Ai đang giữ những ký ức nằm ngoài các kho lưu trữ lớn?

Có một kho lưu trữ rất lớn nằm ngoài những kho lưu trữ chuyên nghiệp

Qua hàng trăm năm, Việt Nam hình thành nhiều hệ thống lưu trữ quan trọng tại các cơ quan nhà nước, thư viện, viện nghiên cứu, bảo tàng và những tổ chức chuyên môn. Ở đó, tài liệu có thể được kiểm kê, phân loại, bảo quản trong những điều kiện phù hợp và từng bước số hóa để phục vụ nghiên cứu, quản lý và khai thác.

Nhưng không phải mọi dấu vết của lịch sử đều đi vào những hệ thống ấy.

Một dòng họ có thể giữ cuốn gia phả qua nhiều thế hệ. Một gia đình còn những lá thư thời chiến của ông bà. Một giáo xứ lâu năm có sổ sách, kỷ yếu và hàng nghìn bức ảnh. Một ngôi trường thành lập từ nhiều thập niên trước có ảnh lớp, danh sách học sinh, tài liệu giảng dạy và hồ sơ về các thế hệ thầy cô. Một doanh nghiệp có catalogue, bản vẽ, hình ảnh nhà máy và những tài liệu ghi lại cả một giai đoạn phát triển.

Những tư liệu đó không nhất thiết phải có giá trị ở quy mô quốc gia. Nhưng chúng có thể là nguồn thông tin không thể thay thế đối với lịch sử của một cộng đồng, một tổ chức, một dòng họ hay một gia đình.

Điểm đặc biệt là chúng thường không tập trung ở một nơi.

Gia phả có thể nằm ở nhà trưởng họ nhưng ảnh lại được các gia đình khác nhau giữ. Hồ sơ của một tổ chức có thể nằm trong văn phòng, còn những bức ảnh quý nhất lại do một người từng tham gia hoạt động từ nhiều năm trước cất giữ. Tư liệu của một doanh nghiệp có thể nằm một phần trong kho, một phần trong máy tính cũ và một phần trong nhà của những nhân viên đã nghỉ việc.

Nếu nhìn rộng ra hàng nghìn cộng đồng, tổ chức và hàng triệu gia đình, đó có thể là một kho ký ức rất lớn nhưng phân tán, khó thống kê và cũng dễ biến mất.

Người đang giữ tư liệu đôi khi không biết mình đang giữ một phần lịch sử

Trong một cơ quan lưu trữ, giá trị của tài liệu là điều được nhận diện ngay từ đầu. Nhưng trong đời sống thường ngày, một tài liệu thường được nhìn trước hết qua ý nghĩa thực tế hoặc tình cảm của nó.

Một gia đình giữ bức ảnh vì đó là ảnh của ông bà. Một dòng họ giữ gia phả vì đó là thông tin về tổ tiên. Một trường học giữ cuốn kỷ yếu vì nó gắn với những thế hệ học sinh. Một doanh nghiệp giữ catalogue cũ vì đó là sản phẩm mình từng bán.

Chỉ khi thời gian đủ dài, một lớp giá trị khác mới dần xuất hiện.

Bức ảnh gia đình có thể vô tình ghi lại một con đường trước khi được mở rộng, một căn nhà đã biến mất hay cách ăn mặc của một thời kỳ. Gia phả không chỉ cho biết quan hệ huyết thống mà có thể chứa địa danh, tên người, nghề nghiệp và những cuộc di chuyển của một cộng đồng. Kỷ yếu trường học có thể cho thấy sự thay đổi của giáo dục và đời sống địa phương. Catalogue doanh nghiệp có thể trở thành tư liệu về lịch sử sản phẩm, thiết kế, công nghệ và thị trường.

Người giữ những tài liệu ấy vì thế có thể đang giữ nhiều thông tin hơn chính điều họ quan tâm ban đầu.

Điều này cũng giải thích tại sao tư liệu cộng đồng rất dễ mất. Một người có thể biết cuốn sổ rất quý đối với gia đình mình nhưng không nghĩ đến việc tạo bản sao. Một nhân viên lâu năm biết hàng nghìn bức ảnh của doanh nghiệp nói về những sự kiện nào nhưng kiến thức ấy chỉ nằm trong trí nhớ. Một người lớn tuổi có thể nhận ra tất cả những người trong album ảnh, trong khi con cháu chỉ biết vài người.

Khi người đang nắm giữ thông tin không còn nữa, vật thể có thể vẫn tồn tại nhưng một phần câu chuyện đã mất.

Bởi vậy, với những kho tư liệu ngoài hệ thống chuyên nghiệp, đôi khi việc cấp thiết nhất chưa phải là mua thiết bị hay bắt đầu scan hàng loạt. Điều quan trọng hơn là nhận ra ai đang giữ tư liệu và ai đang giữ thông tin về tư liệu đó.

Gia đình, dòng họ và cộng đồng đang trở thành một phần rõ hơn của câu chuyện lưu trữ

Cách nhìn về lưu trữ tại Việt Nam cũng đang mở rộng. Luật Lưu trữ hiện hành không chỉ nhìn tài liệu qua hoạt động của các cơ quan nhà nước mà còn xác định tài liệu hình thành trong hoạt động của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng và nhiều tổ chức ngoài khu vực nhà nước là một phần của lĩnh vực lưu trữ tư.

Điều này có ý nghĩa lớn hơn một khái niệm pháp lý.

Nó cho thấy ký ức xã hội không chỉ được hình thành từ những văn bản chính thức. Những gì cá nhân, gia đình và cộng đồng tạo ra qua nhiều thế hệ cũng có thể mang giá trị lịch sử, pháp lý và thực tiễn. Việc bảo quản và phát huy những tư liệu ấy vì thế không hoàn toàn là câu chuyện riêng của từng nhà.

Một cuốn gia phả trước hết thuộc về dòng họ, nhưng thông tin trong đó có thể góp phần nghiên cứu lịch sử dân cư của một vùng. Bộ ảnh của một nhiếp ảnh gia thuộc về cá nhân hoặc gia đình, nhưng có thể ghi lại diện mạo của cả một thành phố. Hồ sơ của một doanh nghiệp là tư liệu của doanh nghiệp, nhưng sau nhiều thập niên có thể phản ánh sự hình thành của một ngành nghề.

Thực tế cũng cho thấy quá trình đưa gia phả và ký ức dòng họ vào môi trường số đã bắt đầu xuất hiện ở Việt Nam. Một số dự án và nền tảng đang hỗ trợ xây dựng gia phả số, tổ chức dữ liệu thành viên, hình ảnh và lịch sử dòng họ. Điều đáng chú ý ở đây không phải một công nghệ cụ thể, mà là sự thay đổi trong nhận thức: những tư liệu vốn được giữ trong một cuốn sách duy nhất đang bắt đầu được nghĩ đến như dữ liệu cần được bảo tồn và truyền lại.

Tuy nhiên, số hóa cũng đặt ra những câu hỏi mới. Không phải mọi thông tin gia đình đều nên công khai. Một kho ảnh của cộng đồng có thể liên quan đến quyền riêng tư của nhiều người. Tài liệu của tổ chức hay doanh nghiệp có thể chứa thông tin cần hạn chế tiếp cận. Bảo tồn và chia sẻ vì vậy là hai vấn đề khác nhau.

Một tư liệu có thể được số hóa để tránh mất mà vẫn chỉ dành cho một nhóm người được phép tiếp cận.

Hiểu được điều này rất quan trọng nếu muốn đưa hoạt động số hóa xuống cộng đồng. Mục tiêu đầu tiên không phải đưa tất cả lên Internet, mà là giúp thông tin không biến mất.

Khoảng trống lớn nhất có thể bắt đầu từ nhận thức chứ chưa phải công nghệ

Ngày nay, việc tạo một bản số đã dễ hơn rất nhiều so với vài chục năm trước. Một chiếc máy scan văn phòng, máy scan ảnh, camera chuyên dụng hay thậm chí điện thoại trong một số trường hợp đều có thể tạo ra hình ảnh số. Dung lượng lưu trữ ngày càng lớn và chi phí ngày càng dễ tiếp cận.

Nhưng công nghệ rẻ hơn không có nghĩa ký ức tự động được bảo vệ tốt hơn.

Một gia đình có thể chụp lại toàn bộ album nhưng không ghi tên những người trong ảnh. Một dòng họ có thể scan gia phả nhưng chỉ giữ file trên một máy tính. Một trường học có thể có hàng chục nghìn ảnh số nhưng không có cách phân loại. Một doanh nghiệp có thể lưu toàn bộ hồ sơ trên máy chủ nhưng không xác định đâu là những tài liệu có giá trị lâu dài.

Khoảng trống lớn nhất vì thế đôi khi nằm trước cả công nghệ: chưa kiểm kê, chưa phân loại, chưa xác định giá trị và chưa có người chịu trách nhiệm lâu dài.

Nếu muốn bắt đầu một cách thực tế, một gia đình hay tổ chức không nhất thiết phải số hóa tất cả ngay lập tức. Việc đầu tiên có thể chỉ là nhìn lại những gì đang có.

Cuốn gia phả đang nằm ở đâu? Ai đang giữ bản gốc?

Những bức ảnh cũ nhất thuộc về thời kỳ nào? Ai còn nhận diện được người trong ảnh?

Một trường học còn giữ kỷ yếu từ những khóa nào?

Một giáo xứ còn những sổ sách và ảnh từ giai đoạn nào?

Doanh nghiệp còn tài liệu gì từ những năm đầu thành lập?

Những câu hỏi tưởng đơn giản ấy chính là bước kiểm kê đầu tiên. Từ đó mới có thể xác định tư liệu nào cần ưu tiên, tài liệu nào dễ xuống cấp, thứ gì cần ghi lại ngữ cảnh ngay và phương pháp số hóa nào phù hợp.

Với những tài liệu quý, việc tham khảo người có chuyên môn trước khi tự xử lý còn quan trọng hơn. Một cuốn gia phả giấy giòn, tài liệu đóng quyển lâu năm hay hiện vật đặc biệt không nên được ép phẳng hoặc đưa qua thiết bị nạp giấy chỉ vì đó là cách nhanh nhất để tạo file.

Số hóa cộng đồng vì thế không có nghĩa mỗi gia đình phải trở thành một cơ quan lưu trữ chuyên nghiệp. Điều cần thiết hơn là một mức hiểu biết đủ để con người không vô tình làm mất những thứ không thể tạo lại.

Trong một kho lưu trữ lớn, người làm chuyên môn biết mình đang bảo vệ tài liệu. Trong một gia đình, người mở chiếc hộp ảnh cũ có thể chưa từng nghĩ mình đang làm công việc tương tự ở một quy mô rất nhỏ.

Nhưng sự khác biệt về quy mô không làm mất đi ý nghĩa của hành động ấy.

Một quốc gia có thể đầu tư để bảo tồn Châu bản, Mộc bản và những bộ sưu tập quý. Các thư viện có thể số hóa hàng triệu trang sách. Các cơ quan lưu trữ có thể xây dựng những hệ thống dữ liệu ngày càng hiện đại. Nhưng không một hệ thống trung tâm nào có thể tự mình đi vào từng căn nhà để xác định bức ảnh nào cần giữ, vào từng dòng họ để đọc lại gia phả hay vào từng tổ chức để biết tài liệu nào đang mang theo lịch sử của chính họ.

Phần công việc ấy chỉ có thể bắt đầu từ cộng đồng.

Và nếu hàng triệu gia đình, hàng nghìn dòng họ, trường học, cơ sở tôn giáo, hội đoàn và doanh nghiệp cùng biết nhận diện, mô tả và gìn giữ tốt hơn những tư liệu mình đang có, một phần rất lớn ký ức xã hội cũng sẽ được bảo vệ ngay tại nơi nó được hình thành.

Có lẽ khoảng trống lớn nhất của số hóa tư liệu ở Việt Nam không chỉ nằm ở số trang chưa được scan. Nó còn nằm ở những tư liệu chúng ta chưa biết đang tồn tại, những câu chuyện chưa được ghi lại và những người đang giữ ký ức nhưng chưa nhận ra giá trị của điều mình đang giữ.

Đưa kiến thức bảo tồn và số hóa đến gần cộng đồng vì vậy có thể là một bước rất quan trọng trong hành trình tiếp theo.

Bởi trước khi một tư liệu có thể bước vào thế giới số, phải có một người nhìn thấy nó và quyết định rằng: điều này đáng được giữ lại.