Đang tải bài viết…
02-10-2026
12 lượt xem
Văn phòng 5–15 người nên chọn máy in màu dùng chung như thế nào?
Với văn phòng 5–15 người, mua một chiếc máy in cho từng bàn làm việc thường không cần thiết. Một thiết bị đặt ở vị trí dùng chung có thể phục vụ kế toán, hành chính, kinh doanh và quản lý – miễn là máy được chọn đúng với cách cả văn phòng làm việc.
Ở quy mô này, câu hỏi không còn đơn giản là máy in nhanh bao nhiêu hay có WiFi hay không. Quan trọng hơn là nhiều người có thể sử dụng thuận tiện mà không biến chiếc máy in thành điểm nghẽn của văn phòng.
Máy dùng chung trước hết phải kết nối tốt
Nếu chỉ một người sử dụng, kết nối USB có thể đủ. Nhưng với 5–15 người, máy nên có khả năng tham gia mạng nội bộ.
Ethernet phù hợp khi doanh nghiệp muốn kết nối ổn định qua hệ thống mạng văn phòng. WiFi thuận tiện với laptop và những vị trí khó kéo dây. WiFi Direct lại hữu ích trong một số tình huống cần kết nối trực tiếp.
Khi nhiều người cùng sử dụng, khả năng kết nối mạng nên được xem là yêu cầu cơ bản chứ không còn là tính năng cộng thêm.
Đừng chỉ nhìn tốc độ in
Một văn phòng nhỏ không nhất thiết cần máy có tốc độ rất cao nếu mỗi người chỉ in vài chục trang mỗi ngày.
Ngược lại, một máy quá chậm sẽ gây bất tiện khi nhiều nhân viên gửi lệnh in cùng lúc.
Cách đánh giá hợp lý hơn là nhìn vào tổng công việc:
• Bao nhiêu người thực sự sử dụng máy mỗi ngày?
• Chủ yếu in vài trang hay thường xuyên có tài liệu dài?
• Có những thời điểm nhiều người cùng in không?
• Tỷ lệ tài liệu màu và đen trắng thế nào?
• Có thường xuyên scan và copy hay không?
Số người chỉ là điểm bắt đầu. Khối lượng công việc của cả nhóm mới quyết định cấu hình máy.
ADF và in hai mặt rất đáng quan tâm
Trong văn phòng, máy in dùng chung thường đồng thời là máy scan và copy.
Kế toán có hợp đồng cần số hóa. Hành chính có hồ sơ nhiều trang. Kinh doanh cần scan báo giá hoặc tài liệu đã ký.
ADF giúp đưa cả tập giấy vào máy thay vì scan từng trang trên mặt kính. In hai mặt tự động cũng giảm thao tác khi in hợp đồng, báo cáo và tài liệu nội bộ.
Với một thiết bị phục vụ nhiều phòng ban, hai tính năng này thường mang lại giá trị sử dụng hàng ngày rõ hơn nhiều tính năng ít khi dùng tới.
Máy màu hay đen trắng?
Nếu cả văn phòng chủ yếu in hợp đồng, chứng từ và văn bản, máy laser đơn sắc vẫn là một phương án nên xem xét.
Nhưng khi máy được chia sẻ giữa nhiều bộ phận, nhu cầu thường đa dạng hơn.
Kế toán cần báo cáo. Kinh doanh cần proposal và bảng giá. Quản lý cần biểu đồ. Hành chính cần thông báo hoặc tài liệu đào tạo.
Khi tài liệu màu xuất hiện thường xuyên, một máy in màu dùng chung giúp doanh nghiệp không phải duy trì thêm một thiết bị riêng chỉ để xử lý những công việc này.
A3 có cần thiết cho văn phòng 5–15 người?
Không phải văn phòng nào cũng cần A3.
Nếu toàn bộ công việc nằm trên A4, doanh nghiệp nên ưu tiên một máy A4 phù hợp với sản lượng thay vì mua thêm khả năng ít sử dụng.
Nhưng nếu kế toán có bảng Excel nhiều cột, kinh doanh có bảng giá hoặc biểu đồ, kỹ thuật có sơ đồ và bản vẽ cần xem rộng hơn, khả năng in A3 có thể hữu ích.
Trong trường hợp A3 chỉ phát sinh, một máy làm tốt A4 và mở rộng được lên A3 sẽ hợp lý hơn một hệ thống A3 cỡ lớn.
Epson EcoTank L14150 phù hợp với kiểu văn phòng nào?
Epson EcoTank L14150 là một ví dụ cho văn phòng nhỏ và vừa cần một thiết bị màu đa chức năng dùng chung.
Máy có Ethernet, WiFi và WiFi Direct; tích hợp in, scan, copy và fax. ADF 35 tờ hỗ trợ xử lý hồ sơ nhiều trang, khay giấy trước chứa đến 250 tờ A4 và máy hỗ trợ in hai mặt tự động trên A4/Letter.
Tốc độ ISO A4 khoảng 17 ipm đen trắng và 9 ipm màu. Ngoài công việc A4 hàng ngày, máy còn có khả năng in đến A3+ khi cần bảng biểu, sơ đồ hoặc tài liệu khổ lớn.
Hệ thống mực bình EcoTank cũng là yếu tố đáng cân nhắc nếu văn phòng có nhu cầu in màu thường xuyên.
Nhưng 5–15 người không tự động có nghĩa L14150 phù hợp
Hai văn phòng cùng có 10 nhân viên có thể có nhu cầu hoàn toàn khác nhau.
Một công ty tư vấn với 10 người nhưng mỗi ngày chỉ in vài chục trang khác hẳn một văn phòng dịch vụ cũng 10 người nhưng liên tục in hàng trăm trang.
L14150 cũng không phải máy đa chức năng A3 toàn phần: máy in được A3/A3+, nhưng scan và copy tối đa đến Legal, còn duplex tự động giới hạn ở A4/Letter.
Nếu văn phòng có sản lượng lớn, liên tục nhiều lệnh in hoặc thường xuyên scan/copy A3, cần chuyển sang nhóm máy có tải công việc và cấu hình phù hợp hơn.
Trước khi mua, hãy nhìn vào cả văn phòng trong một ngày
Một cách đơn giản là ghi lại nhu cầu thực tế trong vài ngày:
• Có bao nhiêu người sử dụng máy?
• Tổng số trang in khoảng bao nhiêu?
• Màu chiếm tỷ lệ bao nhiêu?
• Scan và copy có thường xuyên không?
• Có cần ADF và duplex không?
• A3 có thực sự phát sinh?
• Máy cần kết nối với bao nhiêu máy tính?
Từ đó doanh nghiệp mới xác định được mình cần máy đơn sắc hay màu, A4 hay A3, đơn năng hay đa chức năng và mức hiệu năng nào phù hợp.
Với văn phòng 5–15 người, một máy dùng chung tốt không phải là chiếc máy có nhiều thông số nhất, mà là chiếc máy đủ khả năng để mọi người sử dụng thuận tiện mà không phải nghĩ nhiều về nó trong công việc hàng ngày.
