HP ScanJet Enterprise Flow 9000 s1 và N9000 sn1: Cùng tốc độ quét A3, khác nhau ở cách vận hành

Cùng nền tảng quét tài liệu A3 tốc độ cao

HP ScanJet Enterprise Flow 9000 s1 (8Q4W0A) và HP ScanJet Enterprise Flow N9000 sn1 (8Q4W1A) đều thuộc dòng máy quét tài liệu chuyên dụng Enterprise Flow của HP, hướng đến các tổ chức cần xử lý hồ sơ giấy với khối lượng lớn.

Cả hai model đều hỗ trợ quét tài liệu khổ A3, tốc độ tối đa 80 trang/phút hoặc 160 ảnh mặt giấy/phút ở độ phân giải 300 dpi, khay nạp tự động ADF 100 tờ và công suất quét khuyến nghị lên đến 30.000 trang/ngày.

Thiết bị sử dụng cơ chế quét hai mặt trong một lần nạp giấy (Single-pass Duplex), kết hợp công nghệ HP EveryPage hỗ trợ phát hiện tình trạng nạp nhiều tờ. Phần mềm xử lý tài liệu của HP còn hỗ trợ nhận dạng ký tự OCR, tạo PDF có thể tìm kiếm và tổ chức dữ liệu sau khi quét.

Như vậy, nếu chỉ xét tốc độ, độ phân giải và năng lực xử lý tài liệu, hai model gần như tương đương. Khách hàng không nên hiểu rằng N9000 sn1 quét nhanh hơn hoặc cho hình ảnh tốt hơn chỉ vì tên model có thêm ký tự N.

HP ScanJet Enterprise Flow 9000 s1 – Trạm quét tài liệu kết nối USB

HP ScanJet Enterprise Flow 9000 s1 được thiết kế cho mô hình quét tài liệu tập trung tại một vị trí làm việc, kết nối trực tiếp với máy tính thông qua USB 3.0.

Trong quy trình này, nhân viên chuẩn bị tài liệu, đưa giấy vào khay ADF và thực hiện tác vụ quét thông qua bảng điều khiển hoặc phần mềm trên máy tính. Sau khi quét, tài liệu có thể được kiểm tra, xử lý OCR, đặt tên và lưu vào thư mục nội bộ hoặc hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp.

Máy trang bị màn hình LCD hai dòng cùng các nút điều khiển vật lý, đáp ứng những thao tác quét cơ bản. Việc tổ chức tệp và phân phối tài liệu được thực hiện chủ yếu thông qua máy tính kết nối.

Mô hình này phù hợp với bộ phận kế toán, hành chính, văn thư hoặc các đơn vị dịch vụ số hóa có nhân viên chuyên trách vận hành máy.

Đối với doanh nghiệp đã có quy trình xử lý tài liệu trên máy tính, việc lựa chọn 9000 s1 có thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu mà không cần đầu tư thêm những chức năng mạng không sử dụng đến.

HP ScanJet Enterprise Flow N9000 sn1 – Trạm quét tài liệu tích hợp mạng LAN

HP ScanJet Enterprise Flow N9000 sn1 kế thừa năng lực quét tài liệu của phiên bản 9000 s1 nhưng bổ sung kết nối Gigabit Ethernet và màn hình cảm ứng màu 4,3 inch.

Nhờ kết nối mạng LAN, thiết bị có thể được cấu hình để gửi tài liệu trực tiếp đến email, thư mục mạng, SharePoint và các đích lưu trữ được hỗ trợ mà không cần thực hiện mọi thao tác thông qua phần mềm trên một máy tính chuyên trách.

Màn hình cảm ứng cho phép người dùng lựa chọn tác vụ, sử dụng các lối tắt đã thiết lập và xác định nơi lưu tài liệu ngay tại thiết bị. Điều này đặc biệt hữu ích trong môi trường có nhiều nhân viên cùng sử dụng máy quét.

N9000 sn1 còn hỗ trợ các chức năng quản trị và kiểm soát truy cập như bảo vệ tác vụ bằng mã PIN, xác thực và những cơ chế bảo mật phù hợp với môi trường mạng doanh nghiệp.

Thay vì chỉ là một thiết bị thu nhận hình ảnh tài liệu, N9000 sn1 có thể đảm nhiệm vai trò điểm tiếp nhận và phân phối hồ sơ điện tử trong quy trình làm việc của tổ chức.

Sự khác biệt nằm ở quy trình làm việc, không phải tốc độ quét

Có thể hình dung sự khác biệt giữa hai model qua một tình huống thực tế.

Một doanh nghiệp có bộ phận kế toán chuyên trách lưu trữ chứng từ. Mỗi ngày, nhân viên tập hợp hóa đơn, hợp đồng và phiếu thanh toán, sau đó quét thành từng bộ hồ sơ trên máy tính. Với quy trình này, HP ScanJet Enterprise Flow 9000 s1 là lựa chọn hợp lý vì thiết bị đáp ứng đầy đủ năng lực quét và xử lý tài liệu.

Trong khi đó, một doanh nghiệp có nhiều phòng ban cùng cần số hóa hồ sơ. Nhân viên hành chính muốn gửi tài liệu vào thư mục chung, bộ phận nhân sự cần lưu hồ sơ vào khu vực riêng, còn bộ phận kinh doanh thường xuyên gửi chứng từ đến email được chỉ định.

Với mô hình này, HP ScanJet Enterprise Flow N9000 sn1 có lợi thế nhờ kết nối mạng, màn hình cảm ứng và khả năng thiết lập các tác vụ quét theo nhu cầu từng bộ phận.

Sự khác biệt không nằm ở việc một máy xử lý nhiều trang hơn, mà ở số lượng thao tác người dùng phải thực hiện và cách dữ liệu được chuyển đến nơi cần lưu trữ.

Bảng so sánh HP ScanJet Enterprise Flow 9000 s1 và N9000 sn1

Doanh nghiệp nên lựa chọn phiên bản nào?

Nếu doanh nghiệp chỉ cần một thiết bị quét A3 tốc độ cao tại vị trí làm việc cố định, có nhân viên sử dụng máy tính để xử lý và lưu trữ tài liệu, HP ScanJet Enterprise Flow 9000 s1 là phương án đáng cân nhắc.

Nếu doanh nghiệp cần nhiều nhân viên cùng sử dụng máy, gửi tài liệu đến các thư mục hoặc hệ thống lưu trữ khác nhau và muốn thao tác trực tiếp tại thiết bị, HP ScanJet Enterprise Flow N9000 sn1 sẽ phù hợp hơn.

Cũng cần lưu ý rằng kết nối mạng không đồng nghĩa với khả năng xử lý tài liệu nhanh hơn. Hiệu quả thực tế còn phụ thuộc vào cách doanh nghiệp tổ chức hồ sơ, phân quyền sử dụng, cấu hình hệ thống lưu trữ và quy trình kiểm tra dữ liệu sau khi quét.

Lựa chọn máy scan từ nhu cầu tổ chức dữ liệu

Khi đầu tư máy scan tài liệu, doanh nghiệp thường quan tâm trước tiên đến tốc độ quét, khổ giấy và số trang xử lý mỗi ngày. Đây là những thông số quan trọng, nhưng chưa đủ để xác định thiết bị phù hợp.

Với HP ScanJet Enterprise Flow 9000 s1 và N9000 sn1, HP cung cấp hai phương án trên cùng nền tảng quét A3 tốc độ cao: một phiên bản tập trung vào vận hành qua máy tính và một phiên bản mở rộng khả năng kết nối, phân phối tài liệu qua mạng.

Lựa chọn đúng không nhất thiết là mua phiên bản có nhiều tính năng hơn, mà là xác định doanh nghiệp đang cần một máy quét tài liệu hiệu quả hay một điểm tiếp nhận và phân phối dữ liệu điện tử trong quy trình làm việc.

Tìm hiểu sản phẩm trên Mapstore

• HP ScanJet Enterprise Flow 9000 s1 (8Q4W0A): Máy scan tài liệu A3, kết nối USB 3.0, phù hợp trạm quét chuyên trách.

• HP ScanJet Enterprise Flow N9000 sn1 (8Q4W1A): Máy scan tài liệu A3, kết nối Gigabit Ethernet, màn hình cảm ứng màu 4,3 inch, phù hợp môi trường số hóa hồ sơ qua mạng.