Việt Nam đã đi đến đâu trên hành trình số hóa tư liệu?

Số hóa tư liệu ở Việt Nam đã bắt đầu từ khá sớm

Nếu chỉ nhìn vào khái niệm “chuyển đổi số” đang được sử dụng rộng rãi hiện nay, người ta dễ nghĩ rằng việc đưa tài liệu lên môi trường số cũng chỉ mới xuất hiện trong những năm gần đây. Thực tế, nhu cầu sử dụng công nghệ để bảo tồn và khai thác tư liệu ở Việt Nam đã được đặt ra từ nhiều thập niên trước, khi khả năng lưu trữ của máy tính và hạ tầng công nghệ còn rất khác ngày nay.

Một trường hợp đáng chú ý là kho thư tịch Hán Nôm. Từ năm 1998, Viện Nghiên cứu Hán Nôm đã triển khai chương trình sao lưu, số hóa thư tịch, trước hết ưu tiên những bộ sách quý hiếm rồi từng bước mở rộng sang các nhóm tài liệu khác. Ở giai đoạn đầu, dữ liệu được lưu trên CD-ROM và các thiết bị lưu trữ phù hợp với điều kiện công nghệ lúc bấy giờ, sau đó tiếp tục được tích hợp vào hệ thống dữ liệu để phục vụ nghiên cứu và tra cứu.

Nhìn lại từ hôm nay, những chiếc CD-ROM có thể đã trở thành hình ảnh của một thế hệ công nghệ cũ. Nhưng điều đáng chú ý không nằm ở phương tiện lưu trữ, mà ở tư duy đã hình thành từ thời điểm ấy: tạo thêm bản số để hỗ trợ bảo quản, giảm việc phải thường xuyên tiếp xúc với tài liệu gốc và từng bước biến một kho tư liệu vật lý thành nguồn dữ liệu có thể khai thác bằng máy tính.

Cùng với Hán Nôm, nhiều thư viện, cơ quan lưu trữ, trường đại học, viện nghiên cứu và tổ chức khác cũng từng bước đưa công nghệ vào quản lý tài liệu. Sách, báo, tạp chí, luận án, ảnh, bản đồ, hồ sơ và những bộ sưu tập chuyên biệt dần xuất hiện dưới dạng dữ liệu số. Quá trình ấy không diễn ra đồng thời ở mọi nơi và cũng không theo cùng một mô hình, nhưng cho thấy Việt Nam đã có một lịch sử số hóa tư liệu dài hơn cách chúng ta thường hình dung.

Từ tạo bản số đến xây dựng khả năng tra cứu và tiếp cận

Ở giai đoạn đầu, một trong những mục tiêu dễ nhận thấy nhất của số hóa là tạo ra bản sao để hạn chế việc sử dụng trực tiếp tài liệu gốc. Điều này đặc biệt có ý nghĩa với sách quý, tài liệu cũ và những vật mang tin dễ xuống cấp. Khi người đọc có thể sử dụng bản số cho những nhu cầu thông thường, bản gốc chỉ cần được đưa ra trong những trường hợp thực sự cần thiết.

Nhưng giá trị của số hóa không dừng lại ở việc thay một trang giấy bằng một hình ảnh trên màn hình. Khi số lượng bản số đủ lớn, nhu cầu tiếp theo xuất hiện: làm thế nào để biết trong kho có gì, tìm được tài liệu cần thiết và khai thác nội dung nhanh hơn?

Đó là lúc cơ sở dữ liệu, thông tin mô tả, công cụ tra cứu và nhận dạng văn bản trở thành những phần quan trọng của quá trình. Một cuốn sách được scan có thể giúp người đọc xem từng trang; nhưng khi tài liệu được mô tả đầy đủ, lập chỉ mục và xử lý phù hợp, người sử dụng còn có khả năng tìm theo tên, chủ đề, tác giả, thời gian hoặc thậm chí tìm kiếm trong nội dung.

Thư viện Quốc gia Việt Nam hiện có khả năng số hóa nhiều dạng tài liệu khác nhau, từ sách, báo, tạp chí và hồ sơ giấy đến những tư liệu cổ, quý hiếm như Hán Nôm, gia phả dòng họ, hương ước làng xã và sắc phong. Những nguồn tư liệu từng chỉ có thể tiếp cận thông qua vật mang tin truyền thống vì thế ngày càng có thêm con đường để bước vào môi trường số.

Sự thay đổi này rất quan trọng. Nếu trước đây một nhà nghiên cứu muốn tiếp cận một tài liệu quý có thể phải đến đúng nơi đang bảo quản nó, thì bản số giúp giảm bớt giới hạn về không gian và giảm áp lực sử dụng lên bản gốc. Khi dữ liệu được tổ chức tốt hơn, khả năng tìm kiếm và đối chiếu giữa nhiều tài liệu cũng mở rộng theo.

Số hóa vì thế đang chuyển dần từ câu chuyện “tạo một bản sao” sang câu chuyện “xây dựng một nguồn dữ liệu có thể được tìm thấy và sử dụng”.

Những dự án lớn cho thấy công nghệ không thể tách khỏi bảo tồn bản gốc

Một điểm rất đáng chú ý trong hành trình số hóa của Việt Nam là những tư liệu có giá trị cao không thể được giải quyết chỉ bằng máy scan hay máy ảnh. Trước khi tạo bản số, nhiều tài liệu cần được kiểm kê, đánh giá tình trạng và thậm chí phải được tu bổ, phục chế để bảo đảm vật gốc không bị tổn hại trong quá trình xử lý.

Mộc bản triều Nguyễn là một ví dụ rõ ràng. Đây là một bộ sưu tập đặc biệt gồm hàng chục nghìn tấm mộc bản được khắc chữ Hán và Nôm, chứa lượng thông tin lớn về lịch sử, địa lý, chính trị, quân sự, pháp luật, giáo dục và nhiều lĩnh vực khác. Việc bảo tồn bộ sưu tập này không đơn giản là chụp lại nội dung trên bề mặt gỗ. Chính những tấm mộc bản là hiện vật cần được bảo vệ.

Những hoạt động bảo tồn gần đây tiếp tục cho thấy cách tiếp cận này. Một số mộc bản bị hư hại đã được đánh giá tình trạng, xử lý bảo tồn và phục hồi, đồng thời dữ liệu về bộ sưu tập tiếp tục được mở rộng. Công nghệ số tham gia vào quá trình gìn giữ và tạo khả năng tiếp cận, nhưng công việc vật lý đối với bản gốc vẫn giữ vai trò không thể thay thế.

Điều tương tự cũng đúng với nhiều loại tư liệu khác. Một cuốn sách giấy giòn không thể được đưa qua máy nạp tài liệu như một tập hồ sơ văn phòng. Một bản đồ khổ lớn cần phương pháp thu nhận khác một bức ảnh nhỏ. Một tài liệu đóng quyển quý hiếm có thể không được phép ép phẳng chỉ để tạo ra hình ảnh đẹp hơn.

Nhìn từ những dự án chuyên nghiệp, có thể thấy số hóa thực sự là điểm gặp nhau của nhiều lĩnh vực: lưu trữ, bảo tồn, thư viện, công nghệ hình ảnh, dữ liệu và khả năng tổ chức thông tin. Thiết bị là một phần quan trọng, nhưng không phải toàn bộ câu chuyện.

Một hành trình đã đi khá xa nhưng còn một khoảng không rất rộng

Rất khó trả lời câu hỏi “Việt Nam đã số hóa được bao nhiêu phần trăm tư liệu?” bằng một con số duy nhất. Tư liệu của một đất nước không nằm trong một kho duy nhất và cũng không thuộc một cơ quan duy nhất. Chúng phân tán trong hệ thống lưu trữ, thư viện, viện nghiên cứu, trường đại học, bảo tàng, địa phương, doanh nghiệp, tổ chức xã hội, cơ sở tôn giáo, dòng họ và hàng triệu gia đình.

Ngay cả khái niệm “đã số hóa” cũng cần được hiểu thận trọng. Một tài liệu đã được scan có thể đã có bản số, nhưng chưa chắc đã được mô tả, lập chỉ mục hoặc có khả năng tìm kiếm. Một kho dữ liệu có thể đã được tạo ra nhưng chưa dễ dàng chia sẻ giữa các hệ thống. Có tài liệu được số hóa chủ yếu để bảo tồn; có tài liệu được cung cấp cho người đọc; và cũng có những tài liệu phải hạn chế tiếp cận vì bản quyền, quyền riêng tư hoặc những yêu cầu khác.

Bởi vậy, nếu chỉ đếm số trang đã scan, chúng ta có thể nhìn thấy quy mô công việc nhưng chưa phản ánh đầy đủ mức độ chuyển đổi của một kho tư liệu. Giá trị thực sự còn nằm ở việc dữ liệu có được tổ chức tốt không, có tìm thấy được không, có đủ thông tin để hiểu nguồn gốc không và có được lưu giữ an toàn trong thời gian dài hay không.

Khoảng cách lớn hơn nữa nằm ngoài những cơ quan chuyên môn. Một trường học có lịch sử 70 năm có thể vẫn còn hàng nghìn bức ảnh và kỷ yếu chưa được kiểm kê. Một giáo xứ lâu đời có thể giữ sổ sách và tài liệu qua nhiều thế hệ. Một doanh nghiệp hoạt động 30 năm có hàng chục thùng hồ sơ cùng catalogue, hình ảnh và bản vẽ. Một dòng họ có gia phả chỉ còn một bản. Một gia đình có hàng trăm bức ảnh mà thông tin về những người trong ảnh đang chỉ còn trong trí nhớ của một vài người lớn tuổi.

Đó là một phần rất lớn của ký ức xã hội nhưng khó có thể được giải quyết chỉ bằng những chương trình số hóa quy mô quốc gia.

Hành trình tiếp theo vì vậy có lẽ không chỉ là tiếp tục số hóa những kho tư liệu lớn, mà còn là đưa nhận thức và kiến thức số hóa xuống gần hơn với từng tổ chức và cộng đồng. Khi một trường học biết cách kiểm kê kỷ yếu, một doanh nghiệp nhận ra giá trị của kho tư liệu lịch sử, một dòng họ tạo được bản số tốt cho gia phả hay một gia đình bắt đầu ghi lại tên những người trong ảnh cũ, quá trình gìn giữ ký ức đã được mở rộng thêm một bước.

Sau hơn hai thập niên, Việt Nam đã có những chương trình, kho dữ liệu và kinh nghiệm đáng kể về số hóa tư liệu. Nhưng nếu nhìn từ những di sản lớn xuống từng chiếc tủ hồ sơ và album gia đình, có thể thấy công việc phía trước vẫn còn rất nhiều.

Điều đáng quan tâm vì thế không chỉ là Việt Nam đã số hóa được bao nhiêu, mà còn là một câu hỏi rộng hơn: những tư liệu nào vẫn đang nằm ngoài thế giới số, ai đang giữ chúng và liệu chúng ta có kịp nhận ra giá trị của chúng trước khi một phần ký ức biến mất?