượng chứng từ lớn.

Liên hệ tư vấn dịch vụ scan chứng từ

Nếu doanh nghiệp đang cần:

• Scan hóa đơn, chứng từ số lượng lớn
• Sắp xếp lại dữ liệu kế toán
• Lưu trữ hồ sơ khoa học

Print24h sẵn sàng tư vấn giải pháp phù hợp với từng nhu cầu cụ thể.