Máy photocopy A3 cho kế toán, hành chính và doanh nghiệp xây dựng cần những gì?

Ba môi trường làm việc, cùng dùng A3 nhưng khác cách xử lý tài liệu

Kế toán, hành chính và doanh nghiệp xây dựng đều là những nhóm công việc thường xuyên tiếp xúc với tài liệu giấy, nhưng cách sử dụng máy lại khá khác nhau.

Ở bộ phận kế toán, tài liệu thường là hóa đơn, chứng từ, hợp đồng, bảng kê và những bộ hồ sơ cần sao chụp hoặc số hóa để lưu trữ. Nhu cầu A3 có thể không xuất hiện liên tục, nhưng khi gặp bảng biểu lớn, phụ lục hoặc tài liệu đóng bộ, khả năng xử lý cả A4 và A3 trên cùng một thiết bị trở nên thuận tiện.

Với hành chính, máy thường đóng vai trò thiết bị dùng chung. Công văn, biểu mẫu, hồ sơ nhân sự, hợp đồng, tài liệu họp hay các bộ giấy tờ cần sao chụp khiến công việc không chỉ dừng ở in. Một chiếc máy có thể được nhiều người sử dụng trong ngày và phải xử lý những tác vụ rất khác nhau.

Doanh nghiệp xây dựng lại có thêm một lớp nhu cầu khác. Ngoài hợp đồng, hồ sơ thanh quyết toán và tài liệu hành chính, họ còn thường xuyên làm việc với bảng khối lượng, phụ lục, sơ đồ hoặc những bản vẽ được thu nhỏ về A3 để trao đổi trong văn phòng và tại công trường.

Bởi vậy, câu hỏi “máy chạy bao nhiêu trang một phút?” chỉ phản ánh một phần của nhu cầu.

Kế toán và hành chính: nút thắt nhiều khi nằm ở bản gốc giấy

Trong một văn phòng có khối lượng in vừa phải, chênh lệch vài trang mỗi phút chưa chắc tạo ra khác biệt lớn. Ngược lại, việc mỗi ngày phải đứng bên máy để lật từng mặt của một bộ hợp đồng hay đặt từng xấp hồ sơ lên mặt kính có thể trở thành công việc lặp đi lặp lại.

Đây là lúc cần phân biệt rõ Duplex và ADF/DADF.

Duplex giải quyết đầu ra: máy có thể tự động in hai mặt. ADF hoặc DADF lại liên quan đến đầu vào, tức cách máy tiếp nhận bản gốc để copy hoặc scan. Với những bộ phận thường xuyên số hóa hồ sơ nhiều trang, khả năng nạp một xấp tài liệu và để máy tự xử lý có thể ảnh hưởng đến quy trình làm việc nhiều hơn một mức chênh lệch nhỏ về tốc độ in.

Fujifilm Apeos 2150 là một ví dụ khá rõ cho cách phân chia này. Hai cấu hình Apeos 2150 ND (TL200709) và Apeos 2150 NDA (TL200716) cùng thuộc nền tảng máy đa chức năng A3 đơn sắc, tốc độ 21 trang/phút ở A4, hỗ trợ Print, Copy, Scan màu và in hai mặt tự động.

Khác biệt đáng chú ý nằm ở cách xử lý bản gốc. Apeos 2150 ND sử dụng mặt kính Platen ở cấu hình tiêu chuẩn và có thể bổ sung bộ nạp tài liệu khi cần. Apeos 2150 NDA được trang bị sẵn DADF 110 tờ, phù hợp hơn với môi trường thường xuyên scan hoặc copy những bộ hồ sơ nhiều trang, kể cả tài liệu hai mặt.

Điều đó không có nghĩa NDA luôn là lựa chọn phù hợp hơn. Nếu công việc chủ yếu là in, thỉnh thoảng mới copy hoặc scan một vài trang, phần DADF có thể ít được khai thác. Khi đó, chính quy trình thực tế của văn phòng mới là cơ sở để xác định cấu hình cần thiết.

Doanh nghiệp xây dựng cần A3, nhưng không phải mọi tài liệu A3 đều giống nhau

Khổ A3 thường có giá trị trong môi trường xây dựng vì có thể thể hiện bảng biểu, tiến độ, sơ đồ và một số bản vẽ ở kích thước dễ đọc hơn A4. Tuy nhiên, cần phân biệt một máy photocopy văn phòng A3 với thiết bị in bản vẽ khổ lớn.

Một máy như Apeos 2150 có thể phù hợp để in hoặc sao chụp tài liệu kỹ thuật đã được bố trí trên A3, bảng khối lượng, phụ lục hợp đồng, hồ sơ nghiệm thu hay những bản vẽ thu nhỏ phục vụ trao đổi. Nhưng khi công việc đòi hỏi thường xuyên xuất bản vẽ A1, A0 hoặc các bản kỹ thuật khổ lớn ở tỷ lệ thiết kế, đó lại là bài toán của nhóm máy in khổ lớn.

Phân biệt này khá quan trọng. Một doanh nghiệp có thể cần máy A3 cho hoạt động văn phòng hằng ngày nhưng vẫn sử dụng một hệ thống khác cho bản vẽ kỹ thuật. Không nên kỳ vọng một thiết bị duy nhất giải quyết mọi loại tài liệu chỉ vì máy có khả năng in A3.

Ở chiều ngược lại, doanh nghiệp cũng không nhất thiết phải đầu tư thiết bị khổ lớn nếu nhu cầu thực tế chỉ là đọc, lưu hồ sơ điện tử và thỉnh thoảng in các bản thu nhỏ trên A3.

Từ nhu cầu thực tế đến cấu hình ND hay NDA

Nếu đặt Apeos 2150 ND và NDA vào ba môi trường trên, khác biệt giữa hai cấu hình dễ hiểu hơn khi nhìn từ công việc thay vì thông số.

Một văn phòng chủ yếu in tài liệu, thỉnh thoảng copy hoặc scan số lượng ít có thể khai thác tốt nền tảng của Apeos 2150 ND. Người dùng vẫn có A3, in hai mặt, kết nối mạng và khả năng scan màu mà không nhất thiết phải trang bị sẵn bộ nạp bản gốc lớn.

Ngược lại, bộ phận kế toán thường xuyên số hóa chứng từ, hành chính xử lý nhiều bộ hồ sơ hay doanh nghiệp xây dựng liên tục scan hợp đồng, biên bản và tài liệu hai mặt sẽ nhìn thấy giá trị của DADF rõ hơn. Với Apeos 2150 NDA, 110 tờ bản gốc có thể được đưa vào bộ nạp để máy xử lý liên tục; khả năng quét hai mặt trong một lượt tiếp tục giảm những thao tác thủ công khi tài liệu có nội dung ở cả hai mặt.

Hai máy vẫn dùng chung hệ vật tư chính gồm mực đen CT203555 và drum CT351310. Vì vậy, sự khác biệt giữa ND và NDA không nằm ở một hệ vật tư hoàn toàn khác mà chủ yếu nằm ở cách tài liệu đi vào máy và được xử lý.

Đây cũng là lý do không nên chọn cấu hình chỉ vì tên model cao hơn. Phần thiết bị được trả thêm chi phí chỉ thực sự tạo ra giá trị khi nó giải quyết một thao tác đang diễn ra đủ thường xuyên trong công việc.

Chọn máy bằng cách nhìn đường đi của tài liệu

Trước khi chọn một máy photocopy A3 cho văn phòng, có thể quan sát một ngày làm việc bình thường: tài liệu từ đâu đến, phần lớn là A4 hay A3, có bao nhiêu bộ nhiều trang, tài liệu hai mặt xuất hiện thường xuyên không, người dùng cần in nhiều hơn hay scan nhiều hơn, và sau khi scan tài liệu sẽ được lưu trữ như thế nào.

Nhìn theo cách đó, tốc độ in chỉ còn là một trong nhiều yếu tố. Một văn phòng kế toán có thể coi khả năng xử lý bản gốc nhiều trang là quan trọng; bộ phận hành chính cần sự linh hoạt giữa in, copy và scan; còn doanh nghiệp xây dựng phải xác định rõ ranh giới giữa tài liệu văn phòng A3 và bản vẽ kỹ thuật khổ lớn.

Một chiếc máy phù hợp không nhất thiết là chiếc có nhiều chức năng hơn. Đó là chiếc máy mà những chức năng được trang bị thực sự được sử dụng trong dòng công việc hằng ngày.