Tự số hóa hay thuê ngoài? Bài toán không chỉ nằm ở giá máy scan

Tài liệu phát sinh thường xuyên là lý do quan trọng để xây năng lực nội bộ

Hãy hình dung một doanh nghiệp hoạt động nhiều năm và hiện còn 500.000 trang hồ sơ giấy trong kho. Đây là lượng tài liệu tồn đọng – thường được gọi là backlog. Nếu xử lý hết 500.000 trang này, dự án lớn ban đầu về cơ bản kết thúc.

Nhưng hoạt động của doanh nghiệp vẫn tiếp tục. Hợp đồng mới, chứng từ, hồ sơ nhân sự, tài liệu kỹ thuật và nhiều giấy tờ khác vẫn phát sinh mỗi ngày. Đây lại là một bài toán khác.

Nếu doanh nghiệp chỉ nhìn vào backlog để quyết định mua thiết bị, có thể đầu tư một hệ thống scanner công suất lớn nhưng sau vài tháng lại không còn đủ khối lượng để khai thác. Ngược lại, nếu mọi tài liệu mới đều phải gửi ra ngoài, một công việc vốn có thể trở thành quy trình thường xuyên trong nội bộ lại phụ thuộc vào việc bàn giao cho bên thứ ba.

Vì vậy, trước khi quyết định, nên tách rõ khối lượng tồn đọng và khối lượng phát sinh thường xuyên.

Nếu mỗi ngày doanh nghiệp đều có lượng hồ sơ cần đưa vào hệ thống, xây một năng lực scan nội bộ có thể mang lại giá trị lâu dài. Scanner trở thành một phần của quy trình vận hành giống máy in, hệ thống lưu trữ hay phần mềm quản lý tài liệu. Nhân viên quen cấu trúc hồ sơ, hiểu quy tắc metadata và có thể đưa dữ liệu vào hệ thống ngay khi tài liệu hình thành.

Tự làm còn cho phép doanh nghiệp chủ động thay đổi ưu tiên. Một tập hồ sơ cần gấp có thể được xử lý ngay. Quy trình có thể điều chỉnh theo nghiệp vụ. Những tài liệu nhạy cảm không phải rời khỏi môi trường kiểm soát của đơn vị.

Nhưng đổi lại, doanh nghiệp phải thực sự sở hữu năng lực số hóa, chứ không chỉ sở hữu một chiếc scanner. Cần người phụ trách, tiêu chuẩn scan, quy tắc đặt tên, QC, lưu trữ, backup và phương án khi nhân sự thay đổi.

Nếu mua máy nhưng số hóa chỉ là công việc phát sinh không thường xuyên, thiết bị rất dễ trở thành tài sản ít được sử dụng.

Backlog lớn trong thời gian ngắn lại là một bài toán khác

Giả sử doanh nghiệp có 20 năm hồ sơ cần giải quyết trong sáu tháng.

Để tự làm, đơn vị có thể phải mua nhiều scanner, bố trí không gian, tuyển hoặc điều chuyển nhân sự, đào tạo, xây quy trình và tổ chức QC. Khi dự án hoàn thành, một phần năng lực ấy có thể không còn cần thiết.

Trong trường hợp như vậy, thuê một đơn vị đã có sẵn thiết bị và dây chuyền sản xuất là phương án đáng xem xét. Nhà cung cấp chuyên nghiệp có thể đã có scanner production, nhân sự chuẩn bị tài liệu, OCR, metadata, QC và khả năng tăng công suất theo dự án.

Giá trị của thuê ngoài vì vậy không chỉ là tránh mua máy.

Doanh nghiệp đang mua năng lực xử lý trong một khoảng thời gian nhất định.

Điều này đặc biệt có ý nghĩa với những loại vật gốc mà doanh nghiệp không thường xuyên gặp. Một vài trăm bản vẽ A0, sách đóng quyển hay phim âm bản có thể cần thiết bị chuyên dụng. Mua scanner riêng cho từng loại chỉ để sử dụng một lần chưa chắc hợp lý.

Tuy nhiên, thuê ngoài cũng đặt ra những yêu cầu quản lý khác. Ai kiểm kê tài liệu trước khi giao? Việc vận chuyển và bàn giao được kiểm soát thế nào? Tài liệu nhạy cảm được bảo vệ ra sao? File đầu ra theo tiêu chuẩn nào? Metadata gồm những trường gì? Nhà cung cấp kiểm soát chất lượng thế nào và xử lý ra sao nếu phát hiện thiếu trang?

Một báo giá thấp nhưng phạm vi công việc không rõ có thể tạo ra nhiều vấn đề sau khi dữ liệu được bàn giao.

Vì vậy, nếu thuê ngoài, điều quan trọng không chỉ là chọn nhà cung cấp có scanner nhanh. Doanh nghiệp phải định nghĩa rõ đầu ra mà mình muốn nhận lại.

Bảo mật và khả năng kiểm soát có thể quan trọng hơn chênh lệch chi phí

Không phải tài liệu nào cũng có thể được nhìn thuần túy bằng bài toán năng suất.

Hồ sơ nhân sự, hợp đồng, tài liệu tài chính, dữ liệu khách hàng, tài liệu pháp lý hoặc hồ sơ chứa thông tin cá nhân có thể đặt ra yêu cầu kiểm soát cao hơn. Việc tài liệu rời khỏi doanh nghiệp, ai được tiếp cận, file tạm được lưu ở đâu và dữ liệu được xóa thế nào sau khi bàn giao đều cần được xem xét.

Trong những trường hợp này, tự số hóa giúp giảm số điểm mà tài liệu phải di chuyển qua. Nhưng điều đó không mặc nhiên có nghĩa tự làm an toàn hơn. Một quy trình nội bộ thiếu phân quyền, dữ liệu lưu trên máy tính cá nhân và không có backup cũng có thể tạo ra rủi ro đáng kể.

Tương tự, thuê ngoài không mặc nhiên đồng nghĩa mất kiểm soát. Một nhà cung cấp có quy trình bàn giao, kiểm soát truy cập, nhật ký xử lý và chính sách dữ liệu rõ ràng có thể đáp ứng những yêu cầu nghiêm ngặt hơn một nhóm nội bộ chưa được tổ chức tốt.

Vấn đề cốt lõi vẫn là quản trị.

Doanh nghiệp cần biết vật gốc đang ở đâu, ai chịu trách nhiệm, dữ liệu được tạo ở đâu, ai có quyền truy cập và bản cuối cùng được bàn giao theo cách nào. Những câu hỏi này cần được trả lời dù dự án diễn ra trong phòng văn thư của doanh nghiệp hay tại một trung tâm số hóa bên ngoài.

Bởi số hóa không chỉ tạo ra bản sao của giấy. Nó biến thông tin từ một vật thể có thể khóa trong tủ thành dữ liệu có khả năng sao chép rất nhanh. Khi đó, bảo vệ dữ liệu trở thành một phần không thể tách khỏi quy trình.

Nhiều doanh nghiệp không cần chọn hoàn toàn một phía

Trong thực tế, ranh giới giữa tự làm và thuê ngoài không nhất thiết phải tuyệt đối.

Một doanh nghiệp có thể thuê xử lý kho tồn đọng lớn để rút ngắn thời gian, đồng thời xây một trạm scan nội bộ cho hồ sơ mới phát sinh. Những tài liệu A4 thông thường được xử lý tại doanh nghiệp, còn sách, bản vẽ khổ lớn hoặc vật liệu đặc biệt được chuyển cho đơn vị có thiết bị phù hợp.

Một mô hình khác là nhà cung cấp triển khai nhân sự và thiết bị ngay tại địa điểm của doanh nghiệp. Tài liệu không phải rời khỏi cơ sở nhưng doanh nghiệp cũng không cần tự xây toàn bộ đội ngũ cho một dự án ngắn hạn.

Cách tiếp cận kết hợp này cho thấy quyết định thực sự không phải lúc nào cũng là:

Mua scanner hay thuê dịch vụ?

Có thể chia bài toán thành ba câu hỏi thực tế hơn:

Khối lượng nào chỉ xuất hiện một lần? Công việc nào sẽ tiếp tục phát sinh? Loại tài liệu nào cần năng lực chuyên biệt?

Khi ba câu hỏi ấy rõ, ranh giới giữa phần nên tự làm và phần có thể thuê ngoài thường cũng rõ hơn.

Nếu hồ sơ mới phát sinh đều đặn trong nhiều năm, xây năng lực nội bộ có thể trở thành một phần của chuyển đổi số lâu dài. Nếu một kho tồn đọng rất lớn cần xử lý trong thời gian ngắn, năng lực bên ngoài có thể giúp tránh đầu tư quá mức cho nhu cầu tạm thời. Nếu tài liệu đặc biệt chỉ chiếm một tỷ lệ nhỏ, không nhất thiết doanh nghiệp phải sở hữu mọi loại scanner.

Điều quan trọng là sau cùng dữ liệu phải thuộc về một hệ thống do doanh nghiệp quản lý, bất kể ai thực hiện công đoạn scan.

Scanner có thể của doanh nghiệp hoặc của nhà cung cấp. Nhân viên vận hành có thể là người nội bộ hoặc bên ngoài. Nhưng tiêu chuẩn dữ liệu, cấu trúc metadata, quyền sở hữu, phương thức bàn giao và yêu cầu chất lượng phải được đơn vị có tài liệu xác định rõ.

Bởi mục tiêu cuối cùng không phải sở hữu nhiều scanner hơn hay thuê được dịch vụ với giá thấp hơn.

Mục tiêu là biến tài liệu thành dữ liệu theo một cách phù hợp với khối lượng, thời gian, mức độ kiểm soát và nhu cầu sử dụng lâu dài của chính tổ chức.

Và đôi khi, phương án hợp lý nhất không nằm hoàn toàn ở một phía.

Nó nằm ở việc biết phần nào cần tự mình xây năng lực và phần nào nên sử dụng năng lực đã có của người khác.