Số hóa văn bản pháp luật và hồ sơ hành chính – từ tủ tài liệu đến cơ sở dữ liệu

Một người từng làm việc trong cơ quan hành chính trước thời máy tính phổ biến có lẽ không xa lạ với những tủ hồ sơ lớn.

Bên trong đó có thể là công văn, quyết định, hồ sơ đất đai, hộ tịch, xây dựng, tài chính, lao động hay rất nhiều loại giấy tờ khác được hình thành trong quá trình quản lý.

Mỗi hồ sơ thường gắn với một con người, một tổ chức, một thửa đất, một công trình hoặc một sự việc cụ thể.

Theo thời gian, số lượng tài liệu ngày càng lớn.

Một cơ quan hoạt động vài chục năm có thể tích lũy cả một kho hồ sơ. Nhìn rộng ra nhiều cơ quan và nhiều địa phương, lượng thông tin được lưu lại trên giấy là rất lớn.

Đó không đơn thuần là giấy tờ cũ.

Phía sau những trang giấy ấy là dữ liệu về quá trình vận hành của xã hội qua từng thời kỳ.

Một quyết định cũ vẫn có thể liên quan đến câu chuyện hôm nay

Khác với nhiều loại tài liệu chỉ mang giá trị tham khảo, hồ sơ hành chính có một đặc điểm: thông tin được tạo ra từ rất lâu trước đó đôi khi vẫn cần được tra cứu ở hiện tại.

Một quyết định được ban hành nhiều năm trước có thể liên quan đến hồ sơ đang được xử lý hôm nay.

Một tài liệu đất đai cũ có thể cần được đối chiếu khi xác định quá trình biến động của một khu vực.

Thông tin hộ tịch được lập từ nhiều thập kỷ trước vẫn có thể cần thiết khi người dân thực hiện một thủ tục.

Một văn bản pháp luật dù đã hết hiệu lực vẫn có giá trị khi nghiên cứu quy định được áp dụng tại một thời điểm trong quá khứ.

Bởi vậy, lưu trữ hành chính không chỉ nhằm giữ lại tài liệu.

Điều quan trọng hơn là có thể tìm đúng thông tin khi cần đến nó.

Trong một kho giấy lớn, công việc ấy từng phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống phân loại hồ sơ và kinh nghiệm của cán bộ lưu trữ.

Khi dữ liệu được số hóa, cách tìm kiếm bắt đầu thay đổi.

Từ chiếc tủ hồ sơ đến cơ sở dữ liệu

Số hóa một kho hồ sơ hành chính thường bắt đầu bằng một công việc rất cơ bản: chuyển tài liệu giấy thành bản số.

Máy scan tham gia ở bước đầu tiên, nhưng cũng giống như câu chuyện của thư viện, scan không phải điểm kết thúc.

Một hồ sơ được quét thành PDF nhưng mang tên “scan001” vẫn rất khó tìm lại sau nhiều năm.

Muốn tài liệu thực sự trở thành một phần của hệ thống số, những thông tin quan trọng cần được nhận diện và tổ chức.

Đó có thể là số văn bản, ngày ban hành, cơ quan ban hành, loại hồ sơ, người liên quan, địa chỉ, địa danh, thời gian hoặc những trường dữ liệu đặc thù của từng lĩnh vực.

OCR giúp nhận dạng phần chữ.

Metadata giúp mô tả tài liệu.

Hệ thống quản lý giúp phân loại, lập chỉ mục, phân quyền và tìm kiếm.

Có thể hình dung hành trình:

Hồ sơ giấy → Scan → OCR → Chuẩn hóa thông tin → Cơ sở dữ liệu → Tra cứu → Xử lý nghiệp vụ

Khi đó, một tập hồ sơ không còn chỉ được xác định bởi vị trí của nó trong một chiếc tủ.

Nó có thêm một vị trí trong hệ thống dữ liệu.

Khi người dân không còn phải mang theo quá nhiều giấy tờ

Giá trị của số hóa hành chính thể hiện rõ nhất khi dữ liệu có thể được sử dụng lại trong quá trình giải quyết công việc.

Trong cách làm truyền thống, một thông tin đã từng được cung cấp cho cơ quan này có thể tiếp tục được yêu cầu khi thực hiện một thủ tục khác. Người dân phải photocopy, chứng thực, mang theo hoặc nộp lại những giấy tờ vốn đã tồn tại ở đâu đó trong hệ thống quản lý.

Khi cơ sở dữ liệu được xây dựng và kết nối tốt, cách tiếp cận có thể thay đổi.

Thay vì hỏi:

“Người dân có mang giấy tờ đó không?”

hệ thống có thể tiến dần đến câu hỏi:

“Thông tin đó đã có trong cơ sở dữ liệu hay chưa?”

Đây là một thay đổi lớn về tư duy.

Mục tiêu cuối cùng của chuyển đổi số hành chính không phải là biến tất cả giấy tờ thành PDF, mà là để dữ liệu đã có có thể được tìm thấy, xác thực và sử dụng đúng lúc, đúng thẩm quyền.

Khi đó, lợi ích không chỉ nằm ở việc giảm diện tích kho lưu trữ.

Thời gian tìm kiếm có thể được rút ngắn. Việc sao chép hồ sơ giảm đi. Khả năng phối hợp giữa các bộ phận được cải thiện và người dân có thể bớt phải cung cấp lặp lại những thông tin mà cơ quan quản lý đã có.

Số hóa văn bản pháp luật cũng là lưu lại lịch sử quản lý

Văn bản pháp luật là một trường hợp đặc biệt của dữ liệu công.

Luật, nghị định, thông tư, quyết định và nhiều loại văn bản khác liên tục được ban hành, sửa đổi, thay thế hoặc hết hiệu lực.

Khi tra cứu một quy định hiện hành, người sử dụng cần biết văn bản nào đang có hiệu lực.

Nhưng khi nghiên cứu một sự việc xảy ra cách đây nhiều năm, câu hỏi lại khác: tại thời điểm đó, quy định nào đang được áp dụng?

Vì vậy, một hệ thống dữ liệu pháp luật có giá trị không chỉ lưu văn bản mới nhất.

Nó còn cần giữ được lịch sử thay đổi và mối quan hệ giữa các văn bản.

Một văn bản cũ khi được số hóa, nhận dạng và gắn đầy đủ thông tin về thời gian, cơ quan ban hành, tình trạng hiệu lực và các văn bản liên quan sẽ có giá trị lớn hơn rất nhiều so với một file ảnh nằm riêng lẻ.

Theo cách đó, số hóa pháp luật cũng góp phần lưu lại dòng thời gian của hoạt động quản lý xã hội.

Dữ liệu hành chính trong thời đại AI

Khi lượng hồ sơ số ngày càng lớn, AI mở ra khả năng hỗ trợ con người xử lý thông tin nhanh hơn.

Công nghệ có thể hỗ trợ nhận dạng tài liệu, phân loại hồ sơ, trích xuất một số trường thông tin, tìm kiếm nội dung hoặc phát hiện những tài liệu có liên quan.

Nhưng hồ sơ hành chính cũng là một lĩnh vực đòi hỏi sự thận trọng rất cao.

Không phải dữ liệu nào cũng có thể công khai.

Thông tin cá nhân, dữ liệu nhạy cảm, hồ sơ nội bộ và những tài liệu thuộc phạm vi hạn chế cần được quản lý bằng các cơ chế bảo mật, phân quyền và quy định pháp luật phù hợp.

AI có thể hỗ trợ tìm kiếm và xử lý, nhưng quyền truy cập và quyết định sử dụng dữ liệu vẫn cần được kiểm soát.

Bởi vậy, chuyển đổi số hành chính không chỉ là bài toán công nghệ.

Đó đồng thời là câu chuyện về chất lượng dữ liệu, bảo mật, quyền riêng tư, trách nhiệm quản lý và khả năng kết nối giữa các hệ thống.

Để những hồ sơ của quá khứ tiếp tục phục vụ hiện tại

Một tủ hồ sơ có thể chứa hàng nghìn câu chuyện của đời sống xã hội.

Một giấy khai sinh ghi nhận sự xuất hiện của một con người.

Một hồ sơ đất đai lưu lại quá trình thay đổi của một vùng đất.

Một giấy phép ghi nhận hoạt động của một doanh nghiệp hay công trình.

Một quyết định hành chính đánh dấu một thay đổi tại một thời điểm cụ thể.

Nhìn riêng từng tờ giấy, đó là những tài liệu hành chính.

Nhưng khi được tích lũy qua nhiều thập kỷ, chúng trở thành một phần dữ liệu về cách xã hội đã vận hành và thay đổi.

Chuyển đổi số giúp những thông tin ấy bước sang một môi trường mới:

Từ tủ hồ sơ → kho dữ liệu.

Nhưng giá trị thực sự chỉ xuất hiện khi dữ liệu có thể được tìm thấy, hiểu đúng bối cảnh, bảo vệ phù hợp và sử dụng để phục vụ công việc cũng như người dân.

Bởi cuối cùng, mục tiêu của số hóa hành chính không phải là tạo ra một kho PDF lớn hơn.

Đó là làm cho thông tin đã được xã hội tạo ra có thể tiếp tục phục vụ xã hội trong thời đại số.