Từ trang giấy đến dữ liệu số: hành trình đưa ký ức quá khứ vào thời đại mới

Hàng nghìn năm ký ức trước thời đại dữ liệu

Con người đã biết lưu giữ thông tin từ rất lâu trước khi máy tính xuất hiện. Qua từng thời kỳ, những gì một xã hội muốn ghi nhớ được lưu lại bằng nhiều hình thức: văn bản, sách, thư từ, bản đồ, sắc phong, địa bạ, báo chí, ảnh, bản thảo hay hồ sơ hành chính. Ở Việt Nam, đó có thể là những thư tịch Hán Nôm được gìn giữ qua nhiều thế hệ, những Châu bản ghi lại hoạt động quản lý của triều đình, những cuốn sách, báo, bản đồ cũ trong thư viện hay những bộ hồ sơ đã nằm hàng chục năm trong kho của một cơ quan.

Nhưng ký ức của một đất nước không chỉ nằm trong những kho lưu trữ lớn. Một dòng họ có cuốn gia phả truyền qua nhiều đời; một giáo xứ có sổ sách, kỷ yếu và hình ảnh từ những ngày đầu hình thành; một ngôi trường có ảnh của những khóa học sinh đầu tiên; một doanh nghiệp lâu năm có hợp đồng, catalogue, bản vẽ, hồ sơ công trình và những bức ảnh ghi lại quá trình phát triển. Trong mỗi gia đình, đôi khi chỉ là một chiếc hộp chứa những bức ảnh cũ, vài lá thư, giấy tờ hay cuốn sổ của ông bà để lại.

Không phải tất cả những thứ ấy đều là di sản ở quy mô quốc gia, nhưng chúng đều có thể chứa thông tin về một con người, một gia đình, một tổ chức, một vùng đất hay một thời kỳ. Khi hàng triệu mảnh ký ức nhỏ được đặt cạnh nhau, chúng góp phần tạo nên ký ức của xã hội. Những tư liệu tưởng như rất bình thường ở hiện tại đôi khi lại trở thành nguồn thông tin quý giá khi nhiều năm đã trôi qua.

Vấn đề là vật mang tin không tồn tại mãi mãi. Giấy có thể ố vàng, giòn và mục; mực có thể phai; ảnh có thể bạc màu; sách có thể bị ẩm mốc, côn trùng phá hủy hoặc thất lạc sau nhiều lần di chuyển. Thiên tai, hỏa hoạn và những biến động khác thậm chí có thể khiến một kho tư liệu biến mất trong thời gian rất ngắn.

Sự mất mát cũng không nhất thiết bắt đầu khi vật thể bị hủy hoại. Một bức ảnh vẫn còn nguyên nhưng không còn ai biết những người trong ảnh là ai; một lá thư vẫn còn nhưng không ai nhớ được viết vào thời gian nào; một tập hồ sơ vẫn nằm trong kho nhưng người quản lý không biết tìm ở đâu. Khi ngữ cảnh mất đi, một phần giá trị thông tin của tài liệu cũng mất theo. Vì thế, gìn giữ tư liệu không chỉ là giữ cho tờ giấy hay bức ảnh còn tồn tại, mà còn phải giúp những thế hệ sau có thể tìm thấy, đọc được và hiểu được nó.

Số hóa mở thêm một con đường để ký ức đi vào tương lai

Sự xuất hiện của công nghệ số đem đến một khả năng mà những thế hệ trước chưa từng có: thông tin đang nằm trên vật mang tin vật lý có thể được tạo thành bản số để lưu giữ, sao chép và khai thác mà không nhất thiết phải thường xuyên sử dụng bản gốc. Một trang tài liệu có thể được scan, một bức ảnh có thể được tạo bản số với độ phân giải phù hợp, một cuốn sách có thể được số hóa bằng thiết bị chuyên dụng, còn bản đồ lớn hay những tài liệu đặc biệt có thể cần đến các phương pháp chụp và số hóa khác.

Tuy nhiên, tạo ra một file ảnh hay PDF mới chỉ là bước đầu tiên. Một quá trình số hóa còn liên quan đến việc kiểm tra chất lượng bản số, tổ chức và đặt tên file, bổ sung thông tin mô tả, nhận dạng văn bản khi phù hợp, lập chỉ mục, đưa tài liệu vào hệ thống lưu trữ và tạo khả năng tìm kiếm. Từ một vật thể chỉ có thể tiếp cận tại nơi đang được lưu giữ, thông tin trong đó có cơ hội trở thành dữ liệu có thể sao lưu, tìm kiếm và khai thác trên môi trường số.

Điều này tạo ra những thay đổi rất thực tế. Người nghiên cứu có thể tiếp cận tư liệu mà không phải liên tục chạm vào bản gốc; một tổ chức có thể tìm hồ sơ nhanh hơn thay vì lục từng thùng giấy; một dòng họ có thể chia sẻ gia phả cho con cháu đang sinh sống ở nhiều nơi; một gia đình có thể tạo thêm các bản sao của những bức ảnh quý thay vì đặt toàn bộ ký ức vào duy nhất một album.

Nhưng số hóa không đồng nghĩa với việc bản gốc trở nên không còn cần thiết. Một cuốn sách cổ còn mang theo chất liệu giấy, mực, cách đóng sách và những dấu vết của thời gian; một bức thư viết tay còn có nét chữ và vật liệu; một tài liệu lịch sử có thể chứa con dấu, đặc điểm chế tác hay những chi tiết vật lý mà bản số thông thường không thể phản ánh đầy đủ. Với những tư liệu có giá trị, bảo tồn bản gốc và tạo bản số nên bổ trợ cho nhau: bản gốc giữ lại vật chứng, còn bản số giúp hạn chế việc tiếp xúc trực tiếp, tạo thêm bản dự phòng thông tin và mở rộng khả năng tiếp cận.

Máy scan – một trong những cánh cửa đưa tài liệu vào môi trường số

Nhìn trong bối cảnh đó, máy scan có ý nghĩa rộng hơn hình ảnh một thiết bị văn phòng dùng để tạo file PDF. Công việc căn bản của scanner là chuyển hình ảnh và nội dung đang tồn tại trên tài liệu vật lý thành bản số. Vì vậy, đây là một trong những công cụ quan trọng giúp đưa khối lượng tư liệu được hình thành trước thời đại số vào môi trường mà máy tính có thể lưu trữ và tiếp tục xử lý.

Tuy nhiên, không có một loại máy scan phù hợp cho tất cả tư liệu. Hàng nghìn trang hồ sơ rời có thể phù hợp với máy scan nạp giấy tự động; ảnh cũ có thể cần máy scan phẳng có khả năng ghi nhận hình ảnh tốt; sách đóng quyển, gia phả hay tài liệu không nên ép phẳng có thể cần máy scan sách hoặc hệ thống chụp chuyên dụng. Với những tài liệu quý, giấy giòn hoặc dễ hư hỏng, yêu cầu bảo vệ bản gốc phải được đặt cao hơn tốc độ số hóa. Lựa chọn công nghệ vì thế phải bắt đầu từ đặc điểm của tư liệu chứ không phải từ thiết bị đang có.

Cũng vì vậy, đưa một trang giấy qua máy scan chưa có nghĩa là đã hoàn thành việc số hóa. Máy scan tạo ra bản số ban đầu; giá trị lâu dài của bản số ấy còn phụ thuộc vào chất lượng hình ảnh, thông tin mô tả, cách tổ chức và phương thức lưu trữ. Một bức ảnh có thể tồn tại hàng chục năm trong máy tính, nhưng nếu không còn thông tin về thời gian, địa điểm, nhân vật hay nguồn gốc thì người xem sau này vẫn rất khó hiểu được ý nghĩa của nó.

Khi bản scan được kết hợp với công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR), chữ trên trang giấy có thể được chuyển thành văn bản để tìm kiếm và xử lý. Thông tin mô tả giúp xác định tài liệu nói về ai, ở đâu, vào thời gian nào và có nguồn gốc từ đâu; cơ sở dữ liệu giúp tổ chức một lượng lớn tài liệu; còn trí tuệ nhân tạo đang mở thêm khả năng hỗ trợ phân loại, tóm tắt, tìm kiếm và phát hiện mối liên hệ trong những kho tư liệu quá lớn để con người đọc thủ công từng trang.

Điều đó cũng cho thấy chất lượng của bản số ban đầu rất quan trọng. Nếu một tài liệu bị scan thiếu trang, mất góc, quá mờ hoặc không ghi nhận đầy đủ nội dung, những công nghệ phía sau khó có thể khôi phục chính xác phần thông tin đã không được lưu lại. Công nghệ có thể giúp chúng ta khai thác dữ liệu tốt hơn, nhưng trước hết con người phải tạo được một bản số đủ tốt và biết mình đang muốn gìn giữ điều gì.

Từ những kho lưu trữ lớn đến chiếc tủ của mỗi gia đình

Số hóa tài liệu đã được thực hiện tại các thư viện, cơ quan lưu trữ, viện nghiên cứu và nhiều tổ chức từ nhiều năm trước. Nhưng một lượng tư liệu rất lớn vẫn đang nằm ngoài những hệ thống chuyên nghiệp: trong tủ hồ sơ của doanh nghiệp, phòng truyền thống của trường học, kho tư liệu của giáo xứ, nhà thờ họ của một dòng tộc và những album ảnh hay thùng giấy của từng gia đình.

Không phải gia đình nào cũng cần xây một thư viện số và cũng không phải doanh nghiệp nào cũng cần ngay một hệ thống lưu trữ phức tạp. Điểm khởi đầu có thể đơn giản hơn nhiều: xác định mình đang giữ những gì, tài liệu nào khó có thể thay thế nếu bị mất, tài liệu nào đang xuống cấp, những gì đã có bản số và những bản số ấy hiện được lưu ở đâu. Quan trọng hơn, cần nghĩ đến câu hỏi liệu 20 hay 30 năm sau, người khác có còn biết một bức ảnh, một bản scan hay một tập hồ sơ ấy nói về điều gì hay không.

Trong suốt lịch sử, mỗi thế hệ đều tìm cách truyền thông tin cho thế hệ tiếp theo bằng những phương tiện mà thời đại của mình có được. Ngày nay, chúng ta có thêm một công cụ rất mạnh là công nghệ số, nhưng công nghệ tự nó không quyết định thứ gì sẽ được gìn giữ. Con người vẫn phải lựa chọn điều đáng lưu lại, tạo bản số đủ tốt, giữ lại ngữ cảnh và tổ chức việc lưu trữ để dữ liệu không biến mất ngay trong chính thế giới số.

Bởi vậy, số hóa không đơn thuần là một công việc kỹ thuật. Đó còn là cách một thế hệ nhận trách nhiệm đối với những gì mình được thừa hưởng và những gì muốn trao lại cho người đi sau. Một cuốn gia phả, một bức ảnh gia đình, một cuốn kỷ yếu, một tập bản thảo, một bộ hồ sơ doanh nghiệp hay hàng triệu trang tài liệu trong thư viện có quy mô rất khác nhau, nhưng cuối cùng đều dẫn về cùng một câu hỏi: những gì đang nằm trên trang giấy hôm nay sẽ được truyền lại cho ngày mai bằng cách nào?