Luật Lưu trữ và tài liệu số – khi ký ức bước vào một không gian pháp lý mới

Từ kho giấy đến kho lưu trữ số

Trong một thời gian rất dài, nói đến lưu trữ người ta thường hình dung những giá tài liệu, hộp hồ sơ và các kho chuyên dụng. Cách hình dung ấy hoàn toàn có cơ sở, bởi phần lớn tài liệu được tạo ra trong lịch sử đều gắn với một vật mang tin cụ thể: giấy, sách, bản đồ, ảnh, phim hay nhiều dạng vật liệu khác.

Nhưng môi trường tạo lập thông tin đã thay đổi rất nhanh. Một văn bản hành chính ngày nay có thể được tạo ra, ký, gửi, nhận và xử lý hoàn toàn trên môi trường điện tử. Hồ sơ công việc có thể hình thành mà không cần tồn tại một bản giấy tương ứng. Song song với đó, hàng triệu tài liệu được tạo ra trước thời đại số cũng đang tiếp tục được scan, chụp và chuyển thành các bản số để bảo tồn hoặc khai thác.

Luật Lưu trữ năm 2024 phản ánh khá rõ sự thay đổi này. Trong phạm vi điều chỉnh, luật không chỉ nói đến quản lý tài liệu lưu trữ mà còn đặt vấn đề quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ điện tử được nhận diện thành một bộ phận của hệ thống lưu trữ, trong đó có tài liệu được tạo lập ngay từ đầu dưới dạng số và những bản số hóa được hình thành từ tài liệu lưu trữ đã tồn tại trước đó.

Hai trường hợp nhìn qua có vẻ giống nhau nhưng thực chất khác biệt. Một văn bản được tạo ra ngay trên hệ thống điện tử là tài liệu sinh ra trong môi trường số. Còn một cuốn sổ, bức ảnh hay tập hồ sơ giấy được scan nhiều năm sau khi hình thành là tài liệu vật lý đã được tạo thêm bản số.

Sự phân biệt này rất quan trọng. Nó cho thấy số hóa không làm thay đổi lịch sử hình thành của tài liệu. Một tài liệu giấy vẫn có bản gốc vật lý của nó; việc tạo bản số mở thêm một hình thức tồn tại và sử dụng thông tin, nhưng không mặc nhiên xóa đi giá trị của vật mang tin ban đầu.

Đây cũng chính là điều chúng ta đã nhìn thấy qua những trường hợp Hán Nôm, Mộc bản hay tài liệu thư viện: thế giới vật lý và thế giới số không nhất thiết thay thế nhau. Trong nhiều trường hợp, chúng cần tồn tại song song và bổ trợ cho nhau.

Một bản scan muốn có giá trị không thể chỉ đơn giản là một file ảnh

Với người sử dụng thông thường, việc số hóa đôi khi được hiểu rất đơn giản: đặt tài liệu vào máy scan, tạo ra một file PDF và lưu vào máy tính. Nhưng khi tài liệu cần được sử dụng lâu dài, đặc biệt trong hoạt động lưu trữ chính thức, yêu cầu cao hơn rất nhiều.

Luật Lưu trữ năm 2024 đặt ra những yêu cầu liên quan đến tính toàn vẹn, nguồn gốc, khả năng xác thực, truy cập và sử dụng của tài liệu lưu trữ số. Với bản số hóa tài liệu lưu trữ, vấn đề cốt lõi là thông tin trên bản số phải phản ánh đầy đủ, toàn vẹn thông tin của tài liệu được số hóa và đáp ứng các điều kiện pháp luật đặt ra nếu muốn có giá trị pháp lý tương ứng.

Điều này giúp chúng ta nhìn lại khái niệm “chất lượng bản scan” theo một nghĩa rộng hơn.

Một trang tài liệu được scan ở độ phân giải cao nhưng bị thiếu mặt sau chưa phải là một bản số đầy đủ. Một tập hồ sơ có hình ảnh rất rõ nhưng thiếu vài trang cũng không còn toàn vẹn về nội dung. Một file đã qua chỉnh sửa nhưng không xác định được quá trình hình thành có thể đặt ra vấn đề về tính xác thực. Một kho dữ liệu tồn tại nhưng nhiều năm sau không còn phần mềm hay phương thức phù hợp để truy cập cũng chưa đáp ứng được mục tiêu lưu trữ lâu dài.

Bởi vậy, trong môi trường lưu trữ, giá trị của bản số không chỉ được quyết định bởi việc “nhìn có rõ hay không”. Nó còn liên quan đến khả năng chứng minh bản số đến từ đâu, nội dung có đầy đủ không, dữ liệu có bị thay đổi không và sau một thời gian dài người sử dụng có còn truy cập được hay không.

Đây là sự khác biệt rất lớn giữa scan để tiện sử dụng trước mắt và số hóa để lưu trữ lâu dài.

Một cửa hàng có thể scan hóa đơn để gửi khách qua điện thoại. Một nhân viên có thể scan tài liệu để trao đổi công việc. Những nhu cầu đó hoàn toàn khác với việc xây dựng một bản số nhằm lưu giữ hồ sơ có giá trị trong hàng chục năm. Mục đích khác nhau dẫn đến yêu cầu về thiết bị, chất lượng, quy trình và quản lý dữ liệu cũng khác nhau.

Lưu trữ số không kết thúc sau khi nhấn nút Save

Một trong những điểm đáng chú ý của pháp luật lưu trữ hiện nay là tài liệu lưu trữ số được nhìn trong cả vòng đời của nó. Việc bảo quản phải hướng đến tính toàn vẹn, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập lâu dài; dữ liệu còn phải có khả năng thích ứng khi công nghệ thay đổi.

Điều này rất đáng suy nghĩ bởi một nghịch lý của thời đại số là dữ liệu có thể được sao chép rất dễ dàng nhưng không có nghĩa nó tự nhiên tồn tại mãi mãi.

Một cuốn sách được bảo quản trong điều kiện phù hợp có thể tồn tại hàng trăm năm và con người vẫn có thể mở ra đọc trực tiếp. Nhưng một file được tạo ra hôm nay phụ thuộc vào thiết bị lưu trữ, hệ thống tệp, định dạng, phần mềm và nhiều lớp công nghệ khác. Chỉ cần một mắt xích không còn hoạt động, dữ liệu vẫn tồn tại về mặt vật lý nhưng con người có thể gặp khó khăn khi muốn sử dụng.

Chúng ta từng lưu dữ liệu trên đĩa mềm, CD, DVD rồi ổ cứng, máy chủ và các hệ thống lưu trữ trực tuyến. Sự thay đổi ấy diễn ra chỉ trong vài thập niên. Nếu một kho tư liệu cần tồn tại 50, 100 năm hoặc lâu hơn, việc bảo quản không thể chỉ là chép file vào một thiết bị rồi cất đi.

Dữ liệu phải được quản lý, kiểm tra, sao lưu và khi cần phải được chuyển đổi phù hợp với sự thay đổi của công nghệ. Đây chính là lý do lưu trữ số là một quá trình liên tục chứ không phải một thao tác kỹ thuật diễn ra duy nhất tại thời điểm scan.

Khái niệm kho lưu trữ số vì thế cũng rộng hơn một ổ cứng hay một thư mục trên máy chủ. Nó bao gồm cách tài liệu được tổ chức, xác thực, bảo vệ, tìm kiếm, sử dụng và tiếp tục duy trì khả năng truy cập theo thời gian.

Nhìn theo cách này, máy scan chỉ đứng ở cửa vào. Công việc khó hơn nằm ở hàng chục năm sau đó: làm sao bản số vẫn còn nguyên vẹn và vẫn được hiểu đúng khi con người, phần mềm và thiết bị đều đã thay đổi.

Từ lưu trữ của Nhà nước đến ký ức của gia đình và cộng đồng

Một điểm đặc biệt đáng chú ý trong Luật Lưu trữ năm 2024 là phạm vi nhìn nhận tài liệu không chỉ giới hạn trong các cơ quan nhà nước. Luật đề cập đến tài liệu lưu trữ tư hình thành trong hoạt động của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng cùng nhiều tổ chức ngoài khu vực nhà nước.

Điều này rất gần với câu chuyện mà chúng ta đã đi qua từ đầu chuyên đề.

Ký ức của một đất nước không chỉ nằm trong các trung tâm lưu trữ lớn. Một phần rất rộng còn nằm trong gia phả của các dòng họ, những bộ sưu tập cá nhân, tài liệu của tổ chức xã hội, doanh nghiệp, cộng đồng và gia đình. Luật cũng xác định tài liệu lưu trữ có thể là bằng chứng về hoạt động của cá nhân, gia đình, dòng họ và cộng đồng qua các thời kỳ lịch sử.

Ở góc độ xã hội, đây là một cách nhìn đáng chú ý. Nó mở rộng câu chuyện lưu trữ từ công việc chuyên môn của những cơ quan lớn thành ý thức gìn giữ ký ức trong toàn xã hội.

Một gia đình không cần vận hành kho lưu trữ theo quy mô của cơ quan nhà nước. Một dòng họ cũng không nhất thiết phải xây dựng hệ thống dữ liệu phức tạp. Nhưng những nguyên tắc nền tảng vẫn rất hữu ích: biết mình đang giữ gì, xác định đâu là bản gốc, tạo bản số đủ tốt cho những tài liệu quan trọng, ghi lại nguồn gốc và ngữ cảnh, lưu dữ liệu ở nhiều nơi và bảo đảm thế hệ sau có thể hiểu được những gì được truyền lại.

Tương tự, một doanh nghiệp lâu năm có thể bắt đầu nhìn kho hồ sơ của mình bằng hai lớp khác nhau. Một lớp phục vụ hoạt động và nghĩa vụ quản lý hiện tại; lớp còn lại là những tư liệu có giá trị lịch sử đối với chính doanh nghiệp như catalogue, bản vẽ, hình ảnh nhà máy, tài liệu sản phẩm, hồ sơ công trình hay dấu mốc phát triển thương hiệu.

Khi xã hội tạo ra ngày càng nhiều dữ liệu, thách thức trong tương lai có lẽ không chỉ là thiếu thông tin mà còn là không biết thông tin nào đáng giữ và làm thế nào để giữ nó đủ lâu.

Luật pháp có thể đặt ra những nguyên tắc, tiêu chuẩn và trách nhiệm đối với hoạt động lưu trữ. Công nghệ có thể cung cấp máy scan, camera, phần mềm, cơ sở dữ liệu và hệ thống lưu trữ. Nhưng ở điểm bắt đầu, con người vẫn phải nhận diện được giá trị của tài liệu.

Từ một Châu bản trong kho lưu trữ quốc gia đến một cuốn gia phả trong nhà thờ họ, quy mô và chế độ quản lý rất khác nhau. Nhưng chúng cùng đặt ra một vấn đề của thời đại: làm thế nào để thông tin được tạo ra hôm nay hoặc được thừa hưởng từ quá khứ vẫn còn nguyên giá trị khi bước qua nhiều thế hệ công nghệ.

Có lẽ đây là thay đổi lớn nhất khi lưu trữ bước vào thế giới số. Chúng ta không còn chỉ nghĩ đến việc giữ một vật thể, mà phải học cách giữ cả dữ liệu, nguồn gốc, tính toàn vẹn và khả năng tiếp cận của thông tin theo thời gian.

Và khi nhìn như vậy, số hóa không còn đơn giản là biến giấy thành file. Đó là bước đầu của một trách nhiệm dài hơn: làm sao để một bản số được tạo ra hôm nay vẫn có thể được tìm thấy, được tin cậy và được hiểu đúng bởi những người sử dụng nó trong tương lai.