Scanner 60 trang/phút không có nghĩa một ngày số hóa được 28.800 trang

PPM đo tốc độ scanner, không đo năng suất của cả dự án

PPM – pages per minute – là một trong những thông số dễ nhìn thấy nhất khi lựa chọn scanner tài liệu. Nó cho biết thiết bị có thể thu nhận bao nhiêu trang trong một phút dưới những điều kiện thử nghiệm xác định.

Thông số này rất quan trọng. Nếu hai thiết bị đều phù hợp với cùng loại tài liệu nhưng một máy có tốc độ cao hơn đáng kể, sự khác biệt có thể ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng xử lý khối lượng lớn.

Nhưng PPM chỉ mô tả một đoạn của quy trình.

Trước khi giấy chạy qua scanner, một tập hồ sơ có thể phải được lấy khỏi hộp, kiểm tra, tháo ghim, bỏ kẹp, làm phẳng trang gấp và xác định thứ tự. Những tài liệu không phù hợp với ADF phải được tách riêng. Sau khi scan, file còn phải được kiểm tra, đặt tên, OCR, gắn metadata, chuyển vào đúng thư mục hoặc hệ thống quản lý và sao lưu.

Scanner chỉ hoạt động hết tốc độ trong khoảng thời gian thực sự có tài liệu phù hợp nằm trong khay và hệ thống đang thu nhận hình ảnh.

Nếu máy mất 30 giây để scan một tập tài liệu nhưng nhân viên cần hai phút chuẩn bị tập tiếp theo, nút thắt không còn nằm ở scanner.

Nếu thiết bị tạo file rất nhanh nhưng nhân viên mất nhiều thời gian để kiểm tra và đặt tên, nút thắt chuyển sang công đoạn sau scan.

Nếu phần mềm OCR xử lý chậm hơn tốc độ dữ liệu được tạo ra, hàng đợi lại hình thành ở một vị trí khác.

Đó là lý do lấy PPM nhân thẳng với số phút làm việc trong ngày thường tạo ra một con số mang tính lý thuyết hơn là năng suất thực tế.

Ngay cả tốc độ hai mặt cũng cần được đọc đúng. Một scanner có thể được công bố theo ppm và ipm – images per minute. Một tờ giấy hai mặt tạo ra hai hình ảnh, vì vậy 60 ppm và 120 ipm có thể cùng mô tả một thiết bị trong chế độ duplex, tùy cách nhà sản xuất công bố.

Nếu không hiểu đơn vị, người mua thậm chí có thể so sánh sai hai scanner ngay từ bảng thông số.

Nhưng kể cả khi đã hiểu chính xác ppm và ipm, câu hỏi quan trọng hơn vẫn là:

Trong một giờ làm việc thực tế, cả quy trình tạo được bao nhiêu trang dữ liệu đạt yêu cầu?

Đó mới là con số cần dùng để lập kế hoạch dự án.

Một ngày tám giờ không có nghĩa scanner chạy liên tục tám giờ

Hãy hình dung một ngày làm việc bình thường.

Nhân viên bắt đầu bằng việc nhận tài liệu và chuẩn bị các lô cần scan. Trong quá trình làm có thời gian nạp giấy, lấy giấy khỏi khay đầu ra, xử lý trang bị kẹt hoặc bất thường, chuyển hồ sơ, kiểm tra kết quả và trao đổi khi gặp trường hợp không đúng quy chuẩn. Thiết bị cũng có những khoảng thời gian không thực sự thu nhận hình ảnh.

Vì vậy, một ca tám giờ không tương đương 480 phút scanner chạy liên tục ở tốc độ danh định.

Khái niệm hữu ích hơn là thời gian vận hành hữu ích.

Giả sử một scanner 60 ppm thực sự chạy ở tốc độ gần mức đó trong tổng cộng ba giờ của một ngày. Chỉ riêng công đoạn thu nhận lý thuyết khi ấy có thể đạt khoảng 10.800 trang. Nếu thời gian máy thực sự chạy chỉ hai giờ, con số còn khoảng 7.200 trang.

Nhưng ngay cả những con số này vẫn chưa phải sản lượng cuối cùng.

Trong 10.800 trang vừa scan có thể có file phải làm lại, hồ sơ cần bổ sung metadata hoặc những lô đang chờ QC. Nếu cuối ngày chỉ có 9.000 trang hoàn thành toàn bộ tiêu chuẩn và được chấp nhận, thì 9.000 mới là sản lượng đáng dùng để tính tiến độ, không phải 28.800 và cũng không phải 10.800.

Điều này đặc biệt quan trọng khi lập dự toán nhân sự.

Nếu lấy tốc độ scanner làm sản lượng, doanh nghiệp có thể đánh giá rằng một người vận hành đủ xử lý toàn bộ công việc. Nhưng khi triển khai mới phát hiện người đó vừa phải chuẩn bị giấy, vừa scan, vừa QC và đặt tên file. Scanner nhanh nhưng phần lớn thời gian lại đứng chờ.

Ở chiều ngược lại, nếu bố trí một nhóm chuẩn bị tài liệu liên tục cung cấp các lô đã sẵn sàng cho người vận hành, tỷ lệ thời gian scanner thực sự chạy có thể tăng đáng kể.

Khi đó, thêm nhân sự ở trước máy đôi khi làm năng suất tăng nhiều hơn việc đổi sang một scanner nhanh hơn.

Đây là điểm rất đáng chú ý khi đầu tư thiết bị.

Nếu scanner 60 ppm hiện chỉ chạy thực tế 25% thời gian vì thiếu tài liệu đã chuẩn bị, thay bằng máy 100 ppm chưa chắc làm sản lượng tăng tương ứng. Cải thiện workflow để chiếc máy hiện tại chạy 50% thời gian có thể tạo tác động lớn hơn.

Năng suất vì vậy không chỉ là đặc tính của phần cứng.

Nó là kết quả của sự cân bằng giữa con người, tài liệu, thiết bị và phần mềm.

Nút thắt ở đâu thì năng suất của cả dây chuyền nằm ở đó

Một dây chuyền số hóa có thể hình dung gồm nhiều công đoạn nối tiếp:

Chuẩn bị tài liệu → Scan → xử lý hình ảnh/OCR → metadata → QC → lưu trữ.

Mỗi công đoạn có một năng lực xử lý nhất định.

Giả sử nhóm chuẩn bị cung cấp được 6.000 trang mỗi ngày, scanner có khả năng thu nhận 12.000 trang, còn nhóm QC chỉ kiểm tra được 5.000 trang đạt yêu cầu.

Trong trường hợp này, việc mua scanner nhanh hơn gần như không giải quyết nút thắt. Dữ liệu sẽ tiếp tục tích tụ trước QC.

Nếu tăng năng lực QC lên 10.000 trang nhưng khâu chuẩn bị vẫn chỉ đạt 6.000, nút thắt lại chuyển về đầu dây chuyền.

Đây chính là cách nên nhìn năng suất của dự án: toàn bộ hệ thống chỉ có thể hoàn thành theo tốc độ của công đoạn hạn chế nhất.

Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng cần tăng nhân sự ở mọi bước. Một số công đoạn có thể tự động hóa.

Barcode hoặc quy tắc nhận dạng có thể hỗ trợ tách hồ sơ và đặt tên. OCR có thể chạy tự động theo lô. Phần mềm có thể phát hiện trang trắng, xoay trang và xử lý một số thao tác hình ảnh. Metadata có thể lấy từ hệ thống nghiệp vụ thay vì nhập lại bằng tay. QC kỹ thuật có thể kết hợp kiểm tra tự động với kiểm tra mẫu.

Mỗi phần được tự động hóa đúng chỗ sẽ thay đổi năng lực của dây chuyền.

Nhưng tự động hóa cũng phải được đo bằng dữ liệu thực tế. Nếu phần mềm tiết kiệm 10 giây cho một hồ sơ nhưng dự án có 200.000 hồ sơ, giá trị rất lớn. Nếu một tính năng phức tạp chỉ áp dụng cho vài trăm tài liệu, chi phí triển khai có thể không đáng.

Đây là lý do lô thử nghiệm ở bài trước đặc biệt quan trọng.

Pilot không chỉ kiểm tra chất lượng scan. Nó giúp đo thời gian thực tế của từng công đoạn.

Một tập hồ sơ mất bao lâu để chuẩn bị? Một lô mất bao lâu để scan? Tỷ lệ phải scan lại là bao nhiêu? OCR chạy bao lâu? Metadata mất bao nhiêu thời gian? QC xử lý được bao nhiêu hồ sơ mỗi giờ?

Khi có những con số này, đơn vị mới có thể xây một mô hình năng suất gần với thực tế thay vì dự toán bằng tốc độ trên catalogue.

Hãy tính chi phí trên dữ liệu hoàn thành, không chỉ trên số trang chạy qua máy

Năng suất cuối cùng liên quan trực tiếp đến chi phí.

Giả sử một dự án có một triệu trang. Nếu chỉ nhìn scanner, có thể nghĩ rằng mua thiết bị nhanh hơn sẽ làm chi phí trên mỗi trang giảm mạnh. Nhưng chi phí thực tế còn bao gồm nhân sự chuẩn bị, vận hành, QC, phần mềm, lưu trữ, thiết bị, quản lý và cả phần công việc phải làm lại.

Một trang đã chạy qua scanner nhưng bị thiếu mép và phải scan lại chưa phải một trang hoàn thành.

Một file đã tạo nhưng gắn sai hồ sơ còn có thể gây chi phí lớn hơn nếu lỗi chỉ được phát hiện sau nhiều tháng.

Một triệu trang được scan rất nhanh nhưng không thể tìm kiếm hoặc tổ chức không đúng mục tiêu có thể tạo ra một kho dữ liệu mà người dùng vẫn khó khai thác.

Vì vậy, đơn vị đo phù hợp hơn không phải lúc nào cũng là giá trên một trang scan.

Có thể cần nhìn vào giá trên một trang đạt QC, một hồ sơ hoàn chỉnh hoặc một đơn vị dữ liệu đã sẵn sàng đưa vào hệ thống.

Cách nhìn này cũng làm thay đổi quyết định mua scanner.

Một thiết bị đắt hơn nhưng nạp giấy ổn định, ít lỗi, có khả năng phát hiện nạp đôi tốt và tích hợp phần mềm phù hợp có thể giảm thời gian kiểm tra và làm lại. Trong khi đó, một scanner có tốc độ danh định rất cao nhưng không phù hợp với loại giấy thực tế có thể tạo ra nhiều gián đoạn hơn.

Tốc độ vì thế phải được đặt cạnh độ ổn định và toàn bộ workflow.

Đến đây, phép tính 60 × 60 × 8 = 28.800 vẫn đúng về toán học.

Nhưng nó trả lời một câu hỏi rất hẹp:

“Nếu scanner chạy liên tục ở 60 trang mỗi phút trong tám giờ, nó có thể thu nhận bao nhiêu trang?”

Một dự án thực tế lại cần trả lời câu hỏi khác:

“Trong tám giờ làm việc, cả hệ thống có thể biến bao nhiêu trang giấy thành dữ liệu đạt tiêu chuẩn và sẵn sàng sử dụng?”

Hai câu hỏi nghe gần giống nhau nhưng có thể cho ra hai con số rất khác.

Và chính khoảng cách giữa hai con số ấy là nơi năng lực vận hành của một dự án số hóa được thể hiện.

Một chiếc scanner nhanh rất có giá trị khi nó nằm trong một dây chuyền đủ khả năng cung cấp tài liệu, xử lý dữ liệu và kiểm soát chất lượng tương ứng.

Nếu không, tốc độ cao nhất trên bảng thông số có thể chỉ biến thành nhiều phút máy đứng chờ hơn.

Bởi cuối cùng, mục tiêu của dự án không phải là làm cho scanner chạy nhanh nhất.

Mục tiêu là làm cho dòng tài liệu đi từ vật gốc đến dữ liệu hoàn chỉnh một cách ổn định, chính xác và có thể đo lường được.

Khi đó, năng suất không còn được tính bằng số trang chiếc máy có thể nuốt trong một phút.

Nó được tính bằng số dữ liệu đáng tin cậy mà cả hệ thống có thể tạo ra trong một ngày.