Kinh nghiệm chọn máy scan tài liệu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Đừng chọn máy scan chỉ theo giá bán

Đây là sai lầm khá phổ biến.

Nhiều doanh nghiệp khi mới tìm hiểu thường:

• So sánh giá
• So tốc độ
• Chọn model rẻ nhất

Tuy nhiên với thiết bị văn phòng sử dụng hàng ngày, điều quan trọng hơn thường là:

• Có phù hợp nhu cầu thực tế không
• Có ổn định lâu dài không
• Có giúp giảm thời gian xử lý công việc không

Một chiếc máy rẻ nhưng:

• Scan chậm
• Hay kẹt giấy
• Không có ADF
• Không scan 2 mặt

thường sẽ khiến nhân viên mất thời gian hơn rất nhiều trong quá trình vận hành.

Xác định khối lượng hồ sơ mỗi ngày

Trước khi chọn máy scan, doanh nghiệp nên xác định:

• Mỗi ngày scan bao nhiêu trang?
• Scan vài lần hay liên tục?
• Scan tài liệu 1 mặt hay 2 mặt?
• Có cần lưu PDF điện tử không?

Ví dụ:

• Văn phòng nhỏ vài chục trang/ngày sẽ khác
• Phòng kế toán xử lý hàng trăm chứng từ/ngày sẽ khác

HP ScanJet Pro 2000 s2 có công suất khoảng:

• 3.500 trang/ngày

Mức này phù hợp khá tốt với:

• Văn phòng SME
• Kế toán doanh nghiệp
• Hành chính nhân sự
• Logistics
• Công ty dịch vụ

Ưu tiên máy có ADF nạp giấy tự động

Nếu doanh nghiệp thường:

• Scan hợp đồng
• Scan bộ hồ sơ nhiều trang
• Scan hóa đơn liên tục

thì ADF gần như là tính năng nên có.

ADF giúp:

• Nạp nhiều tờ cùng lúc
• Scan liên tục
• Giảm thao tác tay

Nếu không có ADF, nhân viên sẽ phải:

• Đặt từng tờ giấy
• Scan thủ công liên tục

Điều này rất mất thời gian khi khối lượng hồ sơ tăng lên.

Scan 2 mặt tự động gần như đã trở thành nhu cầu cần thiết

Rất nhiều hồ sơ hiện nay:

• In hai mặt
• Có nhiều phụ lục
• Kèm hợp đồng và biên bản

Nếu máy không hỗ trợ duplex:

• Nhân viên phải lật tay
• Dễ thiếu trang
• Tốn thời gian xử lý

HP ScanJet Pro 2000 s2 hỗ trợ:

• Scan hai mặt tự động
• Quét liên tục nhiều trang

Đây là tính năng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khá rõ trong quá trình vận hành hàng ngày.

Tốc độ scan nên phù hợp nhu cầu thật

Nhiều doanh nghiệp thường bị thu hút bởi các thông số tốc độ rất cao.

Nhưng thực tế:
Không phải văn phòng nào cũng cần máy scan công suất lớn.

Quan trọng là:

• Đủ nhanh cho nhu cầu sử dụng thật
• Hoạt động ổn định
• Không gây gián đoạn công việc

Với tốc độ khoảng:

• 35 trang/phút

HP ScanJet Pro 2000 s2 phù hợp khá tốt cho:

• Văn phòng vừa và nhỏ
• Scan chứng từ hàng ngày
• Lưu hồ sơ điện tử
• Xử lý hợp đồng và tài liệu nội bộ

OCR là tính năng rất đáng quan tâm

Nhiều doanh nghiệp hiện nay không chỉ muốn:

• Scan lưu hình ảnh

mà còn muốn:

• Tìm kiếm nội dung tài liệu
• Quản lý dữ liệu điện tử
• Lưu hồ sơ thông minh hơn

OCR giúp:

• Nhận diện chữ trong tài liệu
• Tìm kiếm theo nội dung
• Chuyển dữ liệu giấy thành dữ liệu số

Đây là tính năng khá hữu ích với:

• Kế toán
• Hành chính
• Nhân sự
• Văn phòng luật

Đừng bỏ qua yếu tố dễ sử dụng

Một vấn đề thực tế trong doanh nghiệp là:
Thiết bị càng phức tạp thì càng khó vận hành đồng bộ.

Đặc biệt với doanh nghiệp SME:

• Nhân sự thường kiêm nhiệm
• Không có IT riêng
• Cần thiết bị dễ dùng hàng ngày

Đó là lý do nhiều công ty ưu tiên:

• Driver ổn định
• Giao diện dễ dùng
• Scan một chạm
• Thiết lập đơn giản

HP ScanJet Pro 2000 s2 được nhiều doanh nghiệp chọn cũng nhờ hướng tới tính thực dụng trong vận hành văn phòng.

Chọn đúng máy scan sẽ giúp doanh nghiệp vận hành nhẹ hơn

Nhiều người nghĩ máy scan chỉ là thiết bị phụ trong văn phòng.

Nhưng thực tế:
Khi giấy tờ ngày càng nhiều, máy scan lại ảnh hưởng trực tiếp tới:

• Tốc độ xử lý hồ sơ
• Hiệu suất nhân viên
• Khả năng lưu trữ tài liệu
• Quy trình vận hành nội bộ

Một thiết bị phù hợp sẽ giúp:

• Scan nhanh hơn
• Giảm thao tác thủ công
• Dễ quản lý hồ sơ hơn
• Hỗ trợ chuyển đổi số hiệu quả hơn

HP ScanJet Pro 2000 s2 phù hợp với mô hình doanh nghiệp nào?

Dòng máy này phù hợp với:

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ
• Văn phòng kế toán
• Logistics
• Công ty thương mại
• Hành chính nhân sự
• Văn phòng luật
• Công ty dịch vụ

Đặc biệt phù hợp với môi trường:

• Scan tài liệu hàng ngày
• Có nhu cầu lưu PDF điện tử
• Muốn tối ưu quy trình xử lý hồ sơ

Đầu tư đúng thiết bị giúp tiết kiệm nhiều hơn về lâu dài

Một chiếc máy scan phù hợp không chỉ giúp:

• Xử lý hồ sơ nhanh hơn

mà còn giúp:

• Giảm thời gian thao tác
• Hạn chế gián đoạn công việc
• Giảm áp lực xử lý giấy tờ
• Tối ưu quy trình văn phòng

Và với nhiều doanh nghiệp hiện nay, đó mới là giá trị quan trọng nhất khi đầu tư một thiết bị scan tài liệu chuyên dụng.