Tính tổng chi phí sở hữu máy photocopy trong 3 năm như thế nào?

Tổng chi phí sở hữu máy photocopy là gì?

Tổng chi phí sở hữu, thường được gọi là TCO (Total Cost of Ownership), là toàn bộ chi phí liên quan đến việc đầu tư và sử dụng một thiết bị trong khoảng thời gian xác định.

Đối với máy photocopy, TCO không chỉ bao gồm giá mua ban đầu mà còn tính đến những khoản chi phát sinh trong quá trình vận hành.

Các khoản chi này thường gồm vật tư tiêu hao, linh kiện thay thế, giấy, điện năng, bảo trì và sửa chữa ngoài phạm vi bảo hành.

Tùy mục đích đánh giá, doanh nghiệp có thể xem xét thêm chi phí lắp đặt, phần mềm quản lý, thời gian gián đoạn công việc và giá trị còn lại của thiết bị khi kết thúc thời gian sử dụng.

Việc lựa chọn khoảng thời gian ba năm giúp doanh nghiệp có một kỳ dự toán tương đối rõ ràng, phù hợp để so sánh nhiều phương án đầu tư.

Tuy nhiên, ba năm không phải tuổi thọ mặc định của máy photocopy. Thiết bị có thể được sử dụng lâu hơn hoặc cần thay thế sớm hơn tùy sản lượng, điều kiện vận hành và nhu cầu công việc.

Mục tiêu của việc tính TCO là xác định tổng chi phí trong cùng một giai đoạn, thay vì chỉ so sánh giá bán giữa các model.

Xác định sản lượng in thực tế trước khi tính chi phí

Sản lượng tài liệu là một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến tổng chi phí sử dụng máy photocopy.

Trước khi lập dự toán, doanh nghiệp cần xác định số trang in và sao chụp trung bình mỗi tháng.

Nếu đang sử dụng máy photocopy hoặc máy in có bộ đếm, doanh nghiệp có thể ghi nhận số trang trong vài tháng gần nhất để làm cơ sở.

Với văn phòng mới thành lập, sản lượng có thể được ước tính từ số lượng nhân viên, đặc điểm công việc và khối lượng tài liệu dự kiến.

Tuy nhiên, không nên chỉ lấy số nhân viên nhân với một mức in cố định, bởi nhu cầu giữa các phòng ban có thể khác nhau đáng kể.

Một bộ phận kế toán hoặc hành chính có thể xử lý nhiều chứng từ, trong khi nhóm nhân viên chủ yếu làm việc trên nền tảng số có nhu cầu in thấp hơn.

Doanh nghiệp nên phân loại sản lượng theo các tiêu chí:

• Bản in đen trắng: Tài liệu văn bản, hợp đồng, chứng từ và biểu mẫu.

• Bản in màu: Báo cáo có biểu đồ, hình ảnh, tài liệu giới thiệu hoặc thuyết trình.

• Khổ giấy: Tỷ lệ sử dụng A4, A3 và các khổ giấy khác.

• Thời điểm cao điểm: Những tháng có nhu cầu in tăng do báo cáo, kiểm tra hoặc hoạt động kinh doanh.

• Tăng trưởng dự kiến: Khả năng gia tăng sản lượng khi mở rộng nhân sự và hoạt động.

Ví dụ, một văn phòng dự kiến xử lý 5.000 trang mỗi tháng sẽ có sản lượng khoảng 180.000 trang trong 36 tháng nếu nhu cầu không thay đổi.

Đây là cơ sở để phân bổ chi phí vật tư, bảo trì và giá trị đầu tư thiết bị.

Cần lưu ý rằng số trang dùng để tính chi phí nên được xác định nhất quán theo số mặt in hoặc số bản in được bộ đếm ghi nhận, không nhầm với số tờ giấy tiêu thụ.

Những khoản chi cần đưa vào bảng tính TCO

Một bảng dự toán TCO nên được xây dựng theo từng nhóm chi phí để dễ kiểm tra và điều chỉnh.

• Giá mua thiết bị: Giá máy, phụ kiện cần thiết, vận chuyển và lắp đặt nếu chưa được bao gồm.

• Mực in: Tổng chi phí hộp mực dự kiến theo sản lượng và định mức sử dụng.

• Bộ trống và vật tư khác: Chi phí thay thế các thành phần tạo ảnh, hộp mực thải hoặc vật tư tiêu hao tùy thiết kế.

• Linh kiện bảo trì: Những bộ phận hao mòn có thể cần thay thế theo thời gian hoặc sản lượng.

• Giấy in: Chi phí giấy A4, A3 và những loại giấy được sử dụng thường xuyên.

• Điện năng: Mức tiêu thụ dự kiến theo chế độ hoạt động và thời gian sử dụng.

• Bảo trì, sửa chữa: Chi phí dịch vụ kỹ thuật ngoài phạm vi bảo hành hoặc hợp đồng hỗ trợ.

• Chi phí khác: Phần mềm, dịch vụ quản lý in ấn hoặc những khoản phát sinh phù hợp với điều kiện sử dụng.

Với máy photocopy màu, cần tính riêng các màu mực và vật tư liên quan đến hệ thống tạo ảnh màu.

Định mức số trang của hộp mực và bộ trống nên được lấy từ tài liệu kỹ thuật chính thức, đồng thời xem xét mức tiêu hao thực tế nếu có dữ liệu vận hành.

Không nên mặc nhiên cho rằng tất cả hộp mực đều đạt đúng số trang danh định trong mọi điều kiện sử dụng.

Ví dụ tính tổng chi phí sở hữu trong 36 tháng

Giả sử một doanh nghiệp đang xem xét mua máy photocopy A3 đen trắng, với sản lượng dự kiến 5.000 trang mỗi tháng.

Tổng sản lượng trong ba năm sẽ là:

5.000 trang × 36 tháng = 180.000 trang.

Doanh nghiệp lập bảng dự toán giả định như sau:

Các số liệu trên hoàn toàn mang tính giả định nhằm minh họa phương pháp tính, không phải báo giá hoặc chi phí vận hành được xác nhận của một model cụ thể.

Nếu chia tổng chi phí 93 triệu đồng cho 180.000 trang, chi phí bình quân ước tính là khoảng 517 đồng/trang.

Con số này đã bao gồm phần phân bổ giá mua máy, giấy, điện năng và những khoản chi được liệt kê trong bảng.

Nếu chỉ tính mực, bộ trống và vật tư khác, tổng chi phí giả định là 24 triệu đồng, tương đương khoảng 133 đồng/trang.

Hai kết quả có ý nghĩa khác nhau.

Chi phí vật tư mỗi trang phản ánh một phần chi phí trực tiếp để tạo bản in, trong khi TCO mỗi trang phản ánh phạm vi chi phí rộng hơn trong cả giai đoạn sử dụng.

Doanh nghiệp cần xác định rõ đang so sánh chỉ số nào để tránh nhầm lẫn khi đánh giá báo giá của các nhà cung cấp.

So sánh hai model máy photocopy bằng tổng chi phí sở hữu

Khi lựa chọn giữa hai model, doanh nghiệp nên lập bảng TCO trên cùng sản lượng và thời gian sử dụng.

Ví dụ, hai thiết bị A và B được dự toán trong 36 tháng với cùng sản lượng 180.000 trang.

Trong ví dụ giả định này, máy A có giá mua thấp hơn 10 triệu đồng nhưng tổng chi phí sau ba năm lại cao hơn máy B khoảng 1 triệu đồng.

Điều này cho thấy giá mua thấp không đồng nghĩa với tổng chi phí sử dụng thấp.

Tuy nhiên, sự chênh lệch nhỏ giữa hai phương án cũng cần được xem xét thận trọng vì dự toán có thể thay đổi theo giá vật tư, sản lượng và chi phí sửa chữa thực tế.

Nếu doanh nghiệp dự kiến sử dụng máy lâu hơn ba năm, kết quả so sánh cũng có thể khác.

Ngoài chi phí, người mua cần đánh giá chất lượng bản in, tốc độ xử lý, sản lượng khuyến nghị, khả năng cung cấp linh kiện và dịch vụ kỹ thuật.

Một model có TCO dự kiến thấp hơn nhưng không đáp ứng tốt nhu cầu công việc chưa chắc là lựa chọn phù hợp.

Những sai sót thường gặp khi tính chi phí máy photocopy

Một sai sót phổ biến là chỉ tính giá mua và mực in, bỏ qua bộ trống, linh kiện hao mòn và chi phí bảo trì.

Với máy màu, việc chỉ dựa vào giá hộp mực đen cũng có thể khiến dự toán thấp hơn chi phí thực tế.

Một sai sót khác là sử dụng sản lượng tối đa do nhà sản xuất công bố để tính chi phí, thay vì sản lượng doanh nghiệp dự kiến sử dụng.

Sản lượng tối đa và sản lượng khuyến nghị là những thông số có ý nghĩa khác nhau. Người mua cần kiểm tra hướng dẫn của từng model.

Doanh nghiệp cũng nên tránh sử dụng giá vật tư tại một thời điểm để mặc nhiên dự báo chính xác cho toàn bộ ba năm.

Giá mực, linh kiện và dịch vụ có thể thay đổi theo thời gian. Vì vậy, bảng tính nên có phương án dự phòng hoặc kiểm tra độ nhạy khi chi phí tăng.

Ngoài ra, không nên trừ giá trị thanh lý dự kiến của máy nếu chưa có cơ sở đáng tin cậy.

Trong trường hợp muốn tính TCO sau khi trừ giá trị còn lại, doanh nghiệp cần sử dụng cùng phương pháp ước tính cho tất cả model được so sánh.

Việc duy trì những giả định nhất quán giúp kết quả đánh giá có ý nghĩa hơn.

Áp dụng phương pháp TCO khi đánh giá máy photocopy Pantum A3

Dòng Pantum Ultra A3 có các phiên bản đen trắng và màu, với ba mức tốc độ 25, 30 và 35 trang/phút trên khổ A4.

Khi lựa chọn giữa BM270ADN, BM330ADN, BM420ADN hoặc các phiên bản màu CM270ADN, CM330ADN và CM420ADN, doanh nghiệp có thể áp dụng cùng phương pháp tính TCO.

Trước hết, cần xác định sản lượng thực tế và tỷ lệ tài liệu màu, đen trắng.

Tiếp theo là thu thập báo giá máy, mã vật tư tương thích, giá hộp mực, bộ trống và những linh kiện cần thay thế theo khuyến nghị.

Doanh nghiệp cũng cần làm rõ điều kiện bảo hành, phạm vi bảo trì và khả năng cung cấp vật tư tại Việt Nam.

Nếu chưa có dữ liệu vận hành đủ tin cậy, bảng TCO chỉ nên được xem là dự toán để so sánh, không phải cam kết chi phí thực tế.

Phương pháp này cũng có thể áp dụng khi so sánh Pantum với máy photocopy A3 của Canon, Ricoh, Konica Minolta hoặc những thương hiệu khác.

Điều quan trọng là mọi model phải được đánh giá trên cùng sản lượng, thời gian sử dụng và phạm vi chi phí.

Doanh nghiệp nên sử dụng bảng TCO như thế nào trước khi mua máy?

Trước khi đầu tư máy photocopy A3, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp báo giá thiết bị cùng danh sách vật tư và chi phí bảo trì dự kiến.

Từ những thông tin này, có thể xây dựng bảng TCO cho 36 tháng với sản lượng sử dụng phù hợp.

Để hạn chế rủi ro, nên tính thêm các kịch bản sản lượng thấp, trung bình và cao, đặc biệt khi doanh nghiệp đang mở rộng hoạt động.

Nếu hai model có tổng chi phí dự kiến gần tương đương, quyết định cuối cùng cần xem xét thêm khả năng vận hành, chất lượng dịch vụ và mức độ phù hợp với quy trình làm việc.

TCO không phải công cụ dự đoán chính xác mọi khoản chi trong tương lai, mà là phương pháp giúp doanh nghiệp nhìn đầy đủ hơn về chi phí trước khi đầu tư.

Một chiếc máy photocopy đáng lựa chọn không nhất thiết là thiết bị có giá mua thấp nhất, mà là thiết bị đáp ứng được nhu cầu sử dụng với tổng chi phí hợp lý và khả năng duy trì công việc ổn định trong nhiều năm.