Hủy hồ sơ nhân sự thế nào để hạn chế lộ thông tin cá nhân?

Hồ sơ nhân sự chứa những thông tin gì cần được bảo vệ?

Hồ sơ nhân sự được hình thành từ nhiều giai đoạn, bắt đầu khi doanh nghiệp tiếp nhận ứng viên, ký hợp đồng lao động và tiếp tục trong suốt quá trình làm việc của nhân viên.

Tùy theo tính chất công việc, hồ sơ có thể bao gồm:

• Hồ sơ tuyển dụng: Sơ yếu lý lịch, đơn ứng tuyển, thông tin liên hệ, quá trình học tập và kinh nghiệm làm việc.

• Giấy tờ định danh: Bản sao căn cước, hộ chiếu hoặc các giấy tờ cá nhân được thu thập phục vụ thủ tục hợp pháp.

• Hồ sơ lao động: Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, quyết định điều chuyển, bổ nhiệm và các tài liệu liên quan.

• Thông tin thu nhập: Bảng lương, phụ cấp, tài khoản ngân hàng, thông tin thuế và bảo hiểm.

• Hồ sơ đánh giá: Kết quả công việc, nhận xét nội bộ, kỷ luật hoặc các tài liệu quản lý nhân sự khác.

Một số hồ sơ còn chứa thông tin sức khỏe hoặc dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Việc tiếp cận và xử lý những tài liệu này cần được kiểm soát phù hợp với tính chất thông tin và quy định pháp luật.

Ngay cả bản in nháp hoặc bản sao không còn sử dụng cũng có thể chứa đầy đủ họ tên, địa chỉ, số định danh và các thông tin riêng tư. Vì vậy, việc quản lý dữ liệu không nên chỉ tập trung vào hồ sơ gốc.

Những rủi ro khi hồ sơ nhân sự bị bỏ lẫn với giấy văn phòng

Trong hoạt động thường ngày, giấy tờ có thể được in thừa, sao chụp nhiều lần hoặc lưu tạm tại bàn làm việc. Khi không còn nhu cầu sử dụng, nhân viên có thể vô tình bỏ chúng vào thùng rác chung.

Đây là tình huống cần được chú ý vì tài liệu chưa được tiêu hủy vẫn có thể đọc lại nội dung.

Một bản sao giấy tờ tùy thân có thể làm lộ thông tin định danh. Bảng lương có thể tiết lộ thu nhập của nhân viên. Hồ sơ ứng tuyển có thể chứa số điện thoại, địa chỉ và quá trình làm việc của người chưa từng trở thành nhân viên doanh nghiệp.

Ngoài nguy cơ bị người không có trách nhiệm tiếp cận, việc thu gom giấy tờ thiếu phân loại còn khiến doanh nghiệp khó xác định tài liệu nào đã được xử lý, ai thực hiện và có được phép tiêu hủy hay không.

Vì vậy, bảo vệ thông tin nhân sự không chỉ là việc lưu trữ hồ sơ trong tủ có khóa hoặc hệ thống điện tử có mật khẩu. Doanh nghiệp cũng cần kiểm soát giai đoạn cuối của vòng đời tài liệu.

Khi nào hồ sơ nhân sự được phép tiêu hủy?

Không phải mọi hồ sơ của nhân viên đã nghỉ việc hoặc ứng viên không trúng tuyển đều có thể hủy ngay.

Thời gian lưu giữ tài liệu phụ thuộc vào loại hồ sơ, mục đích xử lý dữ liệu, nghĩa vụ pháp lý và các yêu cầu quản lý có liên quan.

Chẳng hạn, hợp đồng lao động, tài liệu tiền lương, hồ sơ bảo hiểm hoặc chứng từ phục vụ nghĩa vụ thuế có thể chịu những quy định lưu trữ khác nhau. Doanh nghiệp cần kiểm tra từng nhóm hồ sơ thay vì áp dụng một thời hạn chung.

Đối với dữ liệu cá nhân, việc lưu giữ và xóa hoặc hủy dữ liệu còn phải được xem xét theo quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân đang áp dụng, bao gồm các trường hợp có nghĩa vụ tiếp tục lưu giữ theo pháp luật.

Có thể phân biệt ba tình huống:

Hồ sơ đang sử dụng: Tài liệu phục vụ tuyển dụng, quản lý lao động hoặc giải quyết quyền lợi của nhân viên cần được bảo quản và giới hạn quyền tiếp cận.

Hồ sơ cần tiếp tục lưu trữ: Tài liệu đã hoàn thành mục đích sử dụng thường xuyên nhưng vẫn thuộc diện phải lưu giữ theo quy định hoặc phục vụ nghĩa vụ pháp lý.

Tài liệu đủ điều kiện tiêu hủy: Bản in lỗi, bản sao không còn cần thiết hoặc hồ sơ đã hết thời hạn lưu giữ và không còn căn cứ hợp pháp để tiếp tục bảo quản.

Trước khi tiêu hủy, bộ phận nhân sự cần xác nhận tài liệu không còn thuộc diện phải lưu trữ, không liên quan đến tranh chấp hoặc yêu cầu kiểm tra đang được xử lý.

Quy trình tiêu hủy hồ sơ nhân sự nên thực hiện thế nào?

Một quy trình phù hợp giúp doanh nghiệp giảm nguy cơ hủy nhầm hồ sơ và hạn chế việc thông tin cá nhân bị tiếp cận trong quá trình thu gom.

Phân loại hồ sơ theo tính chất và thời hạn lưu giữ

Bộ phận nhân sự cần tách hồ sơ gốc, tài liệu phải lưu trữ, bản sao phục vụ công việc và giấy in nháp. Những tài liệu chưa xác định được tình trạng pháp lý không nên đưa vào khu vực chờ tiêu hủy.

Xác nhận tài liệu đủ điều kiện tiêu hủy

Người phụ trách kiểm tra thời hạn lưu trữ, mục đích sử dụng dữ liệu và những nghĩa vụ pháp lý liên quan. Với hồ sơ cần phê duyệt hoặc lập biên bản tiêu hủy, doanh nghiệp phải thực hiện theo quy định và quy trình nội bộ áp dụng.

Thu gom tại khu vực được kiểm soát

Hồ sơ chờ tiêu hủy nên được đặt trong tủ, hộp hoặc khu vực có giới hạn người tiếp cận. Tránh để tài liệu chứa thông tin cá nhân trên bàn làm việc, cạnh máy in hoặc trong thùng giấy tái chế thông thường.

Tiêu hủy bằng phương pháp phù hợp

Với tài liệu giấy, doanh nghiệp có thể sử dụng máy hủy tài liệu có kích thước mảnh hủy đáp ứng yêu cầu bảo mật. Nếu khối lượng hồ sơ lớn hoặc cần quy trình chuyên biệt, có thể xem xét dịch vụ tiêu hủy có cơ chế kiểm soát và xác nhận kết quả.

Ghi nhận và kiểm tra kết quả

Tùy loại hồ sơ, việc tiêu hủy có thể cần được ghi nhận bằng danh mục, quyết định, biên bản hoặc hồ sơ chứng minh đã thực hiện. Với đơn vị thuê ngoài, cần làm rõ trách nhiệm bảo mật, bàn giao và xác nhận tiêu hủy.

Quy trình cần đủ rõ để nhân viên thực hiện nhất quán nhưng không nên tạo thêm thủ tục không cần thiết đối với từng tờ giấy in lỗi thông thường.

Máy hủy tài liệu giúp bảo vệ thông tin nhân sự ra sao?

Máy hủy tài liệu sử dụng bộ dao cắt để chia giấy thành những mảnh nhỏ, làm giảm khả năng đọc lại thông tin so với việc bỏ nguyên tờ.

Đối với phòng nhân sự, thiết bị có thể hỗ trợ xử lý các bản in nháp, bản sao giấy tờ và những hồ sơ đã được xác nhận đủ điều kiện tiêu hủy.

Khi lựa chọn máy, cần chú ý đến kiểu hủy và kích thước mảnh giấy.

Máy hủy sợi tạo ra những dải giấy dài, vẫn có nguy cơ để lộ một phần nội dung. Máy hủy vụn chia giấy thành các mảnh ngắn hơn, trong khi máy hủy siêu vụn tạo ra những mảnh nhỏ hơn nữa.

Với hồ sơ chứa thông tin cá nhân, đặc biệt là dữ liệu nhạy cảm, doanh nghiệp nên đánh giá mức độ bảo mật cần thiết và lựa chọn thiết bị có thông số được xác nhận phù hợp. Không nên mặc định tên gọi “siêu vụn” đồng nghĩa với khả năng bảo mật tuyệt đối.

Ngoài kích thước mảnh hủy, cần xem xét công suất nạp giấy, thời gian vận hành và dung tích thùng chứa để đáp ứng lượng hồ sơ phát sinh.

Máy hủy chỉ xử lý bản giấy được đưa vào thiết bị. Nếu dữ liệu còn tồn tại trong email, phần mềm nhân sự, máy tính hoặc hệ thống lưu trữ, doanh nghiệp vẫn phải quản lý các bản dữ liệu đó theo quy định tương ứng.

Những sai sót cần tránh khi xử lý hồ sơ nhân sự

Một số thói quen có thể làm giảm hiệu quả bảo vệ thông tin dù doanh nghiệp đã trang bị máy hủy tài liệu.

• Bỏ bản sao căn cước, bảng lương hoặc hồ sơ ứng tuyển vào thùng rác chung.

• Để tài liệu chờ tiêu hủy tại khu vực nhiều người có thể tiếp cận.

• Hủy hồ sơ chỉ vì nhân viên đã nghỉ việc mà chưa kiểm tra nghĩa vụ lưu trữ.

• Chuyển hồ sơ cho bên thu gom giấy mà không có biện pháp kiểm soát thông tin.

• Cho rằng đã hủy bản giấy thì toàn bộ dữ liệu cá nhân liên quan cũng đã được xóa.

• Sử dụng máy hủy không phù hợp với yêu cầu bảo mật của tài liệu.

Những sai sót này cho thấy việc bảo vệ thông tin nhân sự cần sự phối hợp giữa quy trình quản lý hồ sơ, nhận thức của nhân viên và phương tiện tiêu hủy phù hợp.

Bảo vệ dữ liệu nhân sự đến cuối vòng đời tài liệu

Hồ sơ nhân sự gắn liền với thông tin riêng tư và quyền lợi của người lao động. Vì vậy, trách nhiệm bảo vệ dữ liệu không kết thúc khi một đợt tuyển dụng hoàn thành hoặc nhân viên nghỉ việc.

Doanh nghiệp cần xác định rõ tài liệu nào phải tiếp tục lưu trữ, tài liệu nào đủ điều kiện tiêu hủy và ai chịu trách nhiệm thực hiện. Khi kết hợp quy trình phân loại, phê duyệt, thu gom và tiêu hủy phù hợp, nguy cơ lộ thông tin từ giấy tờ không còn sử dụng có thể được hạn chế.

Máy hủy tài liệu là một công cụ hỗ trợ thiết thực, nhưng nền tảng của việc bảo vệ thông tin nhân sự vẫn là quản lý dữ liệu có trách nhiệm trong suốt quá trình thu thập, sử dụng, lưu trữ và tiêu hủy.