Scan hai mặt một lượt trên Apeos 2150 NDA – Khi số hóa hồ sơ trở thành công việc hằng ngày

Một tờ giấy hai mặt thực chất là hai trang dữ liệu

Khi nhìn một tờ hợp đồng in hai mặt, chúng ta thường gọi đó là một tờ giấy. Nhưng với quá trình số hóa, mặt trước và mặt sau là hai trang nội dung riêng biệt.

Một tập hồ sơ gồm 30 tờ in hai mặt có nghĩa máy phải thu nhận 60 mặt tài liệu.

Nếu scan thủ công trên mặt kính Platen, người sử dụng phải đặt mặt thứ nhất, thực hiện lệnh quét, lật tài liệu rồi tiếp tục với mặt thứ hai. Sau đó công việc tương tự được lặp lại với từng tờ còn lại.

Với một vài trang, thao tác này không phải vấn đề lớn. Nhưng khi số hóa hồ sơ trở thành công việc hằng ngày, thời gian của người sử dụng bắt đầu nằm nhiều hơn ở việc đặt giấy, lật giấy và thay giấy chứ không phải bản thân quá trình scan.

Quét hai mặt một lượt thay đổi cách tài liệu đi qua máy

Fujifilm Apeos 2150 NDA được trang bị DADF – Duplex Automatic Document Feeder với sức chứa tối đa 110 tờ.

Người dùng đặt tập bản gốc vào khay nạp. DADF lần lượt đưa từng tờ qua hệ thống quét và hỗ trợ Single Pass Duplex Scanning – quét hai mặt trong một lượt.

Điểm quan trọng nằm ở chữ “một lượt”.

Máy không cần người dùng lấy tài liệu ra để đảo mặt thủ công giữa quá trình. Khi một tờ giấy hai mặt đi qua bộ quét, thông tin của cả hai mặt được thu nhận để tạo thành các trang dữ liệu tương ứng.

Fujifilm công bố tốc độ scan tham chiếu trên Apeos 2150 NDA đạt tối đa 30 trang/phút đối với tài liệu đen trắng một mặt và 26 trang/phút đối với màu. Khi quét hai mặt, tốc độ có thể đạt 40 ảnh/phút đen trắng và 38 ảnh/phút màu.

Trong trường hợp này, “ảnh/phút” phản ánh số mặt tài liệu được máy thu nhận. Một tờ giấy có hai mặt nội dung sẽ tạo ra hai ảnh quét.

Giá trị không chỉ nằm ở tốc độ scan

Nhìn vào bảng thông số, rất dễ tập trung vào 30 hay 40 trang và ảnh mỗi phút. Nhưng trong môi trường văn phòng, lợi ích đáng kể hơn đôi khi lại nằm ngoài những con số này.

Hãy hình dung một nhân viên cần số hóa 10 bộ hồ sơ, mỗi bộ vài chục trang.

Nếu phải thao tác từng trang trên mặt kính, người đó gần như phải ở cạnh máy trong suốt quá trình. Nếu tài liệu hai mặt, số lần đặt và lật giấy còn tăng thêm.

Với DADF, người dùng có thể chuẩn bị tập hồ sơ, đặt vào khay nạp và để máy lần lượt xử lý các trang phù hợp. Khoảng thời gian trước đây dành cho những thao tác lặp lại có thể được chuyển sang kiểm tra hồ sơ, đặt tên file hoặc tiếp tục công việc khác.

Vì vậy, quét hai mặt một lượt không đơn thuần làm cho máy scan nhanh hơn. Nó làm giảm số lần con người phải can thiệp vào quá trình scan.

Hành chính – nhân sự: từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử

Hồ sơ nhân sự là ví dụ khá rõ về nhu cầu số hóa.

Một bộ hồ sơ có thể gồm đơn từ, hợp đồng lao động, quyết định, bằng cấp, giấy tờ cá nhân và nhiều tài liệu bổ sung theo thời gian. Một phần trong số đó vẫn tồn tại dưới dạng giấy, trong khi doanh nghiệp ngày càng cần bản điện tử để tra cứu và lưu trữ.

Nếu mỗi hồ sơ chỉ vài trang, mặt kính Platen vẫn thuận tiện. Nhưng khi cần số hóa lại hồ sơ của nhiều nhân viên hoặc xử lý những tập tài liệu mới liên tục, DADF bắt đầu phát huy giá trị.

Người vận hành có thể phân loại những tài liệu rời phù hợp để đưa qua DADF, trong khi giấy tờ nhỏ, sách, tài liệu đóng ghim hoặc bản gốc đặc biệt vẫn được xử lý trên mặt kính.

Hai cách scan không loại trừ nhau mà bổ sung cho nhau trong cùng một thiết bị.

Kế toán: nơi tài liệu hai mặt dễ trở thành một công việc lặp lại

Chứng từ kế toán, hợp đồng, hồ sơ thanh toán và tài liệu đối chiếu thường được lưu theo từng bộ.

Khi cần đưa những tài liệu này lên hệ thống lưu trữ, gửi cho bộ phận khác hoặc chuẩn bị hồ sơ điện tử, người sử dụng không chỉ cần một chiếc máy “có scan”. Điều đáng quan tâm là máy xử lý một tập tài liệu như thế nào.

DADF 110 tờ cho phép Apeos 2150 NDA nhận nhiều bản gốc liên tiếp. Khả năng quét hai mặt một lượt đặc biệt hữu ích với hợp đồng hoặc tài liệu được in hai mặt nhằm tiết kiệm giấy.

Ở đây, lợi ích tích lũy theo số lượng công việc. Một lần tiết kiệm vài thao tác có vẻ nhỏ, nhưng khi cùng quy trình được lặp lại hàng ngày, sự khác biệt trở nên rõ hơn.

Không phải tài liệu nào cũng nên đưa qua DADF

Tự động hóa không có nghĩa mọi bản gốc đều nên được đặt vào bộ nạp giấy.

Tài liệu đóng ghim cần được tháo ghim trước khi nạp. Giấy nhàu, rách, quá mỏng, có keo dán hoặc những bản gốc không phù hợp với cơ cấu kéo giấy cần được xử lý cẩn thận.

Căn cước, hộ chiếu, trang sách, giấy tờ kích thước đặc biệt hoặc những tài liệu cần giữ nguyên hiện trạng thường phù hợp hơn với mặt kính Platen.

Vì vậy, một quy trình số hóa tốt không chỉ dựa vào tốc độ máy. Người sử dụng cần phân loại tài liệu trước khi scan: những tập giấy rời, đồng đều dành cho DADF; những bản gốc đặc biệt dành cho Platen.

Cách làm này vừa tận dụng khả năng tự động của máy vừa hạn chế rủi ro với tài liệu gốc.

Scan hai mặt và in hai mặt là hai quá trình khác nhau

Apeos 2150 NDA vừa có khả năng scan hai mặt thông qua DADF, vừa có Duplex để in hai mặt tự động. Hai tính năng này thường được nhắc cùng nhau nhưng đảm nhiệm hai phía khác nhau của công việc.

DADF và hệ thống quét xử lý tài liệu đi vào máy.

Duplex xử lý giấy được máy in ra.

Điều này cho phép một tập bản gốc hai mặt được đưa vào DADF để số hóa, hoặc được sao chụp thành một bộ tài liệu hai mặt mà không phải liên tục đảo giấy bằng tay.

Khi nhìn theo cả quá trình thay vì từng thông số riêng lẻ, có thể thấy Apeos 2150 NDA được thiết kế không chỉ để in mà còn để xử lý dòng tài liệu đi vào và đi ra khỏi văn phòng.

Vì sao khả năng này tạo khác biệt giữa Apeos 2150 ND và NDA?

Fujifilm Apeos 2150 ND (TL200709) và Apeos 2150 NDA (TL200716) sử dụng cùng nền tảng A3, cùng tốc độ in/copy 21 trang/phút, cùng có Scan màu, Duplex, LAN/USB và cùng hệ vật tư.

Nhưng ND sử dụng mặt kính Platen trong cấu hình tiêu chuẩn; DADF là tùy chọn.

NDA được trang bị DADF 110 tờ tiêu chuẩn, vì vậy khả năng xử lý những tập bản gốc nhiều trang đã có sẵn ngay từ cấu hình ban đầu.

Nếu một doanh nghiệp chủ yếu in tài liệu và thỉnh thoảng mới scan vài trang, khác biệt này có thể chưa đáng kể.

Nếu số hóa hồ sơ đã trở thành công việc diễn ra mỗi ngày, DADF và quét hai mặt một lượt lại là một trong những khác biệt đáng quan tâm nhất giữa hai phiên bản.

Khi số hóa tài liệu trở thành một phần của công việc văn phòng

Một văn phòng không chuyển đổi từ giấy sang dữ liệu số chỉ bằng việc mua một chiếc máy có chức năng scan.

Quá trình ấy diễn ra từng ngày: một hợp đồng được lưu thành PDF, một tập hồ sơ nhân viên được đưa vào hệ thống, chứng từ được số hóa để tra cứu, tài liệu cũ dần được chuyển sang kho lưu trữ điện tử.

Khi khối lượng còn nhỏ, thao tác thủ công không tạo ra nhiều khác biệt. Nhưng khi số hóa trở thành một phần thường xuyên của công việc, những bước lặp lại bắt đầu quyết định hiệu quả của cả quá trình.

DADF 110 tờ và khả năng quét hai mặt một lượt trên Fujifilm Apeos 2150 NDA nên được nhìn trong bối cảnh đó.

Không chỉ là một tính năng bổ sung ở phía trên chiếc máy photocopy, mà là cách để một tập hồ sơ giấy đi vào môi trường số với ít thao tác thủ công hơn.