Một dự án số hóa cần những ai? Máy scan tốt chưa đủ nếu thiếu một quy trình con người

Trước scanner đã có rất nhiều công việc phải làm

Khi nhìn một nhân viên đưa tập giấy vào ADF, chúng ta rất dễ nghĩ rằng đó là lúc công việc số hóa bắt đầu. Thực tế, nếu quy trình được tổ chức tốt, trước khi tập hồ sơ đến được scanner nó đã trải qua khá nhiều bước.

Tài liệu phải được tiếp nhận và xác định thuộc nhóm nào. Hồ sơ cần được giữ đúng thứ tự. Ghim, kẹp và những vật có thể gây cản trở đường giấy phải được xử lý. Các trang gấp cần được kiểm tra. Ảnh, giấy rách, chứng từ nhỏ, sách đóng quyển hoặc những tài liệu không phù hợp với ADF phải được nhận diện và tách sang quy trình khác.

Đây là công việc chuẩn bị tài liệu, và trong một dự án lớn nó có thể trở thành một trong những yếu tố quyết định năng suất.

Một scanner có khả năng xử lý hàng chục trang mỗi phút nhưng không có giấy sẵn sàng để nạp thì tốc độ ấy không tạo ra giá trị. Ngược lại, nếu người chuẩn bị chạy theo sản lượng mà bỏ qua tình trạng vật gốc, ghim còn sót, giấy dính hoặc thứ tự hồ sơ bị đảo có thể tạo ra lỗi ngay từ đầu.

Người làm công đoạn này vì vậy không đơn giản là “người tháo ghim”.

Họ cần hiểu cấu trúc hồ sơ, biết những tài liệu nào được phép tách, những gì phải giữ nguyên, trường hợp nào cần chuyển sang flatbed hoặc scanner khác và sau khi scan vật gốc phải được hoàn trả theo thứ tự nào.

Với tư liệu lịch sử, yêu cầu còn cao hơn. Một cuốn sổ cũ, bức ảnh quý hay bản đồ đã giòn không thể được xử lý giống tập giấy văn phòng mới. Khi cần, người phụ trách bảo quản hoặc người hiểu rõ bộ sưu tập phải tham gia quyết định cách thao tác.

Điều này cho thấy một nguyên tắc quan trọng: người đầu tiên tiếp xúc với vật gốc cũng là một mắt xích của chất lượng dữ liệu cuối cùng.

Nếu tài liệu đã bị đảo trang trước khi scan, chiếc máy tốt nhất cũng chỉ số hóa rất chính xác… một tập hồ sơ sai thứ tự.

Người vận hành scanner không chỉ có nhiệm vụ bấm nút Scan

Khi tài liệu đã được chuẩn bị, trách nhiệm chuyển sang công đoạn thu nhận.

Người vận hành cần lựa chọn đúng cấu hình đã được dự án quy định: độ phân giải, màu sắc, một hay hai mặt, định dạng đầu ra và những thiết lập xử lý hình ảnh cần thiết. Họ phải biết cách nạp giấy phù hợp, nhận diện dấu hiệu bất thường và xử lý ngoại lệ khi scanner dừng.

Ở quy mô nhỏ, nhiều quyết định có thể được thực hiện bằng kinh nghiệm của một người. Nhưng khi có năm hoặc mười người cùng scan, việc mỗi người tự chọn một cách sẽ nhanh chóng tạo ra kho dữ liệu thiếu nhất quán.

Một nhân viên scan màu, người khác grayscale. Người đặt 300 dpi, người chọn 600 dpi. Người giữ trang trắng, người tự xóa. Người thấy tài liệu hơi nghiêng thì scan lại, người khác cho rằng vẫn đọc được nên giữ nguyên.

Không nhất thiết cách nào trong số đó luôn sai. Vấn đề là dự án không có một tiêu chuẩn chung.

Vì vậy, người vận hành scanner cần làm việc theo profile hoặc quy tắc đã được xác định cho từng nhóm tài liệu. Những quyết định mang tính hệ thống nên được giải quyết trước khi sản xuất hàng loạt, thay vì để hàng chục nhân viên tự quyết định trong lúc làm.

Kỹ năng của người vận hành còn nằm ở khả năng quan sát.

Scanner hiện đại có thể phát hiện nạp nhiều tờ, giấy lệch hoặc một số bất thường, nhưng con người vẫn phải nhận ra những trường hợp mà máy không hiểu được ngữ cảnh. Một trang bị gấp che mất chữ, ảnh được đặt ngược, tài liệu có mặt sau quan trọng nhưng hệ thống đang thiết lập một mặt hay một trang đặc biệt cần xử lý riêng đều có thể cần quyết định của người vận hành.

Vì thế, tự động hóa càng tốt không có nghĩa con người càng ít quan trọng.

Nó chỉ chuyển vai trò của con người từ thực hiện từng thao tác lặp lại sang giám sát những trường hợp mà hệ thống không nên tự quyết định.

Sau scanner cần một người đặt câu hỏi: dữ liệu này đã thực sự đúng chưa?

Đây là công đoạn rất dễ bị rút ngắn khi dự án chạy theo sản lượng.

Scanner báo hoàn thành. PDF mở được. Nhìn qua vài trang thấy rõ chữ. File được chuyển sang thư mục tiếp theo và mọi người xem như hồ sơ đã số hóa xong.

Nhưng một bản số có thể rất rõ mà vẫn sai.

Thiếu một trang là sai. Thừa trang của hồ sơ khác cũng sai. Hai mặt bị đảo thứ tự là sai. File đặt nhầm mã hồ sơ là sai. Metadata gắn nhầm người hoặc thời gian cũng sai. Một bản scan hoàn hảo về hình ảnh nhưng không còn xác định được nó thuộc hồ sơ vật lý nào vẫn là một vấn đề nghiêm trọng.

Đó là lý do kiểm soát chất lượng cần một vai trò rõ ràng.

QC có thể kiểm tra chất lượng hình ảnh, tính đầy đủ, thứ tự trang, tên file, metadata, khả năng mở file và những tiêu chí khác tùy mục tiêu dự án. Với OCR, còn có thể cần đánh giá khả năng nhận dạng trên những mẫu đại diện thay vì mặc định phần mềm đã đọc đúng toàn bộ nội dung.

Trong dự án nhỏ, người scan có thể tự kiểm tra bước đầu. Nhưng với dữ liệu quan trọng, việc có một lớp kiểm tra độc lập mang lại lợi ích rõ ràng: người kiểm tra không bị ảnh hưởng bởi chính thao tác mình vừa thực hiện và có thể đánh giá đầu ra theo tiêu chuẩn chung.

Điều này không có nghĩa mọi file đều phải được một người khác mở và đọc từ đầu đến cuối. Mức QC phải phù hợp với rủi ro, giá trị tài liệu và quy mô dự án. Có tiêu chí có thể kiểm tra tự động, có tiêu chí lấy mẫu và có những nhóm tài liệu đặc biệt cần kiểm tra chặt hơn.

Quan trọng nhất là phải xác định ai chịu trách nhiệm quyết định file đạt hay không đạt.

Nếu không có người sở hữu trách nhiệm này, lỗi rất dễ đi xuyên qua toàn bộ dây chuyền và chỉ được phát hiện nhiều tháng sau, khi bản giấy đã được chuyển kho hoặc người thực hiện không còn nhớ hồ sơ ban đầu.

Một dự án cần người chịu trách nhiệm cho toàn bộ dòng chảy, không chỉ từng chiếc máy

Khi quy mô tăng, vấn đề lớn nhất đôi khi không nằm ở từng công đoạn mà ở khoảng trống giữa các công đoạn.

Nhóm chuẩn bị nói đã bàn giao 50 hộp. Nhóm scan cho rằng chỉ nhận 49. Nhóm QC phát hiện một số file lỗi nhưng không rõ phải trả về ai. Bộ phận lưu trữ nhận dữ liệu nhưng cấu trúc thư mục khác quy ước. Trong khi đó, quản lý dự án chỉ nhìn tổng số trang đã scan và tưởng tiến độ vẫn tốt.

Một dự án số hóa vì vậy cần có người hoặc nhóm chịu trách nhiệm nhìn toàn bộ dòng chảy của tài liệu và dữ liệu.

Họ không nhất thiết phải trực tiếp vận hành scanner. Công việc quan trọng hơn là xác lập tiêu chuẩn, phân công trách nhiệm, theo dõi tiến độ, quản lý ngoại lệ và bảo đảm vật gốc có thể được đối chiếu với bản số trong suốt quá trình.

Với dự án nhỏ, chủ doanh nghiệp, nhân viên văn thư hoặc một người phụ trách có thể kiêm nhiều vai trò: vừa chuẩn bị, vừa scan, vừa QC và lưu file.

Với dự án lớn, các vai trò có thể được tách rõ hơn: quản lý dự án, chuẩn bị tài liệu, vận hành thu nhận, xử lý hình ảnh/OCR, metadata, QC, quản trị hệ thống và lưu trữ dữ liệu.

Không có một sơ đồ nhân sự duy nhất áp dụng cho tất cả.

Điều cần giữ là trách nhiệm, không nhất thiết là số lượng chức danh.

Dù chỉ có hai người, vẫn phải biết ai quyết định tiêu chuẩn. Ai kiểm tra dữ liệu. Ai xử lý trường hợp bất thường. Ai chịu trách nhiệm backup. Ai xác nhận một lô đã hoàn tất và vật gốc có thể được chuyển sang bước tiếp theo.

Khi những câu hỏi này không có câu trả lời, dự án rất dễ phụ thuộc vào trí nhớ và thói quen của từng cá nhân.

Đây cũng là lý do tài liệu hóa quy trình quan trọng. Một hướng dẫn ngắn về cách chuẩn bị hồ sơ, profile scan, quy tắc đặt tên, metadata, tiêu chí QC và cách xử lý ngoại lệ có thể giúp những người khác nhau tạo ra kết quả nhất quán hơn.

Nếu một nhân viên nghỉ việc, dự án vẫn tiếp tục.

Nếu khối lượng tăng và cần bổ sung nhân sự, người mới có tài liệu để học.

Nếu sáu tháng sau phát hiện một nhóm file có vấn đề, đơn vị có thể quay lại quy trình và biết dữ liệu đó đã được tạo theo tiêu chuẩn nào.

Đến đây, chiếc scanner trở về đúng vị trí của nó.

Nó là một thiết bị rất quan trọng, nhưng chỉ là một trạm trong dòng chảy từ vật gốc đến dữ liệu.

Trước máy có người hiểu và chuẩn bị tài liệu. Tại máy có người kiểm soát quá trình thu nhận. Sau máy có người kiểm tra, tổ chức và bảo vệ dữ liệu. Bao trùm tất cả là một người hoặc một cơ chế chịu trách nhiệm để cả chuỗi hoạt động theo cùng một tiêu chuẩn.

Một scanner 100 trang mỗi phút không thể tự biết một trang gia phả vừa bị đặt sai thứ tự.

OCR không thể tự quyết định tên một hồ sơ nên theo quy tắc nào của doanh nghiệp.

Ổ lưu trữ không thể tự biết dữ liệu nào cần giữ 20 năm.

Và phần mềm QC cũng không thể tự xác định mức sai lệch nào là chấp nhận được nếu con người chưa đặt ra tiêu chuẩn.

Công nghệ giúp giảm rất nhiều lao động lặp lại, nhưng mục đích, ngữ cảnh, trách nhiệm và quyết định cuối cùng vẫn phải được con người xác lập.

Vì vậy, khi lập ngân sách cho một dự án số hóa, đừng chỉ tính scanner, máy tính, phần mềm và dung lượng lưu trữ.

Hãy tính cả con người.

Không phải vì dự án cần thật nhiều nhân sự, mà bởi mỗi bước quan trọng phải có một người biết mình chịu trách nhiệm về điều gì.

Khi trách nhiệm rõ ràng, công nghệ mới thực sự phát huy năng lực.

Và khi đó, một dự án số hóa không còn là một căn phòng có nhiều máy scan đang chạy.

Nó trở thành một dây chuyền có thể biến vật gốc thành dữ liệu đáng tin cậy.