Văn phòng cần in A3 nhưng chủ yếu vẫn làm việc với A4 nên chọn máy nào?

Khi A4 vẫn chiếm phần lớn công việc

Một phòng kế toán có thể in hàng trăm hợp đồng, chứng từ và báo cáo A4 nhưng chỉ đôi lúc cần một bảng tổng hợp Excel trên A3. Công ty xây dựng có thể xử lý phần lớn hồ sơ trên A4 nhưng cần in bản vẽ A3 để kỹ sư trao đổi nhanh. Phòng kinh doanh cũng có lúc cần một bảng giá, biểu đồ hay proposal màu lớn hơn A4 để trình bày thuận tiện.

Trong những trường hợp này, nhu cầu thực sự không phải là một hệ thống A3 chuyên dụng.

Doanh nghiệp vẫn cần một chiếc máy làm tốt công việc A4 hàng ngày, nhưng muốn có thêm A3 như một khả năng mở rộng khi công việc phát sinh.

Đây là hai nhu cầu rất khác nhau và cũng dẫn đến hai cách chọn máy khác nhau.

Đừng bắt đầu bằng câu hỏi “máy nào in được A3?”

Khổ giấy chỉ là một trong nhiều yếu tố.

Trước khi chọn máy, doanh nghiệp nên nhìn lại công việc hàng ngày:

• Mỗi ngày in A4 nhiều hay ít?
• A3 được sử dụng thường xuyên hay chỉ phát sinh?
• A3 chủ yếu là bảng biểu, bản vẽ, sơ đồ hay hình ảnh?
• Có cần scan và copy tài liệu nhiều trang không?
• Có cần scan hoặc copy chính tài liệu A3 không?
• Một người sử dụng hay cả phòng cùng dùng?
• Có cần in hai mặt tự động?
• Có cần ADF để xử lý hồ sơ nhiều trang?
• Nhu cầu in màu có thường xuyên không?

Chỉ riêng câu hỏi “có cần scan/copy A3 không?” đã có thể thay đổi hoàn toàn lựa chọn.

Một máy có khả năng in A3 chưa chắc đã là một máy đa chức năng A3.

Ba kiểu nhu cầu A3 thường gặp trong doanh nghiệp

Có thể chia khá rõ thành ba nhóm.

Nhóm thứ nhất là văn phòng chủ yếu làm A4, thỉnh thoảng mới in A3. Đây thường là kế toán, hành chính, kinh doanh, doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc văn phòng có nhiều loại công việc khác nhau.

Nhóm thứ hai là đơn vị làm việc thường xuyên với cả A4 và A3. Không chỉ in mà còn có thể cần scan, copy A3, xử lý nhiều bộ hồ sơ và cần tốc độ cao hơn.

Nhóm thứ ba là các đơn vị làm việc chuyên sâu với bản vẽ hoặc khổ lớn như kiến trúc, thiết kế, xây dựng và kỹ thuật. Nếu công việc thường xuyên vượt A3 lên A2, A1 hoặc A0 thì máy in văn phòng A3 không còn là giải pháp phù hợp; lúc này cần xem xét nhóm máy in khổ lớn.

Việc xác định mình thuộc nhóm nào quan trọng hơn nhiều so với việc so sánh một vài thông số giữa các model.

Một chiếc máy A4 “mở rộng” lên A3 có thể là phương án hợp lý

Với nhóm thứ nhất, một cấu hình khá thực tế là:

Máy xử lý tốt A4 hàng ngày, có scan, copy, ADF, in hai mặt và kết nối mạng; đồng thời có thêm khả năng đưa giấy A3/A3+ vào khi phát sinh công việc khổ lớn.

Ưu điểm của cách chọn này là doanh nghiệp không phải dành quá nhiều diện tích và chi phí cho một hệ thống A3 lớn trong khi phần lớn thời gian vẫn chỉ sử dụng A4.

Đặc biệt với văn phòng nhỏ và vừa, một thiết bị có thể đảm nhiệm nhiều công việc thường ngày sẽ thực tế hơn việc mua máy chỉ vì một nhu cầu A3 không thường xuyên.

Kế toán: đôi khi A3 giải quyết một vấn đề rất nhỏ nhưng khó chịu

Bảng tính là ví dụ điển hình.

Một bảng Excel có nhiều cột khi ép xuống A4 có thể khiến chữ quá nhỏ hoặc phải chia thành nhiều trang. Chuyển sang A3 giúp giữ được nhiều dữ liệu trên cùng một mặt giấy, thuận tiện hơn khi kiểm tra và trao đổi.

Nhưng công việc hàng ngày của kế toán vẫn là hợp đồng, chứng từ, bảng kê và hồ sơ A4.

Vì vậy, với nhóm này, ADF, in hai mặt A4, scan và khả năng dùng chung qua mạng thường quan trọng hơn việc sở hữu một máy A3 công suất lớn.

Xây dựng và kỹ thuật: cần phân biệt “xem bản vẽ” với “in bản vẽ”

Một công ty xây dựng nhỏ có thể cần in bản vẽ A3 để kỹ sư kiểm tra, ghi chú hoặc trao đổi tại văn phòng. Trong trường hợp đó, máy in màu A3 có thể đáp ứng khá tốt.

Nhưng nếu doanh nghiệp phải thường xuyên xuất bản vẽ kỹ thuật số lượng lớn hoặc làm việc với A1, A0, câu chuyện hoàn toàn khác. Khi đó cần xem xét máy in khổ lớn chuyên dụng.

Nói cách khác, không nên mua một máy A3 văn phòng rồi kỳ vọng nó thay thế máy chuyên in bản vẽ.

Kinh doanh và marketing: A3 hữu ích khi cần trình bày

Proposal, bảng giá, biểu đồ doanh số, sơ đồ dự án, tài liệu đào tạo hay một bản trình bày nội bộ đôi khi dễ đọc hơn nhiều khi được in trên A3.

Nếu nhu cầu này chỉ xuất hiện vài lần trong tuần hoặc vài lần trong tháng, việc trang bị một máy màu đa chức năng có khả năng in A3 sẽ hợp lý hơn một hệ thống A3 lớn.

Ở nhóm này, chất lượng tài liệu màu, khả năng kết nối WiFi/LAN và chi phí mực lâu dài cũng nên được cân nhắc cùng khổ giấy.

Epson EcoTank L14150 là một ví dụ của cách tiếp cận này

Epson EcoTank L14150 là một model khá điển hình cho nhóm văn phòng chủ yếu xử lý A4 nhưng cần mở rộng sang A3/A3+.

Máy tích hợp in, scan, copy và fax; có ADF 35 tờ, in hai mặt tự động đến A4/Letter, WiFi, WiFi Direct và Ethernet. Tốc độ in tiêu chuẩn ISO trên A4 đạt khoảng 17 ipm đen trắng và 9 ipm màu.

Khay giấy trước chứa tối đa 250 tờ A4, trong khi khe nạp phía sau có thể nhận giấy A3+ khi cần. Kích thước máy khoảng 498 × 358 × 245 mm và trọng lượng khoảng 9,7 kg, cho thấy đây vẫn là thiết bị được thiết kế theo hướng tương đối gọn cho môi trường văn phòng.

Khả năng in mở rộng đến A3+ chính là phần bổ sung đáng chú ý.

Nhưng L14150 không phải máy đa chức năng A3 toàn phần

Đây là điểm người mua cần hiểu trước khi lựa chọn.

L14150 có thể in đến A3+, nhưng scan và copy tối đa ở kích thước Legal với vùng quét tối đa 216 × 356 mm. In hai mặt tự động cũng giới hạn ở A4/Letter.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp cần thường xuyên:

• Scan bản vẽ A3.
• Copy tài liệu A3.
• Xử lý hồ sơ A3 qua ADF.
• In A3 hai mặt tự động.
• In A3 với sản lượng lớn.

thì nên xem xét một phân khúc máy khác.

Đây cũng là lý do không nên chỉ nhìn thấy chữ “A3+” trong tên sản phẩm rồi mặc nhiên hiểu tất cả chức năng của máy đều làm việc ở A3.

Tốc độ A3 cũng cần được nhìn đúng

L14150 có tốc độ ISO A4 khoảng 17 ipm đen trắng và 9 ipm màu, nhưng khi chuyển sang A3, tốc độ công bố khoảng 3,5 ipm đen và 2,3 ipm màu.

Con số này nói khá rõ về cách sử dụng phù hợp của máy.

A4 là công việc chính. A3 là khả năng mở rộng.

Nếu mỗi ngày doanh nghiệp cần in hàng trăm trang A3, nên tìm một thiết bị được thiết kế cho tải công việc đó thay vì chỉ dựa vào khả năng “có thể in A3”.

Chi phí vận hành cũng cần tính từ đầu

Với văn phòng in màu thường xuyên, giá mua máy chỉ là một phần của tổng chi phí sử dụng.

L14150 sử dụng hệ thống mực bình Epson EcoTank với bộ mực 001. Epson công bố hiệu suất mực thay thế khoảng 7.500 trang đối với mực đen và khoảng 6.000 trang đối với bộ mực màu theo điều kiện thử nghiệm của hãng.

Máy cũng sử dụng Maintenance Box C13T04D100, là vật tư bảo trì cần thay khi đạt giới hạn sử dụng.

Việc biết trước máy sử dụng loại mực nào, vật tư bảo trì nào và khả năng tìm mua lâu dài ra sao sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá thiết bị đầy đủ hơn thay vì chỉ so sánh giá bán ban đầu.

Khi nào L14150 là lựa chọn đáng cân nhắc?

Có thể xem xét Epson EcoTank L14150 khi doanh nghiệp có phần lớn công việc trên A4 nhưng đồng thời:

• Cần in màu thường xuyên.
• Thỉnh thoảng cần A3 hoặc A3+.
• Cần scan, copy và fax tài liệu văn phòng.
• Cần ADF để xử lý hồ sơ nhiều trang.
• Muốn in hai mặt A4 tự động.
• Có nhiều người dùng chung máy qua mạng LAN hoặc WiFi.
• Muốn sử dụng hệ thống mực bình thay vì cartridge dung lượng nhỏ.
• Không cần scan hoặc copy A3 thường xuyên.

Nếu phần lớn những điều trên đúng với công việc thực tế, đây chính là nhóm thiết bị nên đưa vào danh sách cân nhắc.

Đừng mua một chiếc máy lớn hơn nhu cầu chỉ vì “sau này có thể cần”

Máy in văn phòng nên được lựa chọn theo công việc diễn ra hàng ngày, sau đó mới dành một khoảng khả năng mở rộng cho những nhu cầu ít thường xuyên hơn.

Nếu 90% công việc là A4 và chỉ một phần nhỏ cần A3, doanh nghiệp không nhất thiết phải tổ chức cả hệ thống in xoay quanh A3.

Ngược lại, nếu A3 đã trở thành một phần thường xuyên của quy trình làm việc, việc tiếp tục sử dụng một máy chỉ “có thêm khả năng A3” cũng không còn hợp lý.

Điểm quan trọng không phải là chọn chiếc máy có nhiều chức năng nhất, mà là chọn chiếc máy mà những chức năng mình sử dụng nhiều nhất được thiết kế để làm tốt nhất.

Với một văn phòng chủ yếu làm A4 nhưng thỉnh thoảng cần tài liệu màu A3/A3+, những model như Epson EcoTank L14150 cho thấy có một khoảng lựa chọn nằm giữa máy A4 thông thường và hệ thống A3 chuyên dụng. Hiểu đúng khoảng nhu cầu này sẽ giúp doanh nghiệp mua vừa đủ, sử dụng thuận tiện và tránh trả tiền cho những khả năng ít khi dùng đến.