Máy scan có vai trò gì trong thời kỳ chuyển đổi số?

Trong hàng trăm năm, một phần rất lớn tri thức và hoạt động của xã hội được ghi lại bằng sách vở, báo chí, bản đồ, hồ sơ, văn bản pháp luật, tài liệu giáo dục, bản vẽ, hình ảnh và vô số loại giấy tờ khác.

Những tài liệu ấy không mất đi khi xã hội bước vào thời đại số. Ngược lại, chúng trở thành một kho thông tin rất lớn cần được bảo tồn và từng bước chuyển đổi thành dữ liệu có thể lưu trữ, tìm kiếm và khai thác.

Trong hành trình đó, máy scan là một trong những thiết bị tạo nên cầu nối giữa tài liệu giấy và dữ liệu số.

Từ một xã hội lưu thông tin trên giấy

Trước khi máy tính và Internet trở nên phổ biến, giấy là một trong những phương tiện quan trọng nhất để con người ghi lại và truyền tải thông tin.

Một cuốn sách lưu giữ kiến thức.

Một tờ báo ghi lại những sự kiện của một thời kỳ.

Một tấm bản đồ thể hiện địa lý, địa giới và sự thay đổi của vùng đất.

Một bộ hồ sơ hành chính ghi nhận hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước.

Một giáo trình, luận văn hay công trình nghiên cứu lưu lại tri thức của nhiều thế hệ.

Trong thư viện, trường học, viện nghiên cứu, bảo tàng, cơ quan hành chính, bệnh viện và doanh nghiệp hiện vẫn còn những kho tài liệu được hình thành từ nhiều năm, thậm chí nhiều thế hệ trước.

Đó là một phần ký ức và dữ liệu của xã hội.

Chuyển đổi số không chỉ bắt đầu từ dữ liệu mới

Ngày nay, phần lớn thông tin mới có thể được tạo trực tiếp trên máy tính. Một hợp đồng có thể được lập dưới dạng điện tử, hóa đơn được phát hành điện tử, tài liệu được lưu trên hệ thống và dữ liệu có thể được trao đổi qua Internet.

Nhưng có một câu hỏi khác:

Những tài liệu được tạo ra trước thời đại số sẽ đi đâu?

Một cuốn sách xuất bản cách đây hàng chục năm không tự trở thành dữ liệu.

Một tấm bản đồ giấy cũ không thể tự xuất hiện trong cơ sở dữ liệu.

Một tập hồ sơ lưu trữ trong tủ cũng chưa thể được tìm kiếm bằng vài từ khóa trên máy tính.

Muốn đưa những thông tin ấy vào môi trường số, trước hết cần chuyển nội dung trên giấy thành dạng mà hệ thống máy tính có thể tiếp nhận.

Đây chính là một trong những nơi máy scan tham gia vào quá trình số hóa.

Máy scan – bước đầu đưa tài liệu giấy vào môi trường số

Ở mức cơ bản nhất, máy scan chuyển hình ảnh của tài liệu vật lý thành tệp kỹ thuật số.

Nhưng nếu nhìn trong một quy trình lớn hơn, việc quét tài liệu chỉ là điểm bắt đầu:

Tài liệu giấy → Scan → OCR → Dữ liệu số → Lưu trữ → Tìm kiếm → Khai thác

Sau khi tài liệu được quét, công nghệ OCR có thể nhận dạng ký tự từ hình ảnh. Thông tin từ một trang giấy khi đó không chỉ còn là một bức ảnh mà có thể trở thành nội dung có khả năng tìm kiếm, sao chép, phân loại hoặc tiếp tục xử lý bằng phần mềm.

Khi hàng nghìn hay hàng triệu trang tài liệu được tổ chức thành cơ sở dữ liệu, cách con người tiếp cận thông tin cũng thay đổi.

Thay vì phải biết một tài liệu đang nằm ở chiếc tủ nào, ngăn nào hay quyển nào, người sử dụng có thể tìm kiếm thông qua tên tài liệu, nội dung, thời gian, địa danh hoặc những trường dữ liệu đã được thiết lập.

Những lĩnh vực vẫn còn lượng tài liệu giấy rất lớn

Nhu cầu số hóa không chỉ xuất hiện trong doanh nghiệp.

Thư viện và lưu trữ cần số hóa sách, báo, tạp chí, bản thảo và nhiều loại tư liệu để bảo tồn lâu dài và mở rộng khả năng tiếp cận.

Giáo dục có sách giáo khoa, giáo trình, luận văn, đề thi, tài liệu nghiên cứu và những kho học liệu được hình thành qua nhiều thế hệ.

Cơ quan hành chính và pháp luật lưu giữ văn bản, quyết định, hồ sơ và nhiều loại tài liệu được tạo ra từ trước khi hệ thống điện tử trở nên phổ biến.

Bảo tàng và cơ quan nghiên cứu có bản đồ, hình ảnh, tài liệu lịch sử, bản thảo và những tư liệu có giá trị cần được bảo tồn.

Doanh nghiệp vẫn còn hợp đồng, chứng từ, hồ sơ nhân sự, tài liệu kỹ thuật và nhiều hồ sơ giấy được tích lũy trong quá trình hoạt động.

Mỗi lĩnh vực có yêu cầu số hóa khác nhau, vì vậy thiết bị cũng phát triển thành nhiều nhóm: máy scan tài liệu, scan sách, scan ảnh, scan bản vẽ khổ lớn và các hệ thống số hóa chuyên dụng.

Giá trị không nằm ở việc biến giấy thành PDF

Nếu chỉ scan một tập hồ sơ rồi lưu thành hàng nghìn file PDF không được tổ chức, giá trị của số hóa vẫn còn hạn chế.

Mục tiêu quan trọng hơn là làm cho thông tin bên trong tài liệu có thể được tìm thấy và sử dụng.

Một tài liệu sau khi được số hóa tốt có thể được lập chỉ mục, tìm kiếm toàn văn, phân loại, chia sẻ theo quyền truy cập, kết nối với phần mềm quản lý và khai thác lại khi cần.

Vì vậy, máy scan không phải toàn bộ quá trình chuyển đổi số.

Nó là một thiết bị đầu vào của quá trình số hóa tài liệu.

Phía sau máy scan còn là OCR, hệ thống quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu, điện toán đám mây, quy trình nghiệp vụ và ngày nay là trí tuệ nhân tạo.

Khi AI khiến những kho tài liệu cũ có thêm giá trị

Sự phát triển của AI mở ra một góc nhìn mới đối với việc số hóa tài liệu.

Một kho sách nằm trên giá, một phòng chứa hồ sơ hay hàng nghìn tập báo cũ vẫn chứa rất nhiều thông tin, nhưng việc khai thác phụ thuộc phần lớn vào khả năng đọc và tìm kiếm thủ công của con người.

Khi tài liệu được số hóa, nhận dạng và tổ chức thành dữ liệu, máy tính có thể hỗ trợ tìm kiếm trên một khối lượng thông tin lớn hơn rất nhiều.

AI có thể tiếp tục hỗ trợ phân loại, tóm tắt, đối chiếu và phát hiện mối liên hệ giữa các tài liệu.

Điều đó khiến câu chuyện số hóa ngày nay không đơn thuần là bảo quản tài liệu cũ, mà còn là tạo điều kiện để tri thức cũ có thể tiếp tục được khai thác bằng những công nghệ mới.

Đưa ký ức của thời đại giấy vào thế giới số

Có một điều khá đặc biệt trong hành trình chuyển đổi số: xã hội càng tiến sâu vào thế giới số thì nhu cầu đưa những gì được tạo ra trước thời đại số vào môi trường mới càng trở nên rõ ràng.

Hàng trăm năm sách vở, báo chí, bản đồ, văn bản, hình ảnh và hồ sơ không thể bỏ lại phía sau chỉ vì công nghệ đã thay đổi.

Những trang giấy ấy chứa lịch sử, tri thức và dữ liệu của nhiều thế hệ.

Máy scan vì vậy vẫn giữ một vị trí riêng trong thời kỳ chuyển đổi số. Không phải bởi bản thân thiết bị có thể tạo nên chuyển đổi số, mà bởi nó giúp thực hiện một công việc rất căn bản:

đưa thông tin từ thế giới vật lý bước vào thế giới dữ liệu.

Và từ dữ liệu đó, một hành trình mới mới thực sự bắt đầu.